El miedo a lo desconocido durante una crisis (como sucedió con la reciente pandemia por COVID-19) hizo que dueños, clientes, empleados y consumidores se sintieran desesperados y modificarán su comportamiento. Es una reacción natural cuando los miembros de una comunidad se enfrentan a un suceso que pueda tener un fuerte impacto global.

 “Enfrentarse a los desafíos es parte de la gestión de todo negocio. Ante todo debes mantener la calma: ayudará a que tus clientes superen la crisis y estarás fomentando una buena imagen hacia tu empresa.”

Contar con un plan ante una crisis es muy recomendable, pues este te proporcionará soluciones prácticas cuando las actividades se vuelven anormales. 

Seguir haciendo negocios y mantener tu empresa en funcionamiento es una posibilidad cuando tomas medidas como las que te ofrecemos a continuación. Te permitirán administrar tus cuentas por cobrar durante una crisis y seguir recibiendo pagos por parte de tus clientes. 

9 tips para administrar tus cuentas por cobrar frente a una crisis

1.- Contacta a tus clientes: Durante una crisis, es difícil saber de qué manera tu cliente puede verse afectado. Comunícate con ellos para saber cómo les va y ofréceles tu apoyo. Tus clientes recordarán tu preocupación sincera una vez que todo vuelva a la normalidad, lo que fidelizará su relación con tu empresa.

2.- Establecer tiempos de pago: Dependiendo del tipo de crisis, es posible que tus clientes no puedan trabajar momentáneamente y, por ello, no cuenten con un salario. Si no pueden cubrir los saldos de sus cuentas en tiempo, puedes extenderles los términos de pago. Evalúa a cada cliente caso por caso para llegar a una decisión.

3.- Ofrece facilidades de pago: Dar a tus clientes diversas opciones de pago es un plus en todo proceso de cobro, pues reduces los “peros” para realizar la transacción. Averigua qué cantidad les resulta cómodo pagar y acepta pagos como lo harías normalmente tanto si los clientes pagan con cheque, efectivo, transferencia bancaria o con tarjetas de crédito/débito.

4.- No des las mismas facilidades de pago a todos tus clientes: Con un criterio específico, tu sabrás cuando se han visto afectados por una crisis (por medio del contacto con tus clientes, la antigüedad o el tipo de cliente del que se trate). Si no ha sido así, sigue facturándoles normalmente, sin modificar las condiciones de pago.

5.- Da un seguimiento adecuado: Una vez establecido el acuerdo de pago correspondiente con tu cartera de clientes, envíales una minuta vía mail confirmando tu acuerdo y especifica los detalles. Debes ser enfático en indicar la fecha de vencimiento del mismo y la cantidad exacta a cubrir. Como un plus, este es el momento perfecto para ofrecer un pequeño descuento en tus productos/servicios una vez terminada la crisis.

6.- Incluye la información de pago en el perfil de cada uno de tus clientes: Debido a la cantidad de cosas que pueden ocurrir durante una crisis (tanto para los clientes como para las compañías), es importante realizar un seguimiento de cada uno de los pagos. Ajusta tus cuentas por cobrar para reflejar el pago acordado de cada cliente. Luego, envía facturas como de costumbre que reflejen el nuevo acuerdo de pago. Si aún no has invertido en un software de cobranza automatizado, es el momento perfecto para hacerlo. Las herramientas de cobranza automática puede enviarte recordatorios cuando los clientes no hayan pagado sus facturas, para que un miembro de tu equipo de trabajo realice un seguimiento inmediato.

7.- No apliques cargos por pagos retrasados: Cuando las personas intentan recuperarse o adaptarse a nuevas normalidades, por cortesía, intenta no agregar cargos por pagos atrasados. Ten en cuenta que esto es solo una medida temporal. 

8.-Di sí a los pagos anticipados: Si alguien se ve afectado por una crisis, pero cuenta con los medios para solventar la deuda en su totalidad, acepta el pago. Algunos clientes se sienten más cómodos cuando pueden liquidar sus facturas, pues los libera para resolver otras preocupaciones. Al aceptar el pago, los ayudas a avanzar y, a la vez, evitas que tu flujo de efectivo se vea afectado.

9.- Revisa tus cuentas por cobrar constantemente: Durante los tiempos de disminución del flujo de efectivo, deberás revisar las cuentas por cobrar y el índice de tus cuentas por cobrar con mayor frecuencia. Al hacerlo, estarás al tanto de cualquier ajuste que necesites hacer en tus finanzas. Junto con este monitoreo, es el momento para observar de cerca tus gastos y asegurarte de que no estás haciendo gastos innecesarios. Dependiendo de la situación financiera, algunos dueños de empresas venden acciones y bonos para recaudar efectivo y estabilizar su economía.

Si algo debes aplicar en tu negocio, son herramientas que te ayuden a optimizar tiempo y esfuerzo, mejorando tu proceso para llegar a las metas establecidas. No temas al futuro tecnológico: mantén los ojos abiertos a todas estas nuevas oportunidades de optimización de la gestión de cobranzas. Por ello, lo ideal es modernizar tus procesos con herramientas como PorCobrar, un sistema de automatización de cobranza que te permite automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos.

PorCobrar es la plataforma de gestión de cobranza automatiza procesos, lo que permite reducir tu cartera vencida e incrementar tu productividad. Recibirás notificaciones de pago al instante, realizarás conciliaciones fácilmente, permitirás múltiples opciones de pago y obtendrás visibilidad en tiempo real que te permitirá resolver de la mejor manera cada transacción.

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En busca de mejorar la experiencia de nuestros usuarios, para tener acceso a los datos de forma sencilla, hemos realizado ciertas modificaciones a la sección del perfil de clientes. 

Ahora podrás consultar los datos de forma rápida, verás una sección de saldos de tus clientes y podrás enviar rápidamente el estado de cuenta de los totales.

¿Qué puedo hacer en el perfil de cliente?

Editar el nombre, RFC, dirección, teléfono correo, así como asignar cliente e identificador. Cuando  se asigna un cliente a un usuario, los correos hacia el cliente se enviarán con copia al usuario asignado, con lo que podrá dar seguimiento puntual.

En esta misma sección, al dar click en el botón “Crear” podrás crear una factura, nota de venta, contrato o nota de crédito para tu cliente.

En la sección de Saldos, podrás editar de forma rápida las Condiciones de pago, además de que verás los saldos totales vencidos,  vigentes y un resumen por días de vencimiento. Tendrás un resumen de los pagos realizados por tu cliente, además de un botón para enviar rápidamente el estado de cuenta de los totales.

En Actividad verás todo el historial de lo que ha realizado tu cliente, junto con el estado de pago, la fecha y el detalle del saldo.

En Ventas verás los documentos que tenga, como facturas por contrato, el estado (vigente o pagado), los saldos y al final de cada uno tendrás la opción de agregar pago.

En Contratos verás el listado de cada uno, la frecuencia, si se encuentran domiciliados y podrás entrar al detalle de cada uno al dar click sobre ellos.

En Pagos verás el listado de pagos realizados con sus diferentes estatus, el REP, el origen y el método de pago.

 En Notas de Crédito verás el listado de todas las que se hayan emitido junto con los detalles como emisión, vencimiento, CFDI, etc.

En Notas verás las notas internas generadas. Además, desde cualquier documento de pago, al entrar a la factura verás en la parte inferior una caja de “NOTAS” en donde podrás ingresar la información que requieras que te será de ayuda para guardar los comentarios de cada cliente.

Recuerda que si ya eres cliente de PorCobrar podrás acceder en todo momento al “Centro de Ayuda” para aclarar todas tus dudas. Si aún no eres cliente, ¡solicita una demo sin costo y conoce todos los beneficios que PorCobrar tiene para ti!

PorCobrar es un software de cobranza automática que te permite automatizar procesos, mejorar el control de recepción de pagos e incrementar tu productividad.

La cobranza siempre es una tarea complicada, pues no lograr cobrar a tiempo un saldo vencido pone en riesgo el equilibrio financiero de tu empresa, provocando problemas en tus finanzas al no tener el suficiente flujo de efectivo. Por ello, es de suma importancia que las empresas reconozcan la urgencia de optimizar sus estrategias de cobranza y mejorar así su salud financiera.

La gran ventaja a tu favor son las nuevas tecnologías. En la actualidad, existen herramientas inteligentes que automatizan los procesos y ayudan a agilizar tu gestión de cobranza.

Apoyarte en herramientas de cobranza, como lo es un software de cobranza automática, puede ser la respuesta a tus problemas con las cuentas vencidas.

¿Cuáles son las ventajas de la automatización de cobranzas?

Las nuevas tecnologías para automatizar tu cobranza tienen para ti múltiples beneficios:

– Minimizan los errores humanos.

– Vuelven eficientes los procesos de emisión de créditos, los recordatorios de cuentas por cobrar y los registros de pagos.

– Liberan de tiempo a tu personal para ocuparlo en otras tareas estratégicas.

¿Qué estrategias puedes aplicar para fortalecer tu proceso de cobranza?

Aunque la tecnología es importante, no olvides aplicar estrategias que fortalezcan tus procesos de cobranza:

1. Envía las facturas inmediatamente. No expedir las facturas de manera inmediata genera un retraso en los pagos pendientes y causa que tus clientes se queden con la idea de que tienen más tiempo para realizar su pago y saldar la deuda.
2. Brinda un buen seguimiento. Es importante dar un seguimiento constante y exacto a los clientes morosos. Ya sea una persona, un software o una persona apoyada de un software.
3. Define una política de crédito y cobranza. Debes establecer desde un inicio políticas de pago, procesos de seguimiento y consecuencias en caso de que un cliente se atrase con su respectivo pago.
4. Establece opciones de pago. Ofrécele a tu cliente una gran variedad de formas de pago (depósito, transferencia bancaria, pago en establecimientos comerciales, por ejemplo) para evitar excusas y facilitar así tu cobranza.

Si algo debes aplicar en tu negocio, son herramientas que te ayuden a optimizar tiempo y esfuerzo, mejorando tu proceso para llegar a las metas establecidas. No temas al futuro tecnológico: mantén los ojos abiertos a todas estas nuevas oportunidades de optimización de la gestión de cobranzas. Por ello, lo ideal es modernizar tus procesos con herramientas como PorCobrar, un sistema de automatización de cobranza que te permite automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos.

PorCobrar es la plataforma de gestión de cobranza  automatiza procesos, lo que permite reducir tu cartera vencida e incrementar tu productividad. Recibirás notificaciones de pago al instante, realizarás conciliaciones fácilmente, permitirás múltiples opciones de pago y obtendrás visibilidad en tiempo real que te permitirá resolver de la mejor manera cada transacción.

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Cuando eres dueño de una empresa o te encargas de gestionarlo, es posible que, por impulsar el crecimiento en tu cartera de clientes, no dediques la atención necesaria a la administración adecuada de las cuentas por cobrar. 

Es importante tener presente que la optimización de los procesos de cobranza es parte elemental del éxito de mantener a flote un negocio, pues aparte de brindarle una estabilidad financiera a tu organización, impacta en todos y cada uno de los departamentos que la conforman.

Concretamente, la gestión correcta de las cuentas por cobrar previene gastos innecesarios, incrementando así tu liquidez. Es por eso que, si no le dedicas el tiempo a este proceso… ¡Es momento de apoyarte en las herramientas de cobranza necesarias para mejorar tu gestión de cuentas por cobrar!

Te compartimos estos 5 puntos a considerar en la gestión de tus cuentas por cobrar:

1.- Establece procesos efectivos de facturación

Los errores al capturar precios, nombres y conceptos pueden llegar a costar muy caro a tu empresa. Por un lado, significa una mayor inversión de tiempo y, por ende, de dinero; por otro, las molestias con tus clientes no se harán esperar. Por eso, contar con un sistema de facturación eficaz resulta en una necesidad prioritaria.

2.- Mantén actualizada la base de datos de tus clientes

Centralizar la información de tus clientes en un solo lugar es indispensable para mantener una correcta gestión de las cuentas por cobrar. El hecho de contar con datos incorrectos de contacto puede ocasionar problemas al momento de enviar una factura, lo que ocasionará elaborar nuevamente la factura, reenviarla al cliente indicado y retrasar la recepción de los pagos. ¡Perderías mucho tiempo y dinero!

3.- Define procesos de aprobación de créditos

En ocasiones, con motivo de incrementar tu cartera de clientes, así como las ventas, se puede crear el mal hábito de otorgar créditos a diestra y siniestra, lo que termina afectando gravemente tus finanzas empresariales. No queremos decirte que es malo darle un crédito a alguno de tus clientes, pero debes tener mucho cuidado, pues debe existir un proceso adecuado para otorgarlo.

4.- Perfecciona tu proceso de aplicación de pagos

Esta regla es de las más importantes en toda empresa: tan pronto como recibas un pago, ¡aplícalo a la cuenta correspondiente en tu registro! Esto te permitirá diferenciar en todo momento las cuentas que están al corriente de las que ya están vencidas.

5.- Optimiza tus procesos de cobro

Cada uno de los puntos anteriores te ayudarán a que tu proceso de cobranza se vuelva una tarea más organizada y sencilla, pues cuando los pagos son aplicados correctamente, es mucho más sencillo determinar qué cuentas están en riesgo de incumplir con las fechas de pago.

Con estos puntos presentes… ¿Cuál es el siguiente paso?

Optimizar tus cuentas por cobrar es una actividad que debe ser recurrente en tu empresa. Para facilitar la mejora continua cada uno de los pasos que la conforman, la tecnología es tu mejor aliado: la automatización de cobranza es ideal para simplificar cada proceso.

Por ello, lo ideal es modernizar tus procesos con herramientas como PorCobrar, un sistema de automatización de cobranza que te permite automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos.

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La morosidad de cobro en las PyMEs puede convertirse en un grave problema con impactos fuertes en la economía empresarial. El cobro a destiempo de facturas es uno de los grandes dilemas a los que toda compañía se enfrenta constantemente, pero aunque la morosidad y los problemas de cobro son problemas que pueden hacer peligrar e incluso quebrar una empresa, existen herramientas para evitar llegar a esos extremos. 

Desafortunadamente, debido a la reciente pandemia, nadie está exento de caer en problemas económicos que puedan impedir realizar pagos pendientes. Pero… ¿Cuál es el impacto real de este problema? Existen diversos factores que influyen en la morosidad de los pagos.

¿De qué tamaño es tu empresa?

La morosidad y problemas de cobros causan menos impacto en las grandes empresas, debido a una mayor diversificación de los riesgos y la disposición de mayores recursos financieros.

Lamentablemente, en las PyMEs, los cobros no efectuados pueden incluso llegar a provocar el cierre de la empresa, sobre todo si se tiene concentrada la mayor parte de los ingresos en pocos clientes. Si uno de ellos se retrasa en el pago correspondiente de su factura, toda la estructura financiera de la empresa corre el riesgo de verse comprometida.

Los márgenes de beneficio

Cada que una empresa no realiza su cobro en el momento adecuado, hay dos tipos de pérdidas económica que asume:

–       El adelanto de costes y gastos derivados del propio producto o servicio vendido.

–       No cobrar los beneficios que tendría si hubiese cerrado la venta (lo que se conoce como el margen de venta); sobre todo para empresas que cuentan con un margen comercial reducido.

Los intereses generados

Cada que una empresa se enfrenta a la morosidad de pago por parte de sus clientes le está costando dinero. Aún en el caso de que la empresa no tenga liquidez a causa de no lograr el cobro de las facturas pendientes de sus clientes, debe seguir pagando los plazos que por su parte no han podido ser cobrados. Este coste añadido puede ser mayor o menor, dependiendo de los tipos de interés de la empresa.

Tu actividad comercial o industrial

Algunas empresas de ciertos sectores tienen ciclos de cobros y pagos muy específicos. Puede pasar que los ciclos de cobro sean más cortos que los de pago, y que las empresas paguen a los proveedores incluso antes de que sus propios clientes les paguen a ellos. En casos como este, las empresas prácticamente tienen que autofinanciarse, pues no recibirán un pago por sus servicios hasta terminada su labor. Si un cliente no paga a tiempo, toda la cadena se ve comprometida, y si no hay cash-flow o una reserva para resolverlo, la empresa puede quebrar por el simple motivo de ya no poder continuar financiándose.

La gran ventaja a tu favor son las nuevas tecnologías. En la actualidad, existen herramientas inteligentes que automatizan los procesos y ayudan a agilizar tu gestión de cobranza. Apoyarte en herramientas de cobranza, como lo es un software de cobranza automática, puede ser la respuesta a tus problemas con las cuentas vencidas.

¿Cuáles son las ventajas de la automatización de cobranzas?

Las nuevas tecnologías para automatizar tu cobranza tienen para ti múltiples beneficios:

– Minimizan los errores humanos.

– Vuelven eficientes los procesos de emisión de créditos, los recordatorios de cuentas por cobrar y los registros de pagos.

– Liberan de tiempo a tu personal para ocuparlo en otras tareas estratégicas.

¿Qué estrategias puedes aplicar para fortalecer tu proceso de cobranza?

Aunque la tecnología es importante, no olvides aplicar estrategias que fortalezcan tus procesos de cobranza:

1.   Envía las facturas inmediatamente. No expedir las facturas de manera inmediata genera un retraso en los pagos pendientes y causa que tus clientes se queden con la idea de que tienen más tiempo para realizar su pago y saldar la deuda.
2.   Brinda un buen seguimiento. Es importante dar un seguimiento constante y exacto a los clientes morosos. Ya sea una persona, un software o una persona apoyada de un software.
3.   Define una política de crédito y cobranza. Debes establecer desde un inicio políticas de pago, procesos de seguimiento y consecuencias en caso de que un cliente se atrase con su respectivo pago.
4.   Establece opciones de pago. Ofrécele a tu cliente una gran variedad de formas de pago (depósito, transferencia bancaria, pago en establecimientos comerciales, por ejemplo) para evitar excusas y facilitar así tu cobranza.

¡Moderniza tu proceso de cobranza!

Para mejorar tu liquidez, es importante utilizar herramientas que te permitan automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos. PorCobrar es la plataforma de gestión de cobranza que centraliza y automatiza procesos, lo que permite reducir tu cartera vencida e incrementar tu productividad.

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La reciente crisis por la pandemia de COVID-19 tuvo como consecuencia un incremento en los índices de morosidad a nivel histórico. Y si ahora le sumamos la famosa “cuesta de enero” en inicios de un nuevo año, la situación suena más complicada. 

Los procesos financieros obsoletos, han provocado que el 87% de las empresas en México tengan problemas de liquidez y riesgo de quiebra. Por ello, en este año que comienza, es importante que definas tu plan efectivo en tus cuentas por cobrar.

Las cuentas por cobrar representan ese dinero que no puede ser utilizado; es decir, ingresos económicos que aún no han podido cobrarse a los clientes. Esta práctica es muy común en las PyMEs, por lo que para poder crecer de la forma correcta, debe de existir un plan previo a la administración de la cobranza. 

“Un punto importante sobre las cuentas por cobrar es que son una oportunidad de incrementar el negocio de una empresa, ya que ayuda a conservar las relaciones clientes y generar ingresos para la compañía.”

Tu empresa debe de mantener una operación constante, que debe ser sostenida con los ingresos que ella genera. Por eso, un manejo adecuado de la cobranza te puede ayudar a tener rentabilidad en tu empresa. Con esta premisa presente, puedes considerar algunos  aspectos para mejorar tu manejo de cuentas por cobrar en este nuevo año.

Organiza tus cuentas por cobrar

Aunque suene obvio, es el punto esencial para lograr manejar las cuentas por cobrar de forma sustentable. Para ello, necesitas tener presentes ciertos puntos:

–   Contar con una planeación financiera o análisis sobre tus posibilidades de seguir otorgando créditos a los clientes.

–   Debes mantener tu base de datos actualizada con información detallada de cada uno de tus clientes: quién te debe, cuánto te debe y cual es el plan de pagos.

–   Tienes que idear una automatización de tu proceso, apoyándote en un software de automatización de cobranza, desde un seguimiento, hasta recordatorios.

Ten un proceso de cobro efectivo

Este punto es el santo grial para una compañía: la meta que todo negocio que ofrece créditos a sus clientes desea alcanzar. Sin embargo, no es una tarea fácil de cumplir. Lo mejor que puedes hacer es aplicar medidas preventivas, de esta manera lograrás incrementar el porcentaje de pagos en tiempo.

Algunas de las cosas que puedes aplicar para lograrlo son las siguientes:

–   Ofrece descuentos a pagos realizados antes de que se venza la fecha

–   Aplicar un sistema de recordatorio de pagos

En caso de tener cuentas vencidas, puedes implementar otro tipo de medidas:

–   Penalizaciones a clientes que no efectúen su pago en tiempos

–   Da un seguimiento continuo a tus cuentas para poder contactar a los clientes deudores y resolver el pago vencido a la brevedad, asegurando su deuda

Las cuentas por cobrar pueden convertirse una parte de tu modelo de negocios sin necesidad de que representen un problema mayor, siempre y cuando sepas cómo manejarlo, apoyándote de herramientas que te ayuden a solucionarlo. Esto solamente se logra gracias a procesos administrativos muy efectivos, por lo que con una estrategia correcta podrás mantener la parte financiera sólida y además, permitir que tu negocio crezca.

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La cobranza automática en una empresa puede generarte grandes beneficios si estos son implementados de manera correcta, alineados siempre a los objetivos estratégicos de tu organización.

Automatizar la cobranza de tu empresa te brindará múltiples ventajas. La principal es que te permite liberar a los empleados de tareas de poco valor, para que puedan concentrarse en actividades de visión corporativa más estratégicas.

PorCobrar te ofrece una solución tecnológica para la gestión de cobranza, donde podrás automatizar tus procesos a través de diversas funcionalidades, ya que es una herramienta que se integra a los sistemas y procesos que ya utilizas actualmente.

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Se acerca el fin de año y aunque pueda parecer precipitado tocar el tema, la realidad es que quedan pocos días para despedir el 2020, por lo que es importante contemplar el cierre contable del año en curso.

Los últimos y, sobre todo, los primeros días del año están marcados en rojo en el calendario para cualquier departamento de Contabilidad. Toda compañía debe realizar el cierre contable y el cierre fiscal para presentar los resultados del año. 

¿Cuál es el periodo de referencia para el cierre contable?

Generalmente, el periodo contable suele coincidir con el año natural, pero es un error pensar que siempre será de esta manera, puesto que en algunos casos el periodo contable puede ser distinto. Independientemente de cuál sea la fecha de cierre que determines, debes tener muy en claro que el periodo contable no puede exceder los 12 meses de duración.

¿Cómo debo realizar mi cierre contable correctamente?

Se tiene que comprobar que la contabilidad de tu empresa esté ajustada. ¿Qué queremos decir con esto? Que todos los datos cuadren. Lo más recomendable para realizar este paso es contar con un programa de Contabilidad que te ayude en este proceso. Una vez realizada la comprobación, puedes comenzar con el cierre de tu año contable.

Existen 5 pasos que se deben tener en cuenta previamente al cierre contable:

1. Los saldos de clientes y proveedores

Muchas herramientas de cobranza (como PorCobrar) incorporan módulos que vinculan la gestión a la contabilidad, con lo cual cualquier movimiento registrado en la gestión es automáticamente registrado en la contabilidad. De esta manera, prácticamente se elimina el riesgo de que existan diferencias y, por ello, que los saldos de los clientes y proveedores no correspondan con las cifras reales. Aun así, te aconsejamos siempre componer un auditor de clientes y proveedores para realizar una revisión. En el caso de no contar con un software de cobranza, debes enlistar un balance de sumas y saldos de las cuentas en cuestión y realizar una comprobación de que los saldos registrados se ajusten a la cantidad real.

 2. Comprobación de ingresos y gastos

Como en el punto anterior, en la automatización de cobranza, los mismos artículos llevan su cuenta de ingresos y gastos, con lo que cualquier movimiento actualiza las existencias y registra la compra o venta de un artículo de forma adecuada. Cuando un componente manual entra en acción es cuando aumentan las posibilidades de un error, por lo que se deberán revisar los gastos y los ingresos realizando una proyección mensual, comparando meses anteriores con la finalidad de advertir alteraciones susceptibles a la revisión.

3. Conciliación bancaria

El hecho de cerrar con la conciliación bancaria realizada hace posible que la contabilidad refleje los saldos reales con los bancos, con lo cual la tesorería en este balance reflejará la realidad. En caso de existir alguna diferencia, se tendrá perfectamente justificada mediante la partida conciliatoria correspondiente.

4. Conciliación de determinadas cuentas de deuda a corto plazo

En cuentas como deudas por efectos comerciales descontados o pólizas de crédito, es importante por dos cosas: la primera es para poder disponer de una información que represente una imagen fiel en el balance, ya que si posteriormente se elabora un informe de estados financieros, las herramientas empleadas pueden obtener diferentes datos si los saldos de origen no corresponden con las cifras reales. El segundo motivo es que la información sea una posible fuente de consulta; es decir, que se pueda tener la certeza de que, en caso de querer comprobar que parte de la póliza de descuento de pagarés se tiene disponible, o qué nivel de disposición de póliza de crédito existe hoy en día, podamos emplear la información sin temor a errores.

 5. Conciliación de cuentas con Organismos Públicos

Para poder realizar un cierre “limpio”, los cierres anteriores también deben serlo. Para ello, el saldo de las cuentas de IVA tanto repercutido como soportado en las fechas de los cierres posteriores debe de ser igual a 0. En caso de localizar alguna diferencia en los saldos, se debe buscar ese importe en la contabilidad, pues se habrá contabilizado una factura en un período cerrado.

Existen muchos procedimientos que deben realizarse previamente al cierre contable (como la comprobación del IVA o las retenciones con sus respectivas bases), y otros que no son tan necesarios hasta la fecha del cierre del ejercicio. Lo importante es gestionar de un modo adecuado el tiempo de cara al cierre para evitar realizar este paso de un modo apresurado, que pueda implicar errores que nos obliguen a presentar declaraciones complementarias, o arrastres que sean difíciles de localizar en cierres futuros.

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PorCobrar es un software de automatización de cobranza, la herramienta que te permitirá llevar los registros exactos de cada movimiento realizado con el sistema de cobranza que te permitirá automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos, sin tener que recurrir a infinitos y complicados documentos de Excel.

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Al momento de generar la factura, en la sección “Datos de Factura” encontrarás las monedas para elegir, así como el tipo de cambio utilizado para la conversión.

También podrás elegir el tipo de moneda al momento de cargar cada producto a la factura.

Los recordatorios de pago también tendrán habilitada esta opción, para que tus clientes puedan pagar en la moneda correspondiente.

En cuanto a las notas de venta, sólo podrán crearse para facturas con el mismo tipo de cambio.

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¿Por qué es importante una buena gestión de las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar son muy importantes en la salud financiera de tu empresa. No darles un seguimiento adecuado afectará la liquidez de tu compañía. Por ello, hay cuatro errores que se cometen principalmente al momento de realizar la gestión de estas cuentas.

 4 errores frecuentes en la gestión de cuentas por pagar

1. Extravío de facturas

Este error es bastante frecuente y, en algunos de los casos, resulta como consecuencia de que las facturas no llegan directamente al área de contabilidad, por lo que tienden a retrasarse y, por ende, a extraviarse.

También puede ocurrir porque el trabajo no está debidamente organizado. Es sencillo perder algunas facturas en una montaña de ellas. Por ello, la facturación electrónica es la solución perfecta para este asunto. Con ella, puedes tener un mayor control sobre la contabilidad en tu empresa.  Hay una manera sencilla de mejorar los procesos de facturación: un software de automatización de cobranza que tenga las funcionalidades de unificar todas las tareas del proceso en una sola herramienta de cobranza, necesarias para la gestión adecuada.

2. Pagos vencidos

Este uno de los problemas más costosos y graves. Si la cantidad de compras realizadas por un negocio o comercio es considerable, difícilmente se podrá cumplir con la cancelación de todas las facturas a tiempo, lo que resulta en un aumento de la deuda inicial.  Muchos proveedores cobran cargos por los pagos atrasados. Esto significa que no solo se pierde dinero en intereses, sino que también se pierde la posibilidad de descuentos oportunos. Para evitar esto, Yaydoo es una excelente opción de un software de gestión para mejorar el control de tus compras y pagos a proveedores. 

Si el problema se encuentra en la falta de liquidez, lo ideal es contactar al proveedor y negociar una prórroga. También existe la posibilidad de que el control del inventario no sea el adecuado y se estén adquiriendo más productos de los que pueden pagar.

Si piensa que este error es ocasionado por una solicitud desmedida de productos, lo ideal será mejorar el control de inventario.

Es importante mantener el contacto con tus proveedores y comunicarles la situación. En caso de que el problema radique en el desconocimiento de la deuda debido a la cantidad de facturas por pagar, se debe considerar seriamente en la automatización de procesos a través de un outsourcing de cobranza.

3. Desconocimiento de descuentos

Muchas veces, los descuentos bajo conceptos de pago oportuno o descuento por volumen son fácilmente olvidados. Para ello, es importante tener una buena asociación entre el área de cuentas por pagar y el departamento de compras.

La comunicación entre ellos es el factor determinante para corregir este error: es esencial verificar si se ha dispuesto de un descuento por los productos o servicios adquiridos. Solo así podrás saber el monto correcto que debe pagarse.

4. Gestionar las cuentas de forma manual

Realizar las tareas de forma manual hace que los procesos estén sujetos a muchos más errores, lo que provoca la necesidad de reprocesar la información y, como consecuencia, los datos son menos confiables.

Por ello, la inversión en un software de cobranza automática es esencial. Con él, podrás automatizar las actividades de tu equipo y lograr mayor seguridad, productividad y agilidad en cada uno de los procesos.

Estos cuatro errores suelen ser los más comunes en cualquier tipo de empresa.

Lo ideal para evitar estas fallas en el proceso es contar con un software de cobranza, con el que se puedan identificar las facturas duplicadas con mayor facilidad, de modo que se pueda evitar cancelar dos veces la misma deuda, lo que significará un paso sólido hacia la mejora de la contabilidad de tu negocio.

¿Puedo evitar los errores de la gestión de cuentas por pagar con un software de cobranza?

Sí, es posible hacerlo. Al apoyarte de un software (o utilizarlo como outsourcing de cobranza), tus cuentas fluirán de mejor manera, pues el uso de herramientas tecnológicas puede significar una mejora de los procesos en tu negocio, ya que te permite gestionar y optimizar cada departamento de la empresa.

Las herramientas de cobranza ayudarán a dar un seguimiento correcto a los pagos e identificar así la fecha de vencimiento. Además, se pueden generar reportes para mostrar el estado de las deudas de forma instantánea.

También facilita la búsqueda de cuentas por pagar pendientes de cancelación, ya sea por orden de compra, proveedor o encargado. Finalmente, un software de cobranza facilitará el ingreso y administración de datos, sin necesidad de usar programas como Excel para llevar un registro.

Debes sacar provecho a las herramientas que se nos ofrecen en esta era digital. La implementación de un software de automatización de cobranza será un modo de mejorar el tiempo en que se hacen las tareas, aumentar la productividad y reducir los costos.

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Sabemos que para tener los pagos al día, debemos ayudar a los clientes a encontrar la información lo más fácil y rápido posible.

Por esto, ahora además de las opciones con las que ya contabas para compartir las ligas de pago (SMS y correo electrónico), ¡podrás enviarlas por medio de WhatsApp!, lo que ayudará a mantener informados a tus clientes de los adeudos pendientes y poder liquidarlos inmediatamente. Además, tendrás la opción de elegir el método de pago que habilitarás para cada quien.

¿Cómo elegir el método de pago para habilitar en la liga?

Para generar la liga, deberás entrar a la sección del menú “Ventas” en donde se encuentra el listado de facturas de tus clientes. Al final verás 3 puntos verticales con la opción “Enviar recordatorio”.

Hasta arriba verás las opciones de “Vía”, que es el medio por donde enviarás el recordatorio, deberás elegir “URL & Referencias”

Abajo verás las opciones de métodos de pago, solo deberás activar las que quieras que tu cliente tenga disponibles al momento de abrir la liga para pagar.

¿Cómo compartir la liga por WhatsApp?

En la misma ventana, verás el símbolo de teléfono de WhatsApp junto a la liga de pago, solo da click y se abrirá una nueva ventana para que puedas compartir el mensaje con quien quieras.

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