El miedo a lo desconocido durante una crisis (como sucedió con la reciente pandemia por COVID-19) hizo que dueños, clientes, empleados y consumidores se sintieran desesperados y modificarán su comportamiento. Es una reacción natural cuando los miembros de una comunidad se enfrentan a un suceso que pueda tener un fuerte impacto global.

 “Enfrentarse a los desafíos es parte de la gestión de todo negocio. Ante todo debes mantener la calma: ayudará a que tus clientes superen la crisis y estarás fomentando una buena imagen hacia tu empresa.”

Contar con un plan ante una crisis es muy recomendable, pues este te proporcionará soluciones prácticas cuando las actividades se vuelven anormales. 

Seguir haciendo negocios y mantener tu empresa en funcionamiento es una posibilidad cuando tomas medidas como las que te ofrecemos a continuación. Te permitirán administrar tus cuentas por cobrar durante una crisis y seguir recibiendo pagos por parte de tus clientes. 

9 tips para administrar tus cuentas por cobrar frente a una crisis

1.- Contacta a tus clientes: Durante una crisis, es difícil saber de qué manera tu cliente puede verse afectado. Comunícate con ellos para saber cómo les va y ofréceles tu apoyo. Tus clientes recordarán tu preocupación sincera una vez que todo vuelva a la normalidad, lo que fidelizará su relación con tu empresa.

2.- Establecer tiempos de pago: Dependiendo del tipo de crisis, es posible que tus clientes no puedan trabajar momentáneamente y, por ello, no cuenten con un salario. Si no pueden cubrir los saldos de sus cuentas en tiempo, puedes extenderles los términos de pago. Evalúa a cada cliente caso por caso para llegar a una decisión.

3.- Ofrece facilidades de pago: Dar a tus clientes diversas opciones de pago es un plus en todo proceso de cobro, pues reduces los “peros” para realizar la transacción. Averigua qué cantidad les resulta cómodo pagar y acepta pagos como lo harías normalmente tanto si los clientes pagan con cheque, efectivo, transferencia bancaria o con tarjetas de crédito/débito.

4.- No des las mismas facilidades de pago a todos tus clientes: Con un criterio específico, tu sabrás cuando se han visto afectados por una crisis (por medio del contacto con tus clientes, la antigüedad o el tipo de cliente del que se trate). Si no ha sido así, sigue facturándoles normalmente, sin modificar las condiciones de pago.

5.- Da un seguimiento adecuado: Una vez establecido el acuerdo de pago correspondiente con tu cartera de clientes, envíales una minuta vía mail confirmando tu acuerdo y especifica los detalles. Debes ser enfático en indicar la fecha de vencimiento del mismo y la cantidad exacta a cubrir. Como un plus, este es el momento perfecto para ofrecer un pequeño descuento en tus productos/servicios una vez terminada la crisis.

6.- Incluye la información de pago en el perfil de cada uno de tus clientes: Debido a la cantidad de cosas que pueden ocurrir durante una crisis (tanto para los clientes como para las compañías), es importante realizar un seguimiento de cada uno de los pagos. Ajusta tus cuentas por cobrar para reflejar el pago acordado de cada cliente. Luego, envía facturas como de costumbre que reflejen el nuevo acuerdo de pago. Si aún no has invertido en un software de cobranza automatizado, es el momento perfecto para hacerlo. Las herramientas de cobranza automática puede enviarte recordatorios cuando los clientes no hayan pagado sus facturas, para que un miembro de tu equipo de trabajo realice un seguimiento inmediato.

7.- No apliques cargos por pagos retrasados: Cuando las personas intentan recuperarse o adaptarse a nuevas normalidades, por cortesía, intenta no agregar cargos por pagos atrasados. Ten en cuenta que esto es solo una medida temporal. 

8.-Di sí a los pagos anticipados: Si alguien se ve afectado por una crisis, pero cuenta con los medios para solventar la deuda en su totalidad, acepta el pago. Algunos clientes se sienten más cómodos cuando pueden liquidar sus facturas, pues los libera para resolver otras preocupaciones. Al aceptar el pago, los ayudas a avanzar y, a la vez, evitas que tu flujo de efectivo se vea afectado.

9.- Revisa tus cuentas por cobrar constantemente: Durante los tiempos de disminución del flujo de efectivo, deberás revisar las cuentas por cobrar y el índice de tus cuentas por cobrar con mayor frecuencia. Al hacerlo, estarás al tanto de cualquier ajuste que necesites hacer en tus finanzas. Junto con este monitoreo, es el momento para observar de cerca tus gastos y asegurarte de que no estás haciendo gastos innecesarios. Dependiendo de la situación financiera, algunos dueños de empresas venden acciones y bonos para recaudar efectivo y estabilizar su economía.

Si algo debes aplicar en tu negocio, son herramientas que te ayuden a optimizar tiempo y esfuerzo, mejorando tu proceso para llegar a las metas establecidas. No temas al futuro tecnológico: mantén los ojos abiertos a todas estas nuevas oportunidades de optimización de la gestión de cobranzas. Por ello, lo ideal es modernizar tus procesos con herramientas como PorCobrar, un sistema de automatización de cobranza que te permite automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos.

PorCobrar es la plataforma de gestión de cobranza automatiza procesos, lo que permite reducir tu cartera vencida e incrementar tu productividad. Recibirás notificaciones de pago al instante, realizarás conciliaciones fácilmente, permitirás múltiples opciones de pago y obtendrás visibilidad en tiempo real que te permitirá resolver de la mejor manera cada transacción.

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