Se acerca el fin de año y aunque pueda parecer precipitado tocar el tema, la realidad es que quedan pocos días para despedir el 2020, por lo que es importante contemplar el cierre contable del año en curso.

Los últimos y, sobre todo, los primeros días del año están marcados en rojo en el calendario para cualquier departamento de Contabilidad. Toda compañía debe realizar el cierre contable y el cierre fiscal para presentar los resultados del año. 

¿Cuál es el periodo de referencia para el cierre contable?

Generalmente, el periodo contable suele coincidir con el año natural, pero es un error pensar que siempre será de esta manera, puesto que en algunos casos el periodo contable puede ser distinto. Independientemente de cuál sea la fecha de cierre que determines, debes tener muy en claro que el periodo contable no puede exceder los 12 meses de duración.

¿Cómo debo realizar mi cierre contable correctamente?

Se tiene que comprobar que la contabilidad de tu empresa esté ajustada. ¿Qué queremos decir con esto? Que todos los datos cuadren. Lo más recomendable para realizar este paso es contar con un programa de Contabilidad que te ayude en este proceso. Una vez realizada la comprobación, puedes comenzar con el cierre de tu año contable.

Existen 5 pasos que se deben tener en cuenta previamente al cierre contable:

1. Los saldos de clientes y proveedores

Muchas herramientas de cobranza (como PorCobrar) incorporan módulos que vinculan la gestión a la contabilidad, con lo cual cualquier movimiento registrado en la gestión es automáticamente registrado en la contabilidad. De esta manera, prácticamente se elimina el riesgo de que existan diferencias y, por ello, que los saldos de los clientes y proveedores no correspondan con las cifras reales. Aun así, te aconsejamos siempre componer un auditor de clientes y proveedores para realizar una revisión. En el caso de no contar con un software de cobranza, debes enlistar un balance de sumas y saldos de las cuentas en cuestión y realizar una comprobación de que los saldos registrados se ajusten a la cantidad real.

 2. Comprobación de ingresos y gastos

Como en el punto anterior, en la automatización de cobranza, los mismos artículos llevan su cuenta de ingresos y gastos, con lo que cualquier movimiento actualiza las existencias y registra la compra o venta de un artículo de forma adecuada. Cuando un componente manual entra en acción es cuando aumentan las posibilidades de un error, por lo que se deberán revisar los gastos y los ingresos realizando una proyección mensual, comparando meses anteriores con la finalidad de advertir alteraciones susceptibles a la revisión.

3. Conciliación bancaria

El hecho de cerrar con la conciliación bancaria realizada hace posible que la contabilidad refleje los saldos reales con los bancos, con lo cual la tesorería en este balance reflejará la realidad. En caso de existir alguna diferencia, se tendrá perfectamente justificada mediante la partida conciliatoria correspondiente.

4. Conciliación de determinadas cuentas de deuda a corto plazo

En cuentas como deudas por efectos comerciales descontados o pólizas de crédito, es importante por dos cosas: la primera es para poder disponer de una información que represente una imagen fiel en el balance, ya que si posteriormente se elabora un informe de estados financieros, las herramientas empleadas pueden obtener diferentes datos si los saldos de origen no corresponden con las cifras reales. El segundo motivo es que la información sea una posible fuente de consulta; es decir, que se pueda tener la certeza de que, en caso de querer comprobar que parte de la póliza de descuento de pagarés se tiene disponible, o qué nivel de disposición de póliza de crédito existe hoy en día, podamos emplear la información sin temor a errores.

 5. Conciliación de cuentas con Organismos Públicos

Para poder realizar un cierre “limpio”, los cierres anteriores también deben serlo. Para ello, el saldo de las cuentas de IVA tanto repercutido como soportado en las fechas de los cierres posteriores debe de ser igual a 0. En caso de localizar alguna diferencia en los saldos, se debe buscar ese importe en la contabilidad, pues se habrá contabilizado una factura en un período cerrado.

Existen muchos procedimientos que deben realizarse previamente al cierre contable (como la comprobación del IVA o las retenciones con sus respectivas bases), y otros que no son tan necesarios hasta la fecha del cierre del ejercicio. Lo importante es gestionar de un modo adecuado el tiempo de cara al cierre para evitar realizar este paso de un modo apresurado, que pueda implicar errores que nos obliguen a presentar declaraciones complementarias, o arrastres que sean difíciles de localizar en cierres futuros.

¡Prueba PorCobrar!

PorCobrar es un software de automatización de cobranza, la herramienta que te permitirá llevar los registros exactos de cada movimiento realizado con el sistema de cobranza que te permitirá automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos, sin tener que recurrir a infinitos y complicados documentos de Excel.

¡Crea una cuenta gratuita y olvídate de la gestión de cobranza manual! Conoce el status de pago de cada uno de tus clientes al instante con reportes en tiempo real de tus facturas emitidas, pagadas y pendientes de pago.

¿Qué esperas para probarlo? Crea una cuenta gratuita y conoce sus increíbles beneficios.