¿Por qué es importante una buena gestión de las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar son muy importantes en la salud financiera de tu empresa. No darles un seguimiento adecuado afectará la liquidez de tu compañía. Por ello, hay cuatro errores que se cometen principalmente al momento de realizar la gestión de estas cuentas.

 4 errores frecuentes en la gestión de cuentas por pagar

1. Extravío de facturas

Este error es bastante frecuente y, en algunos de los casos, resulta como consecuencia de que las facturas no llegan directamente al área de contabilidad, por lo que tienden a retrasarse y, por ende, a extraviarse.

También puede ocurrir porque el trabajo no está debidamente organizado. Es sencillo perder algunas facturas en una montaña de ellas. Por ello, la facturación electrónica es la solución perfecta para este asunto. Con ella, puedes tener un mayor control sobre la contabilidad en tu empresa.  Hay una manera sencilla de mejorar los procesos de facturación: un software de automatización de cobranza que tenga las funcionalidades de unificar todas las tareas del proceso en una sola herramienta de cobranza, necesarias para la gestión adecuada.

2. Pagos vencidos

Este uno de los problemas más costosos y graves. Si la cantidad de compras realizadas por un negocio o comercio es considerable, difícilmente se podrá cumplir con la cancelación de todas las facturas a tiempo, lo que resulta en un aumento de la deuda inicial.  Muchos proveedores cobran cargos por los pagos atrasados. Esto significa que no solo se pierde dinero en intereses, sino que también se pierde la posibilidad de descuentos oportunos. Para evitar esto, Yaydoo es una excelente opción de un software de gestión para mejorar el control de tus compras y pagos a proveedores. 

Si el problema se encuentra en la falta de liquidez, lo ideal es contactar al proveedor y negociar una prórroga. También existe la posibilidad de que el control del inventario no sea el adecuado y se estén adquiriendo más productos de los que pueden pagar.

Si piensa que este error es ocasionado por una solicitud desmedida de productos, lo ideal será mejorar el control de inventario.

Es importante mantener el contacto con tus proveedores y comunicarles la situación. En caso de que el problema radique en el desconocimiento de la deuda debido a la cantidad de facturas por pagar, se debe considerar seriamente en la automatización de procesos a través de un outsourcing de cobranza.

3. Desconocimiento de descuentos

Muchas veces, los descuentos bajo conceptos de pago oportuno o descuento por volumen son fácilmente olvidados. Para ello, es importante tener una buena asociación entre el área de cuentas por pagar y el departamento de compras.

La comunicación entre ellos es el factor determinante para corregir este error: es esencial verificar si se ha dispuesto de un descuento por los productos o servicios adquiridos. Solo así podrás saber el monto correcto que debe pagarse.

4. Gestionar las cuentas de forma manual

Realizar las tareas de forma manual hace que los procesos estén sujetos a muchos más errores, lo que provoca la necesidad de reprocesar la información y, como consecuencia, los datos son menos confiables.

Por ello, la inversión en un software de cobranza automática es esencial. Con él, podrás automatizar las actividades de tu equipo y lograr mayor seguridad, productividad y agilidad en cada uno de los procesos.

Estos cuatro errores suelen ser los más comunes en cualquier tipo de empresa.

Lo ideal para evitar estas fallas en el proceso es contar con un software de cobranza, con el que se puedan identificar las facturas duplicadas con mayor facilidad, de modo que se pueda evitar cancelar dos veces la misma deuda, lo que significará un paso sólido hacia la mejora de la contabilidad de tu negocio.

¿Puedo evitar los errores de la gestión de cuentas por pagar con un software de cobranza?

Sí, es posible hacerlo. Al apoyarte de un software (o utilizarlo como outsourcing de cobranza), tus cuentas fluirán de mejor manera, pues el uso de herramientas tecnológicas puede significar una mejora de los procesos en tu negocio, ya que te permite gestionar y optimizar cada departamento de la empresa.

Las herramientas de cobranza ayudarán a dar un seguimiento correcto a los pagos e identificar así la fecha de vencimiento. Además, se pueden generar reportes para mostrar el estado de las deudas de forma instantánea.

También facilita la búsqueda de cuentas por pagar pendientes de cancelación, ya sea por orden de compra, proveedor o encargado. Finalmente, un software de cobranza facilitará el ingreso y administración de datos, sin necesidad de usar programas como Excel para llevar un registro.

Debes sacar provecho a las herramientas que se nos ofrecen en esta era digital. La implementación de un software de automatización de cobranza será un modo de mejorar el tiempo en que se hacen las tareas, aumentar la productividad y reducir los costos.

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