Uno de los problemas más comunes al que se enfrentan las compañías es controlar su flujo de efectivo, y más específicamente cuando se relaciona con sus procesos de cobro. El hecho de vender en exceso sin poder cobrar en tiempo supone un enorme riesgo para el equilibrio financiero de una empresa, lo que a su vez puede provocar problemas internos y llevar incluso a la quiebra.

Y aunque se trata de una de las fuentes más importantes en la economía alrededor del mundo, las PyMEs no siempre cuentan con los recursos necesarios para impulsar el desarrollo de su negocio, enfrentándose a múltiples dilemas que afectan en gran medida su economía.

¿Sabías que las PyMEs son el pilar financiero de nuestro país, constituyendo el 95% del total de las empresas en México y generando ingresos equivalentes al 52% del Producto Interno Bruto?

Por esta razón, es importante que las empresas (sin importar su tamaño) reconozcan la importancia de optimizar las estrategias de cobranza y así lograr mejorar su salud financiera.

4 estrategias para mejorar tu proceso de cobros

1.- Envía las facturas inmediatamente

No expedir las facturas de forma inmediata genera un retraso en los pagos y provoca que tus clientes se queden con la idea de que tienen más tiempo para pagar su deuda, lo que puede traer diversos problemas de liquidez que se verán reflejados instantáneamente en tus números.

2.- Da un seguimiento adecuado

Es importante darle un seguimiento constante a los clientes de tu cartera que presenten algún retraso en los pagos. Para ello, debes contar con una herramienta que facilite tu proceso de cobranza y te permita tener visibilidad del estado de tus cuentas por cobrar.

3.- Define siempre políticas de crédito y cobranza

Es sumamente importante establecer desde el inicio de una relación las políticas de pago, tiempos, proceso de seguimiento y consecuencias en caso de que el cliente se demore con el pago.

4.- Dale a tus clientes diferentes opciones de pago

Ofrecer a tu cliente una gran variedad de formas de pago (como pago en efectivo, cheque, transferencia, depósito en algún establecimiento, entre otras.) evitará las excusas y facilitará la cobranza de la cuenta pendiente.

Para mejorar estos puntos y optimizar al máximo tus procesos, te recomendamos aprovechar al máximo las herramientas que la tecnología te ofrece, Un software de automatización de cobranza te permitirá administrar las cuentas por cobrar de una forma más eficiente, práctica, sencilla y accesible.

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Para mejorar tu liquidez empresarial, es importante utilizar herramientas que te permitan automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos. PorCobrar es la plataforma de gestión de cobranza que centraliza y automatiza procesos, lo que permite reducir tu cartera vencida e incrementar tu productividad.

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En la reciente pandemia por COVID-19, las empresas alrededor del mundo descubrieron que, para generar liquidez y conservar efectivo para su propia supervivencia, debían minimizar los riesgos y maximizar los beneficios para su compañía. En una realidad volátil, incierta y muy competitiva, la optimización de procesos empresariales es fundamental para sortear con éxito los obstáculos.

Recibir una gran orden de pedidos y obtener dinero al instante es algo que muchas empresas anhelan. Lamentablemente, entre obtener un pedido y obtener el efectivo en la cuenta bancaria de la empresa pueden existir cientos de inconvenientes. Con la digitalización de todos los sectores de la industria, el rendimiento solo puede lograrse mediante la automatización de las operaciones con el objetivo de aumentar la competitividad al ganar eficiencia, agilidad y al enfocarse en la satisfacción del cliente.

¿Cómo hacerlo? Mediante herramientas adaptadas a tus ambiciones y a la madurez de tu estructura en términos de transformación digital. 

¿Qué es Order to Cash?

Order to cash (O2C) hace referencia a las actividades del ciclo del cliente, relacionadas con el procesamiento de pedidos. Es uno de los procesos más complejos que existe en una organización, pero también es una herramienta que sus ejecutivos rara vez atienden realmente. 

Esta se trata de una recopilación de todas las actividades empresariales que se relacionan con realizar una venta y obtener los ingresos de la misma (que van  desde recibir un pedido hasta procesarlo y recibir el pago). Por ello, y debido a su complejidad, muy pocas empresas buscan realizar mejoras en ese método, hasta que una crisis imprevista obliga a la organización a darse cuenta de los problemas y de los procesos ineficientes por la falta de su implementación.

Aunque no es fácil, transformar el proceso O2C mediante el uso de una plataforma digital, puede ayudar a las compañías a impulsar sus ventas, mejorar la satisfacción del usuario y reducir considerablemente los costos. 

“Con el tiempo, las empresas que implementan plataformas Order to Cash y rediseñan el proceso, aumentan sus ingresos entre un 1% y un 3% anual.”

Este modelo abarca cada paso puesto en marcha cuando un cliente realiza un pedido, cubriendo cada una de las actividades que el empleado realizará  (incluyendo el recibo de pagos). Dependiendo del tipo de industria al que pertenezca la compañía, puede traducirse en un proceso simple o complicado. Por lo tanto, el proceso de orden para cobrar consta de dos procesos diferentes: el proceso de gestión de pedidos y el proceso de facturación en efectivo.

¿Por qué tu empresa debe optimizarse a través de Order to Cash?

Anteriormente, los clientes podían sentirse satisfechos con tiempos largos de entrega entre el pedido y la llegada del mismo. Desafortunadamente, y con la llegada de la transformación digital, las cosas han cambiado. Con este panorama, cuanto antes se pague, mejor se vuelve la experiencia de venta. El dinero inmovilizado en un inventario o en cuentas por pagar se convierte en un rendimiento retrasado de la inversión para la empresa . Aunque este caso podría no ser tan grave si se trata de un par de solicitudes, al tratarse de una suma sustancial de efectivo en el que se involucran grandes pedidos tu empresa podría cargar con terribles consecuencias.

Order to Cash y sus desafíos

Más que una simple actividad operativa, el modelo Order to Cash implica la idea de la digitalización y la optimización de las operaciones empresariales, esto con el fin de cumplir con tres metas principales que son imprescindibles para mantener la competitividad:

• Costos: Optimizar tu proceso significa ahorrar tiempo para dedicar tu tiempo a tareas de mayor valor añadido para la empresa y, por ende, para tus clientes.
• Tiempos de entrega: Gracias a la reducción del ciclo del cliente, también se ahorra dinero, lo que mejora su satisfacción.
• Calidad: Ofrecer a tus clientes una experiencia de calidad, evita cualquier dilema y aumenta la lealtad y fidelidad a tu marca.

5 funciones empresariales de este modelo 

La gestión del ciclo de clientes impacta cada una de las actividades de la empresa y requiere un gran número de intervenciones humanas. En resumidas cuentas, el más mínimo retraso o error en cualquiera de sus etapas afectará a toda la cadena. La automatización de la cobranza y la digitalización de procesos mediante el uso de softwares limita este tipo de riesgos, lo que te permitirá obtener numerosos beneficios.

“Según un estudio elaborado por IBM, las empresas que han optimizado su proceso de Order to Cash son 81% más eficientes en la gestión de sus pedidos.”

Estos son algunos de los procesos que se pueden optimizar, automatizando tus procesos empresariales:

1.- La experiencia del cliente

La satisfacción del cliente, en todos los puntos de contacto, sigue siendo una de las cuestiones prioritarias del Order to Cash. Asegúrate de proporcionar a tus clientes una experiencia de pedido, pago y entrega sin problemas.

Por otra parte, la implementación de soluciones de automatización, mejoran los intercambios y contribuyen a aclarar los desacuerdos.

2.- Centralizar y analizar los datos

Contar con los datos completos y actualizados de tus clientes evita errores que pueden afectar la relación que tienen con tu empresa, como es el caso de entregas con retrasos. Gracias al correcto análisis de datos y la disponibilidad de informes en tiempo real, es posible corregir los puntos de desaceleración e identificar qué áreas se deben mejorar en los procesos de gestión de cada uno de los pedidos.

3.- El procesamiento de los pedidos

La automatización de la gestión abarca desde la planificación del pedido, hasta el envío de las órdenes de compra a los proveedores correspondientes. Al automatizar tus procesos, se pueden reducir  las actividades tardadas y tediosas, como el ingreso manual de pedidos. Liberados de este tipo de actividades, tus equipos de trabajo estarán disponibles para trabajar en actividades más importantes.

4.- Comunicación y colaboración

La falta de comunicación entre los responsables que participan en esta cadena puede dar paso a confusión y malos entendidos. Esto tiene un impacto negativo en el rendimiento de tu empresa y en sus relaciones con los usuarios que consumen tu marca. Gracias a las herramientas tecnológicas que cuentan con funcionalidades de notificaciones automáticas y visibilidad de datos en tiempo real, la comunicación y la colaboración entre los equipos mejora enormemente.

5.- Desmaterialización y gestión de documentos

Integrar herramientas digitales hace posible la optimización de la gestión de la empresa. Un software de gestión de compras ofrece numerosas funcionalidades relacionadas con los procesos de  Order to Cash, los cuales facilitan el manejo de la documentación de cada cliente.

Optimizar el manejo de recursos financieros en tu empresa no significa simplemente ahorrar en gastos operativos y financieros, sino también ser creativo en la forma de maximizar los ingresos y mejorar el flujo de efectivo para tu empresa.

La cobranza automática en la organización puede generar grandes beneficios si estos son implementados de manera correcta, alineados siempre a los objetivos estratégicos de tu organización. Es definitivo: automatizar la cobranza de tu empresa te brindará múltiples ventajas. La principal es que te permite liberar a los empleados de tareas de poco valor, para que puedan concentrarse en actividades de visión corporativa más estratégicas.

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Piensa en los esfuerzos y recursos que necesitas para atraer un cliente nuevo: tus argumentos de venta, una buena estrategia de marketing, cambiar un “no” inicial por un “quiero probar tu producto o servicio”, además de todo el tiempo y el esfuerzo requerido para incorporar a un nuevo cliente a tu cartera: aprender todo sobre su empresa, encontrar el ritmo conveniente para operar y superar los obstáculos que esto conlleva.   

Y, de pronto, recibes un mail o una llamada telefónica agradeciéndote e informándote que van a prescindir de tus servicios. 

Es algo molesto, ¿no? Y no se trata únicamente del golpe al ego por perder un cliente: su salida es un desperdicio de recursos invertidos en el proceso de adquisición y obstaculiza el crecimiento de tu compañía. Tiempo y dinero que invertiste y, que ahora, saliste perdiendo. 

El 34% de las PyMEs que participaron en una encuesta de Accounting Today respondieron de manera positiva (16%) o indiferente (18%) a la probabilidad de que cambiaran de estrategias contables. 

Si bien no existe una manera 100% segura de evitar la pérdida de clientes, seguir estos tres puntos te ayudará a mejorar la satisfacción y retención de tus clientes, reduciendo así las posibilidades de que salgan de tu cartera. 

1.- Escuchar y entender

Cada vez que un nuevo cliente llega a tu empresa, debes profundizar en tu primera conversación con él para comprender su negocio, sus necesidades financieras y las expectativas que tiene con respecto a tu colaboración. Muchas veces, por cuestiones de agenda y compromisos, la  primera conversación podría ser también la última que tendrán directamente con los clientes. Y ese es un arma de doble filo.

¿Pero por qué? Aunque ya los conozcas y hayas trabajado con ellos durante mucho tiempo, todo cliente necesita mantener este tipo de comunicación de manera regular por tres motivos: 

Uno: todos somos humanos y buscamos sentirnos escuchados y comprendidos, que no se nos dé por sentado. Una relación de negocios no es diferente en este sentido. 

En segundo lugar, los clientes pueden tener inconformidades, cosas que les molesten o detalles que desearían que pudieran mejorar, pero muchos de ellos no suelen externarlo de forma sencilla. Es posible que no quieran parecer hostiles, o puede que piensen que ya eres consciente de aquello que les incomoda, pero supongamos que eligen no hacer nada al respecto y no quejarse. Así que aguantan un poco… Hasta que se van al no ver una mejora en aquello que les molesta. 

En tercer lugar, las empresas (e incluso, también las personas) cambian constantemente. Las necesidades para un cliente suelen cambiar con el paso del tiempo. Y, cuando esto sucede, suelen no tener una idea real de cuáles son sus principales necesidades comerciales.. 

Por esto, piensa en el valor que puedes aportar a los clientes de tu empresa y la ventaja competitiva que obtendrá sobre otras compañías con sólo ser más atento y práctico con tu cartera de clientes. 

Con esto en mente, ¿cuál es la mejor manera de hacerlo? Primero, debes estipular con qué frecuencia puedes realizar estas conversaciones. Lo más importante es que, antes de tu reunión con el usuario, prepares una lista de preguntas abiertas que lo ayudarán a guiar la conversación. 

2.- Involúcrate en sus preocupaciones

Una de las principales quejas que tienen los propietarios de pequeñas y medianas empresas hacia sus contadores es su falta de proactividad. 

A los encuestados en el estudio de Accounting Today se les pidió que abordaran los desafíos financieros con los que se enfrentan: el 32% mencionó problemas de flujo de efectivo y el 21% se preocupaba enormemente por la baja rentabilidad. El 51% de los participantes de la encuesta afirmaron que su mayor preocupación son  las cuentas por cobrar.

Como propietario de la empresa, puedes intervenir y ofrecer ayuda para mitigar estas preocupaciones, pues tienes conocimiento sobre el negocio de tus clientes y cuentas con habilidades para comprender qué pueden hacer mejor financieramente, para así guiarlos, ofrecerles consejos y ayudarlos a crecer. Cuanto más adoptes un enfoque proactivo con los clientes de tu cartera, mayor será su reconocimiento y lealtad. ‍

3.- Busca mejores soluciones

Puedes pensar que estás haciendo todo bien al trabajar duro y ser proactivo con tus clientes. Pero eso no es suficiente. En la actualidad (y especialmente después de la reciente pandemia por COVID-19), la economía empresarial depende más que nunca de la tecnología en todos los aspectos: softwares de contabilidad, nómina y comunicaciones, por mencionar algunas. Por ello, es imprescindible que te sumes a la innovación y actualices tus procesos empresariales para mejorarlos y ofrecer a tus clientes una mejor experiencia.

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 Si algo debes aplicar en tu negocio, son herramientas que te ayuden a optimizar tiempo y esfuerzo, mejorando tu proceso para llegar a las metas establecidas. No temas al futuro tecnológico: mantén los ojos abiertos a todas estas nuevas oportunidades de optimización de la gestión de cobranza. Por ello, lo ideal es modernizar tus procesos con herramientas como PorCobrar, un sistema de automatización de cobranza que te permite automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos.

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Una correcta estrategia de precios es de los principales secretos para el éxito de una empresa, pero elaborarla de manera incorrecta puede crear problemas financieros sin vuelta atrás. 

Si estás familiarizado con el tema, sabrás lo importante que es calcular un precio. Y es una tarea no tan fácil, como simplemente etiquetar tus artículos o anunciarlos en un catálogo de tu página web. Para lograrlo, debes tener presentes una gran cantidad de factores: quienes son tus consumidores, el mercado en el que se colocará tu producto o servicio, la competencia, tus proveedores, los impuestos que debes agregar al costo y la diversidad de ofertas de tu empresa.

Por ello, necesitas realizar un proceso de evaluación muy profundo para determinar cuál será el mejor precio para maximizar tus ganancias y garantizar la salud económica de tu compañía.

Pero… ¿Qué pasa cuando tienes dudas sobre el valor que debes dar a tu producto o servicio? ¿Te dejas llevar por los costos de tus competencias? Para que eso no te suceda, en este artículo te mostraremos una forma para calcular los precios. 

¿Por qué es importante calcular adecuadamente un precio?

Teniendo presente lo antes mencionado, la fijación de precios se vuelve la clave de éxito o fracaso de tu producto. Para entender mejor las formas en las que una estrategia de precios impacta a tu compañía, debes contemplar que, al hacerlo de la forma correcta, lograrás:

• Aumentar tus ventas
• Maximizar las ganancias
• Te adaptas al público meta
• Satisfaces a tus consumidores
• Te enfrentas a la competencia 

Implementando una correcta estrategia de precios

Si bien la percepción del valor de tu marca en tus clientes es muy importante para crear una estrategia de precios, debes tener en cuenta las 5 “C” (por sus iniciales en inglés):

• Customers (Clientes)
• Company objectives (Objetivos de la empresa)
• Costs (Costos)
• Competition (Competencia)
• Channel members (Cadena de valor)

Con estos 5 puntos presentes, tu estrategia debe enfocarse a los objetivos determinados para tu empresa y, de esta manera, hacerlos realidad.

¿Cómo determinar los costos correctos?

Generalmente, el costo no debe calcularse sólo en base a los costos, ya que los usuarios también evalúan los beneficios que trae consigo la adquisición de un producto o servicio. Por ello, es importante definir un punto medio para equilibrar las estrategias y entender de qué manera se vuelve rentable un producto.

Para calcular el número mínimo de unidades necesarias para alcanzar el punto de equilibrio, puedes usar la siguiente lógica:

Punto de equilibrio = gastos fijos/margen de contribución

Los gastos fijos son aquellos que no dependen de las ventas (por ejemplo el alquiler de tu local u oficina,el salario de tus trabajadores, gastos de servicios y mantenimiento, entre otros).

El margen de contribución es la ganancia de cada unidad vendida. Es decir, la diferencia entre el precio y los costos variables (la producción, sus insumos, las comisiones y tarifas, por mencionar algunos).

Este método es útil para un análisis inicial, sin embargo, no aborda algunos factores que influyen en el proceso, como las preferencias personales, la demanda, el branding y las marcas competidoras.

¿Cuáles son las estrategias de precios más comunes?

Estrategia dinámica

El precio dinámico es el precio según la demanda del producto o servicio. Los precios dinámicos en tiempo real son comunes con los servicios de viajes compartidos que, durante las horas pico, por ejemplo, aumentan su precio significativamente. Un modelo de precios dinámico requiere que estar al día con las demandas y la popularidad de nuestro producto para así aumentar o reducir los precios. 

Precio de lanzamiento

Si eres dueño de una PyME, seguramente buscas la manera de ingresar al mercado para que tu producto sea conocido y se posicione. Esta estrategia consiste en dar a tu producto/servicio un precio bajo para su introducción al mercado con el objetivo de presentarlo e impulsar sus ventas. Esta estrategia desviará la atención de los compradores sobre tu competencia  y te ayudará a aumentar la visibilidad de tu marca.

Descuentos por cantidades

Seguramente has percibido que en los centros comerciales y supermercados que, mientras mayor sea el paquete del producto, menor es el precio. Este hecho se describe como “descuento por cantidad”, una práctica de venta muy común para estimular a los usuarios para comprar en grandes cantidades.

El resultado es la fidelización del cliente, pues aumenta la frecuencia de consumo, debido a la “promoción” y la oferta. 

Valor percibido

Si descubres que tus ventas están disminuyendo debido a factores externos o situaciones imprevistas, puedes considerar una estrategia de precios basada en el valor percibido.

Las personas determinan el valor de un producto o servicio específico comparando los posibles beneficios con su esfuerzo para adquirirlo. Pero las percepciones son individuales. Como los valores percibidos suelen ser sumamente diferentes, para fijar un precio usando este modelo debes investigar el mercado para entender los factores más importantes para tus compradores y de qué manera  influyen en su compra.

Basar un costo en el valor percibido tiende a ser más alto para productos con una larga vida de utilidad o servicios a largo plazo, pues no se percibe como algo caro en comparación con el tiempo total por el que este producto nos será útil. Además, la idea de escasez (o de poca oferta) puede llegar a ser valiosa para generar urgencias y acelerar los procesos de toma de decisiones de tus clientes.

Precios estacionales

Este punto se refiere a los  cambios de precios por temporada, lo que estimula  la demanda de un producto o servicio durante períodos específicos.

Este modelo es muy común durante la temporada bajas. Al lanzar promociones a corto plazo, las empresas pueden generar atracción sobre su marca, lo que hace que los usuarios adquieran dicho producto antes de que sea demasiado tarde.

Precios competitivos

En este caso, las empresas se basan directamente en los competidores para definir el precio final. Los empresarios adaptan su precio al promedio del mercado, suponiendo que su producto difiere muy poco al de su competencia.

De esta forma, aumentaría su precio si sus competidores lo hicieran también, ya que esto indicaría que el producto se está vendiendo. A menudo hay un líder del mercado que establece el estándar y los competidores lo siguen, como puede suceder en segmentos más homogéneos.

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Toda empresa está siempre expuesta a continuas amenazas de crisis. Y cuando estas nos alcanzan, los primeros momentos en los que se desarrollen determinarán el impacto que tendrán en nuestra compañía. Por ello, una respuesta rápida es esencial, pues marcará no sólo las líneas de acción a seguir, sino la solidez de la preparación y la probabilidad de éxito de la propia gestión.

En la actualidad, las empresas se enfrentan a nuevos riesgos para los cuales no existe un procedimiento claro sobre cómo deben ser priorizados ni interceptados. Esta conclusión se desprende de un estudio realizado por Global Risk Management Survey en base a una encuesta a empresas públicas y privadas de todos los tamaños, de una amplia gama de industrias a nivel mundial.

Según este estudio, existen 10  riesgos principales que amenazan a las empresas:

• El daño a la reputación de la marca
• Desaceleración económica y una lenta recuperación
• Crecimiento de la competencia
• Cambios reglamentarios y legislativos
• Delito cibernéticos
• Falta de innovación 
• Fallas en la retención de talentos
• Interrupción del negocio
• Riesgos políticos
• Responsabilidades civiles

La mayoría de estos riesgos no son nuevos para la gerencia. Sin embargo, existen muchos factores que están transformando los riesgos tradicionales, agregando nuevos desafíos. A medida que los riesgos tradicionales evolucionan, las empresas ya no pueden confiar en la mitigación tradicional de riesgos.

Las empresas deben trabajar en colaboración con sus gestores y buscar nuevas formas de hacer frente a estas situaciones.

Los directivos deben estar preparados

Para responder ante una crisis, se necesita una rápida respuesta por parte de los directivos de la empresa, además de un excelente conocimiento del entorno que les rodea. Con el fin de ayudar a los líderes a prepararse para enfrentar cualquier situación, las organizaciones deben tomar medidas que los ayuden a reaccionar rápida y eficazmente:

• Definir las responsabilidades y roles de los líderes de forma antelada
• Capacitación para el uso de herramientas que puedan ayudar a superar la crisis
• Identificación y mejora de tendencias y estilos de liderazgo 

El liderazgo es un elemento clave. Un equipo con experiencia y capacidad de gestión es uno de los pasos a seguir más importantes durante una crisis, pues serán ellos los que asuman y asignen responsabilidades y competencias dentro de la organización. 

“Ante una crisis, cada respuesta es una decisión a tomar.”

Un claro ejemplo son las medidas elegidas para enfrentar al COVID-19, que han desestabilizado y detenido la actividad económica. Ante esta situación, la interrogante es si las empresas se recuperarán y a qué velocidad podrán hacerlo, lo que pone en perspectiva el deterioro prolongado de que la productividad atrasaría la recuperación en la economía.

Pero… ¿Por qué la productividad se desvanece ante un momento de crisis? ¿Por qué es tan difícil  retomarla y restablecerla? 

Lo que sucede dentro de una organización en particular, afecta también a sus clientes y proveedores. Con ello, ciertos productos y servicios se enfrentan a un “cuello de botella”, lo que incrementa el impacto. Durante una crisis, estos cuellos de botella pueden complicar y comprometer la producción. Por ello, las herramientas tecnológicas son una opción ideal para combatir la crisis y mejorar la manera en que se manejan tus procesos empresariales. 

Contar con un plan ante una crisis es muy recomendable, pues este te proporcionará soluciones prácticas cuando las actividades se vuelven anormales. Seguir haciendo negocios y mantener tu empresa en funcionamiento es una posibilidad cuando tomas medidas de precaución. Esto te permitirá administrar tus cuentas por cobrar durante una crisis y seguir recibiendo pagos por parte de tus clientes.

Si algo debes implementar en tu negocio ante una crisis, son herramientas que te ayuden a optimizar tiempos y esfuerzos, mejorando tus procesos para recuperar y lograr las metas establecidas. No temas al futuro tecnológico: mantén los ojos abiertos a todas estas nuevas oportunidades de optimización de la gestión de cobranzas. Por ello, lo ideal es modernizar tus procesos con herramientas como PorCobrar, un sistema de automatización de cobranza que te permite automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos.

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La digitalización es una de las herramientas fundamentales para que empresas de todos tamaños logren altos niveles de competitividad. Por ello, la automatización de la cobranza es una necesidad real para que las empresas puedan tener visibilidad y control de su liquidez. Y es aquí en donde PorCobrar se vuelve tu aliado para lograrlo. 

Conoce uno de nuestros casos de éxito

Uno de nuestros clientes es una empresa internacional del sector salud, fundada en Ohio EUA, con operación en más de 100 países. 

Con ayuda de PorCobrar, lograron disminuir su cartera vencida un 75% automatizando todo el flujo de cobranza y el envío de facturas de forma masiva, con lo que solucionaron los retrasos de pago.  Al integrarse la comunicación entre su ERP y PorCobrar, lograron un flujo automático que generó visibilidad inmediata del estatus de pago.

La cobranza es un proceso que requiere siempre de una planeación exacta para lograr el éxito en la recuperación de efectivo para cualquier empresa. Por ello, las estrategias de recuperación deben ser personalizadas y ejecutarse de acuerdo a los objetivos de la compañía.

Para poder ajustar una estrategia a estos objetivos, deben tenerse presentes ciertos aspectos sobre los planes de cobranza:

• La segmentación de la cartera
• Las herramientas empresariales
• La innovación tecnológica
• La capacitación del equipo de trabajo

Por ello, es de suma  importancia conocer los puntos básicos para mantener una cobranza eficiente, además de crear estrategias planeadas inicialmente en el comportamiento real de un cliente.

La correcta administración de cuentas por cobrar inicia al momento de la venta y la facturación. Es indispensable que haya congruencia entre las políticas de cuentas por cobrar y las de pago a proveedores, ya que este último deberá ser mayor al periodo promedio de cobranza para no generar un desequilibrio en la liquidez de la empresa. Al realizarse una venta por medio de un crédito, ese financiamiento tendrá que ser “cubierto” inicialmente por la empresa al tener que invertir más capital, hasta que se logre la recuperación de ese saldo.

Las cuentas por cobrar constituyen un factor clave para el desarrollo exitoso de las empresas y contar con una gestión eficiente y oportuna de tu cartera de clientes es indispensable, ya que esta afecta directamente a la liquidez de tu empresa y representa el flujo de efectivo generado por la operación general, además de ser la fuente principal de ingresos de la organización para establecer compromisos a corto y largo plazo.

La importancia de un software de automatización de cobranza empresarial

Contar con una plataforma de cobro automatizado que nos ayude a tener el control de las interacciones que los agentes de cobranza tienen con los clientes, facilita muchas tareas.

Medir nuestros canal de interacción desde un mismo tablero permite monitorear efectivamente las acciones que  llevemos a cabo. Uno de los puntos principales en el proceso de cobro es contar con los datos de cada uno de nuestros clientes, con la opción de poderse actualizar de forma simple.

Si algo debes aplicar en tu negocio, son herramientas que te ayuden a optimizar tiempo y esfuerzo, mejorando tu proceso para llegar a las metas establecidas. No temas al futuro tecnológico: mantén los ojos abiertos a todas estas nuevas oportunidades de optimización de la gestión de cobranzas.

 ¿Cuáles son las ventajas de la automatización de cobranzas?

Las nuevas tecnologías para automatizar tu cobranza tienen para ti múltiples beneficios:

• Minimizan los errores humanos
• Liberan el tiempo a tu equipo de trabajo para ocuparlo en otras tareas 
• Vuelve eficiente cada  proceso de emisión de créditos, recordatorios de cuentas por cobrar y  registros de pagos

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¿Por qué tu empresa necesita automatizar su cobranza?

Aunque tu empresa cuente con un departamento especializado en la cobranza, tus estrategias para recuperación deben ser personalizadas para cada cliente que tengas y desarrollarse de acuerdo con los objetivos de tu compañía.

Sumarte a la innovación tecnológica y contar con un sistema de automatización de cobranza que permita tener el control de las interacciones que los encargados del cobro tienen con los clientes facilita este proceso.

Para esto, te compartimos este webinar de Cobranza Estratégica, titulado “Desde el Pedido hasta el Cobro”, en el que descubrirás por qué tu empresa necesita contar con el respaldo de un software de cobranza, como lo es PorCobrar. 

¡Dale play y conoce los beneficios de automatizar tu cobranza!

El miedo a lo desconocido durante una crisis (como sucedió con la reciente pandemia por COVID-19) hizo que dueños, clientes, empleados y consumidores se sintieran desesperados y modificarán su comportamiento. Es una reacción natural cuando los miembros de una comunidad se enfrentan a un suceso que pueda tener un fuerte impacto global.

 “Enfrentarse a los desafíos es parte de la gestión de todo negocio. Ante todo debes mantener la calma: ayudará a que tus clientes superen la crisis y estarás fomentando una buena imagen hacia tu empresa.”

Contar con un plan ante una crisis es muy recomendable, pues este te proporcionará soluciones prácticas cuando las actividades se vuelven anormales. 

Seguir haciendo negocios y mantener tu empresa en funcionamiento es una posibilidad cuando tomas medidas como las que te ofrecemos a continuación. Te permitirán administrar tus cuentas por cobrar durante una crisis y seguir recibiendo pagos por parte de tus clientes. 

9 tips para administrar tus cuentas por cobrar frente a una crisis

1.- Contacta a tus clientes: Durante una crisis, es difícil saber de qué manera tu cliente puede verse afectado. Comunícate con ellos para saber cómo les va y ofréceles tu apoyo. Tus clientes recordarán tu preocupación sincera una vez que todo vuelva a la normalidad, lo que fidelizará su relación con tu empresa.

2.- Establecer tiempos de pago: Dependiendo del tipo de crisis, es posible que tus clientes no puedan trabajar momentáneamente y, por ello, no cuenten con un salario. Si no pueden cubrir los saldos de sus cuentas en tiempo, puedes extenderles los términos de pago. Evalúa a cada cliente caso por caso para llegar a una decisión.

3.- Ofrece facilidades de pago: Dar a tus clientes diversas opciones de pago es un plus en todo proceso de cobro, pues reduces los “peros” para realizar la transacción. Averigua qué cantidad les resulta cómodo pagar y acepta pagos como lo harías normalmente tanto si los clientes pagan con cheque, efectivo, transferencia bancaria o con tarjetas de crédito/débito.

4.- No des las mismas facilidades de pago a todos tus clientes: Con un criterio específico, tu sabrás cuando se han visto afectados por una crisis (por medio del contacto con tus clientes, la antigüedad o el tipo de cliente del que se trate). Si no ha sido así, sigue facturándoles normalmente, sin modificar las condiciones de pago.

5.- Da un seguimiento adecuado: Una vez establecido el acuerdo de pago correspondiente con tu cartera de clientes, envíales una minuta vía mail confirmando tu acuerdo y especifica los detalles. Debes ser enfático en indicar la fecha de vencimiento del mismo y la cantidad exacta a cubrir. Como un plus, este es el momento perfecto para ofrecer un pequeño descuento en tus productos/servicios una vez terminada la crisis.

6.- Incluye la información de pago en el perfil de cada uno de tus clientes: Debido a la cantidad de cosas que pueden ocurrir durante una crisis (tanto para los clientes como para las compañías), es importante realizar un seguimiento de cada uno de los pagos. Ajusta tus cuentas por cobrar para reflejar el pago acordado de cada cliente. Luego, envía facturas como de costumbre que reflejen el nuevo acuerdo de pago. Si aún no has invertido en un software de cobranza automatizado, es el momento perfecto para hacerlo. Las herramientas de cobranza automática puede enviarte recordatorios cuando los clientes no hayan pagado sus facturas, para que un miembro de tu equipo de trabajo realice un seguimiento inmediato.

7.- No apliques cargos por pagos retrasados: Cuando las personas intentan recuperarse o adaptarse a nuevas normalidades, por cortesía, intenta no agregar cargos por pagos atrasados. Ten en cuenta que esto es solo una medida temporal. 

8.-Di sí a los pagos anticipados: Si alguien se ve afectado por una crisis, pero cuenta con los medios para solventar la deuda en su totalidad, acepta el pago. Algunos clientes se sienten más cómodos cuando pueden liquidar sus facturas, pues los libera para resolver otras preocupaciones. Al aceptar el pago, los ayudas a avanzar y, a la vez, evitas que tu flujo de efectivo se vea afectado.

9.- Revisa tus cuentas por cobrar constantemente: Durante los tiempos de disminución del flujo de efectivo, deberás revisar las cuentas por cobrar y el índice de tus cuentas por cobrar con mayor frecuencia. Al hacerlo, estarás al tanto de cualquier ajuste que necesites hacer en tus finanzas. Junto con este monitoreo, es el momento para observar de cerca tus gastos y asegurarte de que no estás haciendo gastos innecesarios. Dependiendo de la situación financiera, algunos dueños de empresas venden acciones y bonos para recaudar efectivo y estabilizar su economía.

Si algo debes aplicar en tu negocio, son herramientas que te ayuden a optimizar tiempo y esfuerzo, mejorando tu proceso para llegar a las metas establecidas. No temas al futuro tecnológico: mantén los ojos abiertos a todas estas nuevas oportunidades de optimización de la gestión de cobranzas. Por ello, lo ideal es modernizar tus procesos con herramientas como PorCobrar, un sistema de automatización de cobranza que te permite automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos.

PorCobrar es la plataforma de gestión de cobranza automatiza procesos, lo que permite reducir tu cartera vencida e incrementar tu productividad. Recibirás notificaciones de pago al instante, realizarás conciliaciones fácilmente, permitirás múltiples opciones de pago y obtendrás visibilidad en tiempo real que te permitirá resolver de la mejor manera cada transacción.

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La cobranza siempre es una tarea complicada, pues no lograr cobrar a tiempo un saldo vencido pone en riesgo el equilibrio financiero de tu empresa, provocando problemas en tus finanzas al no tener el suficiente flujo de efectivo. Por ello, es de suma importancia que las empresas reconozcan la urgencia de optimizar sus estrategias de cobranza y mejorar así su salud financiera.

La gran ventaja a tu favor son las nuevas tecnologías. En la actualidad, existen herramientas inteligentes que automatizan los procesos y ayudan a agilizar tu gestión de cobranza.

Apoyarte en herramientas de cobranza, como lo es un software de cobranza automática, puede ser la respuesta a tus problemas con las cuentas vencidas.

¿Cuáles son las ventajas de la automatización de cobranzas?

Las nuevas tecnologías para automatizar tu cobranza tienen para ti múltiples beneficios:

– Minimizan los errores humanos.

– Vuelven eficientes los procesos de emisión de créditos, los recordatorios de cuentas por cobrar y los registros de pagos.

– Liberan de tiempo a tu personal para ocuparlo en otras tareas estratégicas.

¿Qué estrategias puedes aplicar para fortalecer tu proceso de cobranza?

Aunque la tecnología es importante, no olvides aplicar estrategias que fortalezcan tus procesos de cobranza:

1. Envía las facturas inmediatamente. No expedir las facturas de manera inmediata genera un retraso en los pagos pendientes y causa que tus clientes se queden con la idea de que tienen más tiempo para realizar su pago y saldar la deuda.
2. Brinda un buen seguimiento. Es importante dar un seguimiento constante y exacto a los clientes morosos. Ya sea una persona, un software o una persona apoyada de un software.
3. Define una política de crédito y cobranza. Debes establecer desde un inicio políticas de pago, procesos de seguimiento y consecuencias en caso de que un cliente se atrase con su respectivo pago.
4. Establece opciones de pago. Ofrécele a tu cliente una gran variedad de formas de pago (depósito, transferencia bancaria, pago en establecimientos comerciales, por ejemplo) para evitar excusas y facilitar así tu cobranza.

Si algo debes aplicar en tu negocio, son herramientas que te ayuden a optimizar tiempo y esfuerzo, mejorando tu proceso para llegar a las metas establecidas. No temas al futuro tecnológico: mantén los ojos abiertos a todas estas nuevas oportunidades de optimización de la gestión de cobranzas. Por ello, lo ideal es modernizar tus procesos con herramientas como PorCobrar, un sistema de automatización de cobranza que te permite automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos.

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