Llegó un nuevo año, y con él, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha incorporado diversos cambios para eficientizar la recaudación de los contribuyentes.

En entradas anteriores, hemos mencionado algunas de las nuevas normativas que se han realizado, por lo que hoy te compartimos sobre la Carta Porte del SAT. Este complemento no es nuevo: lleva vigente desde el año 1992. Así que te preguntarás ¿Por qué ahora se ha vuelto obligatorio? Así que, antes de que las ansías se apoderen de ti, te diremos qué es y cómo es que se relaciona con tu empresa esta nueva modalidad.

¿Qué es exactamente la Carta Porte del SAT?

Se trata de un documento que registra un contrato de transporte que contiene información detallada sobre los términos en los que se produce el mismo. De la misma forma, este documento será solicitado por las autoridades correspondientes para asegurar la legalidad del producto que se está transportando.

Este es un complemento del CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) de Traslado, el documento fiscal utilizado para amparar la propiedad de la mercancía que se traslada; además, sirve como un seguro, pues ofrece el derecho a asegurar la mercancía en caso de robos, daños o extravíos.

Por otra parte, se encuentra el CFDI de Ingreso que se refiere a todos aquellos comprobantes emitidos al realizar un trámite de compra-venta.

¿Quién debe emitir este documento?

• CFDI de Traslado. Le corresponde al propietario de la mercancía cuando la traslada por medios propios. Este documento puede emitirse aún contratando los servicios de un intermediario, siempre y cuando sea trasladado por un vehículo de la empresa y no en uno ajeno a la compañía. Ten en cuenta que esta factura se emite antes del traslado de la mercancía, acreditando su tenencia legal y movimiento.
• CFDI de Ingreso. Le corresponde a la persona que brinda el servicio de traslado por cualquier medio de transporte. Por ejemplo, si una empresa transportista es contratada con ese fin. Este documento se emite al cliente de forma previa y ampara a la compañía por el servicio prestado.

¿Cuál es la importancia de este documento?

La Carta Porte hace constar la existencia de un contrato legítimo, mientras sirve como un recibo para la persona que envía y para quién recibe. Por lo que es necesario mencionar más aspectos importantes del mismo:

• Representa la factura de la empresa transportista.
• Evita problemas futuros.
• Contiene información relevante sobre la carga que se traslada.

¿Qué utilidad tiene una Carta Porte?

Este documento acredita el transporte de mercancías en el territorio nacional o internacional vía terrestre, aérea o marítima. Esto quiere decir que su función principal es incorporar toda la información al CFDI de Traslado.

Además, la Carta Porte ofrece los siguientes beneficios:

• Permite identificar los montos de la retención de IVA que se efectúan por concepto de servicios de autotransporte.
• Acredita la estancia o tenencia legal de los bienes durante su traslado dentro del territorio nacional, al mismo tiempo que identifica el origen y destino de los mismos.
• Fortalece el comercio formal, a la vez que combate la informalidad o el contrabando.
• Proporciona información para poder determinar estrategias que garanticen la seguridad del tránsito en las diferentes rutas.
• Ofrece información de todo lo relacionado con el traslado de la mercancía (desde su origen, puntos medios, destinos, propietarios, arrendatarios y hasta a los operadores de las mismas).
• Identifica a detalle los bienes para tener certeza de lo que se está transportando y las rutas que seguirá para llegar a su destino. 

Simplifica, automatiza y centraliza tu información con PORCOBRAR

Automatizar la administración de las cuentas por cobrar de tu empresa te brindará múltiples ventajas. La principal es que te permite liberar a los empleados de tareas de poco valor, para que puedan concentrarse en actividades de visión corporativa más estratégicas.

PORCOBRAR te ofrece una solución tecnológica para la gestión de cobranza, donde podrás automatizar tus procesos a través de diversas funcionalidades, ya que es una herramienta que se integra a los sistemas y procesos que ya utilizas actualmente.

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Actualmente, la cobranza automatizada es indispensable para todas esas empresas que buscan mejorar su liquidez financiera y mejorar su flujo de efectivo. Esta implementación simplifica cada una de las operaciones, lo que permite que los tiempos y esfuerzos del equipo de trabajo se puedan canalizar en actividades más productivas.

¿Sabías que un software de cobranza automatizada reducirá el tiempo de ejecución del proceso, reducirá los errores que puedan presentarse al trabajar de forma manual y facilitará el control de las actividades?

Cada proceso se conforma de ciertas tareas y actividades, mismas que pueden simplificarse automatizando labores repetitivas y operativas. Si se automatizan los procesos con un software de cobranza automatizada en tu empresa, lograrás aplicar los siguientes puntos:

Ahorro de tiempos:

Los intervalos entre una actividad y otra se reducirán, permitiendo así una baja significativa de tiempo en la ejecución para llevar a cabo cierto proceso.

Al suplir el trabajo manual por uno automatizado podrás agilizar, por ejemplo, el proceso de gestión de compras empresariales y facilitar tu proceso de cobranza.

Notificaciones automáticas:

¡Olvídate de estar detrás de los clientes! Entérate cuando tus recordatorios de pago han sido recibidos y leídos. Además, lograrás obtener una Conciliación Simplificada, generando recibos electrónicos de pago (REP) en automático, enlazando tus facturas y los pagos recibidos.  

Mejoras en el control de operaciones:

Uno de los principales beneficios de aplicar la automatización de cobranza en tu empresa es la eliminación de errores que, debido a la actividad manual, se presentan de manera constante. Además, facilitarás la extracción de información de valor, que estará disponible siempre al día para una consulta al instante. Lo mejor es que, si se llegara a presentar alguna dificultad o problema, esta información puede ofrecer al instante soluciones de forma precisa e inmediata.

Se agiliza la recepción de pagos con flujos automatizados:

Un sistema automatizado asegurará que la información siempre llegue completa a la persona indicada. Además, mejorará la interacción de los integrantes dentro de tu equipo de trabajo, lo que permitirá que puedan compartir información de interés o solicitarla al instante.

Mantén control y visibilidad del flujo de efectivo de la empresa, pagos pendientes y crédito disponible por cliente. Calcula rápidamente tus comisiones verificando los clientes que han pagado y ten un mejor control sobre las cuentas por cobrar y optimiza tu tiempo.

Estas son solo algunas de las ventajas que un software de cobranza puede brindarte. En un entorno tan competitivo, la cobranza automática se vuelve un punto clave (casi obligatorio) para que las organizaciones puedan fluir de manera óptima, sin preocuparse constantemente por la liquidez de la empresa y el flujo de efectivo.

¿Qué se debe tener en cuenta al momento de iniciar con la cobranza automatizada? 

El objetivo que deseas alcanzar es el punto de partida. A partir de eso, debes analizar las diferentes alternativas disponibles, realizar un plan detallado de cada uno de los procesos que deseas automatizar y tener en cuenta si estos se van a mantener a corto, mediano o largo plazo. Esto debido a que es posible que debas realizar ajustes dentro del sistema automatizado.

La digitalización de las cuentas por cobrar en una empresa puede generar grandes beneficios si estos son implementados de forma correcta, alineados siempre a los objetivos estratégicos de tu organización.

 Por esto, es definitivo: automatizar la cobranza de tu empresa te brindará múltiples ventajas. La principal es que te permite liberar a los empleados de tareas de poco valor, para que puedan concentrarse en actividades de visión corporativa más estratégicas.

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La obligación del envío de la información contable es un acto que la mayoría de los contribuyentes ha aceptado y comenzado a cumplir. En nuestro país, una persona que realiza cualquier actividad económica que le reporta ingresos, automáticamente adquiere una serie de obligaciones fiscales como contribuyente ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), las cuales pueden resultar en sanciones económicas si no son cumplidas a su debido tiempo.

¿Sabías que, hasta antes del 1 de enero del año 2016, el Servicio de Administración Tributaria no contemplaba una sanción específica para el contribuyente que no enviase su información contable al SAT?

El 2022 ya comenzó y, por ello, es sumamente importante conocer las nuevas reglas que aplicará el SAT, para así evitar sorpresas. Estas son algunas de ellas:

El RFC es obligatorio  

Recientemente, medios oficiales han comunicado que será obligatoria la inscripción de los jóvenes mayores de 18 años para dar de alta su Registro Federal de Contribuyentes (RFC); sin embargo, el Congreso de la Unión mencionó que ningún joven será sancionado por no hacer el registro ante el SAT.

La incorporación al RFC y la obtención de la e.firma o firma electrónica no están asociados con una obligación de pagos o contribuciones, ni a presentar declaraciones, a menos que ya realicen alguna actividad laboral o económica.

Multas por facturas mal emitidas 

El SAT podrá multar de ahora en adelante  a los contribuyentes que emitan una factura sin los complementos correspondientes. 

Por ejemplo: en caso de que un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) sea cancelado fuera del plazo, el SAT aplicará una multa de entre el 5 y 10% del monto de cada factura enviada. 

Las multas pueden ir desde los $400 hasta los $600. Por ello, es recomendable que todos los contribuyentes sigan al pie de la letra las reglas del SAT, de esta manera se puede evitar cualquier tipo de sanción tributaria.

Nuevo Régimen Simplificado de Confianza

El Régimen Simplificado de Confianza es un nuevo esquema tributario que pretende hacer más simple el pago de impuestos, a menores tasas (específicamente para los pequeños contribuyentes). 

La incorporación a este nuevo régimen será optativa, sin embargo, los ingresos no deberán rebasar los 3.5 millones de pesos anuales.

El Buzón Tributario 

Uno de los cambios más importantes que aplicará el SAT es en el Buzón Tributario, debido a que ya podrá informar sobre el embargo de bienes. 

El SAT tendrá la capacidad de realizar el embargo de bienes, en caso de tratarse de créditos exigibles, ya sea a través del buzón tributario, por estrados o edictos (en un sitio abierto al público al no poderse entregar de forma personal). 

¿Cómo evitar ser multado por el SAT?

Aunque puede sonar preocupante, siempre puedes estar dos pasos adelante para evitar que la institución te aplique este tipo de multas. 

1.- Saldar tus adeudos a tiempo.

Es importante cumplir con el pago de impuestos correspondientes en tiempo y forma. Recuerda que si te atrasas en alguno de los pagos tributarios, el SAT te puede aplicar ciertas multas.

2.- Si debes algún impuesto, resuélvelo de inmediato.

Muchas personas, al notar el incremento en sus deudas tributarias, suelen cambiar de dirección fiscal, así como toda su información para evadir la situación. Esto puede implicar la publicación de tu nombre y RFC a través de los principales medios de comunicación del organismo, con el objetivo de poder contactarte.

3.- Exigir tus derechos como contribuyente.

Una cosa que debes tomar muy en cuenta es que, para pagar tus deudas, puedes hacerlo en diferentes plazos, con ciertos incrementos o recargos. Además, tienes derecho a la reducción del 20% de la multa que hayas recibido, siempre y cuando hayas pagado dentro del plazo establecido por el SAT.

4.- No dejar de pagar las mensualidades de una deuda.

El SAT cuenta con una base de datos capaz de detectar muy fácilmente a los contribuyentes que falten en alguno de los pagos de su deuda. Recuerda que, si no pagas en los plazos establecidos, la institución puede iniciar un proceso de embargo de tus bienes.

5.- Si un contribuyente muere, las deudas pueden saldarse con sus bienes.

En caso de que el contribuyente fallezca, sus familiares deberán entregar ante el SAT el acta de defunción. De esta manera,  el organismo se encargará de continuar con el cobro de la deuda, con acciones que pueden incluir el embargo o remate de los bienes que el deudor haya dejado como herencia en su testamento.

Al cumplir con esta serie de puntos, no tendrás ningún inconveniente con el pago de tus adeudos fiscales. Recuerda que si eres constante en tus pagos y no acumulas retrasos con ningún impuesto, no obtendrás ningún tipo de multa por parte del SAT.

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La reciente crisis sanitaria desatada por el COVID-19 tuvo como consecuencia un incremento histórico en los índices de morosidad a nivel mundial, que, sumado  a la lista del alza en la inflación y la famosa “cuesta de enero” a inicios de un nuevo año, genera una situación complicada en las finanzas. 

Los procesos financieros obsoletos, han provocado que el 87% de las empresas en México tengan problemas de liquidez y riesgo de quiebra. Por ello, en este año que comienza, es importante que definas tu plan efectivo en tus cuentas por cobrar.

Las cuentas por cobrar representan ese dinero que no puede ser utilizado; es decir, ingresos económicos que aún no han podido cobrarse a los clientes. Esta práctica es muy común en las PyMEs, por lo que para poder crecer de manera correcta, debe de existir un plan previo a la administración de tu cobranza para mejorar así el flujo de efectivo.

La cuesta de enero es un fenómeno social y económico que se da gracias a las ventas especiales y rebajas que las empresas ofrecen durante el mes de diciembre, donde  las personas suelen gastar “de más” para aprovechar dichas promociones.

Una vez que terminan la Navidad y el Año Nuevo, el mes de enero se vuelve difícil, pues muchos consumidores deciden aplicar un control estricto en sus finanzas, pues gran parte de su presupuesto fue utilizado en las compras de fin de año.

Esta dinámica no solo afecta a las personas, también golpea a los negocios quienes, gracias a esa baja en el poder adquisitivo, tienen una disminución significativa en las conversiones y ventas de sus productos o servicios. Esto provoca que haya menos capital y, por ello, menos crecimiento.

Tu empresa debe de mantener una operación constante, que debe ser sostenida con los ingresos que ella genera. Por eso, un manejo adecuado de la cobranza te puede ayudar a tener rentabilidad en tu empresa. Con esta premisa presente, puedes considerar algunos  aspectos para mejorar tu manejo de cuentas por cobrar en este nuevo año.

Un punto importante sobre las cuentas por cobrar es que son una oportunidad de incrementar el negocio de una empresa, ya que ayuda a conservar las relaciones clientes y generar ingresos para la compañía.

Para que esta crisis no impacte a tu negocio, te compartimos algunos tips que debes tener presentes para que puedas manejar tu negocio y sobrevivir a esta cuesta de enero sin entrar en apuros.

Ventas más inteligentes

Antes que todo, debes entender a tus clientes y su comportamiento durante esta temporada; una forma de hacerlo es revisar las estadísticas de ventas del mes de enero de los años anteriores para hacer comparaciones y así enfocar esfuerzos sobre las estrategias que mejor te han funcionado. Recuerda que conocer y entender las necesidades de tus clientes a lo largo del año te ayudará a impulsar tu planeación y estrategia de ventas.

Apuéstale a las ventas digitales

Si aún no has iniciado con un e-Commerce para tu empresa, te estas perdiendo un enorme porcentaje de clientes potenciales. ¿Sabías que, únicamente durante el 2020, el comercio electrónico registró un crecimiento del 81% en comparación con el 2019 y representó el 9% de las ventas totales al menudeo, colocándose como uno de los escaparates más importantes para las empresas?

Las ventas digitales son una excelente oportunidad para considerar promocionarte digitalmente y llegar a más clientes. Una buena forma de invertir es en tu propio e-Commerce. Sin duda se trata del medio perfecto para aumentar el alcance de tus promociones o si tu presupuesto es limitado puedes probar con campañas en redes sociales ya que puede llegar a más personas a un menor costo.

Ten un proceso de cobranza efectivo

Este punto es el santo grial para una compañía: la meta que todo negocio que ofrece créditos a sus clientes desea alcanzar. Sin embargo, no es una tarea fácil de cumplir. Lo mejor que puedes hacer es aplicar medidas preventivas, de esta manera lograrás incrementar el porcentaje de pagos en tiempo.

Algunas de las cosas que puedes aplicar para lograrlo son las siguientes:

• Ofrece descuentos a pagos realizados antes de que se venza la fecha
• Aplicar un sistema de recordatorio de pagos

En caso de tener cuentas vencidas, puedes implementar otro tipo de medidas:

•  Penalizaciones a clientes que no efectúen su pago en tiempos
• Da un seguimiento continuo a tus cuentas para poder contactar a los clientes deudores y resolver el pago vencido a la brevedad, asegurando su deuda

Las cuentas por cobrar pueden convertirse una parte de tu modelo de negocios sin necesidad de que representen un problema mayor, siempre y cuando sepas cómo manejarlo, apoyándote de herramientas que te ayuden a solucionarlo. Esto solamente se logra gracias a procesos administrativos muy efectivos, por lo que con una estrategia correcta podrás mantener la parte financiera sólida y además, permitir que tu negocio crezca.

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La cobranza automática en una empresa puede generar grandes beneficios si estos son implementados de manera correcta, alineados siempre a los objetivos estratégicos de tu organización.

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Cada empresa cuenta con un proceso de contabilidad único con el registro total de todas y cada una de sus transacciones, tanto la entrada como la salida de efectivo en forma de facturas, cheques, y recibos para mantener cada dato actualizado y tener un mejor control interno financiero.

Al mismo tiempo, el banco en el que la compañía opera las cuentas comerciales también realiza un seguimiento de cada transacción financiera cuando procesa los cheques, retiros, y depósitos. Constantemente, el banco envía un extracto bancario en el cual se enlistan detalladamente todas las transacciones financieras, con un saldo bancario actualizado de cada cuenta.

En la actualidad, el mundo laboral se caracteriza por ofrecer diversos desafíos a los trabajadores, lo que hace muy difícil mantener una relación relajada y equilibrada entre el trabajo y la vida personal.

Cuando la organización recibe su extracto bancario del mes, (en condiciones ideales) las transacciones en dicho extracto deben coincidir con las que se encuentran marcadas en el libro mayor interno de la empresa.  A este proceso de comparación entre los registros financieros internos y el extracto bancario se conoce como “Conciliación Bancaria”.

¿Tienes problemas para realizar la conciliación bancaria de tu empresa? Si la respuesta es sí, tenemos algunos consejos para ayudarte a mejorar tu proceso y realizarlo de una manera más eficiente.

5 consejos para hacer tu conciliación anual en menor tiempo

1.- Ten a la mano tu conciliación anterior

En caso de procesar de forma manual tu conciliación, es necesario tener a la mano el estado de cuenta anterior para registrar el saldo de cierre, ya que esto puede ayudar a identificar en caso de que una transacción se haya contabilizado fuera de plazo en los estados de cuenta anteriores.

Adoptar herramientas tecnológicas es una buena opción para mejorar y agilizar tu conciliación de cuentas con la mayor frecuencia posible. Por ello, la ayuda de un software de gestión de cobranza puede ayudar a automatizar los registros y las conciliaciones de manera periódica. 

2.- Concilia por secciones 

Tal como mencionamos anteriormente, es una buena idea comenzar la conciliación bancaria verificando el saldo de cierre del mes o año anterior y, si es necesario, incluso tomar como referencia periodos anteriores.

Esto es sumamente útil para aquellos casos en los que quizás una transacción se haya contabilizado en una fecha anterior a la que se alcanzó el recuento posterior.

De esta forma, si se encuentra un error, no será necesario revisar todo, artículo por artículo; en su lugar, podemos consultar las secciones para averiguar en qué mes se produce la discrepancia.

3.- Analiza, corrobora y verifica discrepancias 

Puedes ahorrar mucho tiempo en la conciliación de tu empresa si prestas atención a esas discrepancias, que suelen ser comunes durante todo el proceso, como alguno de los siguientes puntos:

• Recibir fondos desconocidos en el libro y cuando la fuente de los fondos se encuentra correctamente, volver a recibirlos en el libro sin revertir la primera entrada. 
• Ingresar los registros con un orden incorrecto de dígitos. 
• La colocación incorrecta de puntos y comas al ingresar las cantidades.  

Verificar estos errores prestándole atención a las transacciones puede ayudarte a ahorrar mucho tiempo al final y, si todo parece estar correctamente realizado, es posible que dispongas de mucho tiempo para concentrarte en otras actividades.

4.- Automatizar tus procesos empresariales

Cuidar los recursos de tu empresa es una parte indispensable para dirigir tu organización. Es muy común observar como muchas PyMEs, que empiezan a experimentar un crecimiento acelerado, dejan de lado los controles y auditorías para ponerse a producir más dinero; esta es una de las razones por las cuales comienzan a generarse impactos negativos en la productividad y, sobre todo, en la rentabilidad.

¿Cuáles son las ventajas de contar con un software de automatización?

Las nuevas tecnologías para automatizar tienen para ti múltiples beneficios:

• Minimizan los errores humanos
• Liberan el tiempo a tu equipo de trabajo para ocuparlo en otras tareas 
• Vuelve eficiente cada  proceso de emisión de créditos, recordatorios de cuentas por cobrar y  registros de pagos

¡Moderniza ya tu proceso de cobranza!

Para mejorar tu liquidez empresarial y su flujo de efectivo, es importante utilizar herramientas que te permitan automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos. PORCOBRAR es un sistema de cuentas por cobrar que centraliza y automatiza procesos, lo que permite reducir tu cartera vencida e incrementar tu productividad en la recepción de pagos.

Recibirás notificaciones de pago al instante, realizarás conciliaciones fácilmente, permitirás múltiples opciones de pago y obtendrás visibilidad en tiempo real que te permitirá resolver de la mejor manera cada transacción. Ahorra tiempo y aumenta la tasa del éxito en los cobros en tu empresa con PORCOBRAR.

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¿Sabías que uno de los mayores problemas en nuestro país es la evasión fiscal? Su magnitud es tan grande, que tan sólo en los últimos años los adeudos oscilaron entre un billón y 1.5 billones de pesos. Y, según las estimaciones de las autoridades fiscales, esta cantidad equivale a la tercera parte del presupuesto federal.

El objetivo del Nuevo Régimen de Confianza es la simplificación de las obligaciones fiscales para las personas físicas con actividades empresariales.

Por ello, de forma particular, el Nuevo Régimen de Confianza busca adherir a alrededor de 10 millones de nuevos contribuyentes. Su objetivo es incrementar el 30% de la cantidad de contribuyentes. Y aunque aún no se han detallado los pormenores de esta nueva modalidad, te compartimos un poco de lo que sabemos hasta el día de hoy. 

¿Qué es el Nuevo Régimen de Confianza?

En este un nuevo modelo fiscal, los contribuyentes de menores ingresos podrán tener los impuestos calculados de manera automática, de forma que las declaraciones estarán programadas y el Impuesto Sobre la Renta (ISR) a pagar mensualmente se calculará a partir de la facturación de la empresa, buscando que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) deposite su confianza en los contribuyentes para facilitar el cumplimiento voluntario de cada una de sus obligaciones fiscales.

Según la Iniciativa de Ley de Ingresos de la Federación (ILIF), este nuevo régimen establece tasas fijas basadas en los ingresos de cada contribuyente, así como llevar registros de contabilidad con terceros para cumplir con las obligaciones en materia de ISR, al pasar a un cálculo automatizado con información precargada.

Además, este nuevo modo sería una nueva versión del actual Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), por lo que se recomienda que los contribuyentes que tributen en este último cambien al régimen de confianza, pues este otorga mayores y mejores beneficios.

¿A quienes se dirige este nuevo modelo?

El Nuevo Régimen de Confianza está dirigido absolutamente a todos los contribuyentes, pero especialmente a aquellos que tengan actividad empresarial del RIF, para quienes por primera vez vayan a pagar impuestos y para PyMEs que no aún no estén debidamente formalizadas.

De acuerdo con estimaciones de las autoridades fiscales, existen cerca de 12.5 millones de personas físicas con actividad empresarial, de los cuáles 10.2 millones perciben ingresos inferiores a los 3.5 millones anuales, por lo que esta población sería elegible para el Régimen Simplificado de Confianza.

¿Qué ventajas se obtienen de este Nuevo Régimen de Confianza?

Con la implementación de este nuevo modelo fiscal, se prevén tasas impositivas menores que se estarán aplicando de forma progresiva, todo esto de acuerdo con los ingresos de cada usuario. Además, no se presentarán declaraciones informativas, pues el contribuyente no estará obligado a llevar una contabilidad electrónica y podrá optar por una sola declaración anual o, en su caso, una declaración mes con mes con el ajuste anual correspondiente.

En el caso de personas morales, este régimen anticipa facilitar el cumplimiento del pago de impuestos al permitir que la acumulación de los ingresos y deducción de las erogaciones tenga lugar hasta que en efecto se perciban y sean pagadas.

De la misma manera, se propone un nuevo esquema de deducción de inversiones a menor plazo al cual podrán recurrir quienes cumplan con sus obligaciones. La deducción de inversiones se determinará a través de un tabulador, por lo que depende del tipo de bien y el monto original de la inversión.

Es momento de adoptar herramientas digitales para mejorar tus procesos empresariales

La cobranza siempre es una tarea complicada, pues no lograr cobrar a tiempo un saldo vencido pone en riesgo el equilibrio financiero de tu empresa, provocando problemas en tus finanzas al no tener el suficiente flujo de efectivo y, con ello, problemas en la facturación de tu empresa. Por ello, es de suma importancia que las empresas reconozcan la urgencia de optimizar sus estrategias de cobranza y mejorar así su salud financiera.

La gran ventaja a tu favor son las nuevas tecnologías. En la actualidad, existen herramientas inteligentes que automatizan los procesos y ayudan a agilizar tu flujo de efectivo y la gestión de tus cuentas por cobrar. Apoyarte en herramientas de cobranza, como lo es un software de cobranza automática, puede ser la respuesta a tus problemas con las cuentas vencidas.

Si algo debes aplicar en tu negocio, son herramientas que te ayuden a optimizar tiempo y esfuerzo, mejorando tu proceso para llegar a las metas establecidas. No temas al futuro tecnológico: mantén los ojos abiertos a todas estas nuevas oportunidades de optimización de la gestión de cobranza. Por ello, lo ideal es modernizar tus procesos con herramientas como PORCOBRAR, un sistema de automatización de cobranza que te permite automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos.

PORCOBRAR es la plataforma de gestión de cobranza automatiza procesos, lo que permite reducir tus cuentas por cobrar a clientes e incrementar tu productividad. Recibirás notificaciones de pago al instante, realizarás conciliaciones fácilmente, permitirás múltiples opciones de pago y obtendrás visibilidad en tiempo real que te permitirá resolver de la mejor manera cada transacción.

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Uno de los problemas más comunes al que se enfrentan las compañías es controlar su flujo de efectivo, y más específicamente cuando se relaciona con sus procesos de cobro. El hecho de vender en exceso sin poder cobrar en tiempo supone un enorme riesgo para el equilibrio financiero de una empresa, lo que a su vez puede provocar problemas internos y llevar incluso a la quiebra.

Y aunque se trata de una de las fuentes más importantes en la economía alrededor del mundo, las PyMEs no siempre cuentan con los recursos necesarios para impulsar el desarrollo de su negocio, enfrentándose a múltiples dilemas que afectan en gran medida su economía.

¿Sabías que las PyMEs son el pilar financiero de nuestro país, constituyendo el 95% del total de las empresas en México y generando ingresos equivalentes al 52% del Producto Interno Bruto?

Por esta razón, es importante que las empresas (sin importar su tamaño) reconozcan la importancia de optimizar las estrategias de cobranza y así lograr mejorar su salud financiera.

4 estrategias para mejorar tu proceso de cobros

1.- Envía las facturas inmediatamente

No expedir las facturas de forma inmediata genera un retraso en los pagos y provoca que tus clientes se queden con la idea de que tienen más tiempo para pagar su deuda, lo que puede traer diversos problemas de liquidez que se verán reflejados instantáneamente en tus números.

2.- Da un seguimiento adecuado

Es importante darle un seguimiento constante a los clientes de tu cartera que presenten algún retraso en los pagos. Para ello, debes contar con una herramienta que facilite tu proceso de cobranza y te permita tener visibilidad del estado de tus cuentas por cobrar.

3.- Define siempre políticas de crédito y cobranza

Es sumamente importante establecer desde el inicio de una relación las políticas de pago, tiempos, proceso de seguimiento y consecuencias en caso de que el cliente se demore con el pago.

4.- Dale a tus clientes diferentes opciones de pago

Ofrecer a tu cliente una gran variedad de formas de pago (como pago en efectivo, cheque, transferencia, depósito en algún establecimiento, entre otras.) evitará las excusas y facilitará la cobranza de la cuenta pendiente.

Para mejorar estos puntos y optimizar al máximo tus procesos, te recomendamos aprovechar al máximo las herramientas que la tecnología te ofrece, Un software de automatización de cobranza te permitirá administrar las cuentas por cobrar de una forma más eficiente, práctica, sencilla y accesible.

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Para mejorar tu liquidez empresarial, es importante utilizar herramientas que te permitan automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos. PorCobrar es la plataforma de gestión de cobranza que centraliza y automatiza procesos, lo que permite reducir tu cartera vencida e incrementar tu productividad.

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En la reciente pandemia por COVID-19, las empresas alrededor del mundo descubrieron que, para generar liquidez y conservar efectivo para su propia supervivencia, debían minimizar los riesgos y maximizar los beneficios para su compañía. En una realidad volátil, incierta y muy competitiva, la optimización de procesos empresariales es fundamental para sortear con éxito los obstáculos.

Recibir una gran orden de pedidos y obtener dinero al instante es algo que muchas empresas anhelan. Lamentablemente, entre obtener un pedido y obtener el efectivo en la cuenta bancaria de la empresa pueden existir cientos de inconvenientes. Con la digitalización de todos los sectores de la industria, el rendimiento solo puede lograrse mediante la automatización de las operaciones con el objetivo de aumentar la competitividad al ganar eficiencia, agilidad y al enfocarse en la satisfacción del cliente.

¿Cómo hacerlo? Mediante herramientas adaptadas a tus ambiciones y a la madurez de tu estructura en términos de transformación digital. 

¿Qué es Order to Cash?

Order to cash (O2C) hace referencia a las actividades del ciclo del cliente, relacionadas con el procesamiento de pedidos. Es uno de los procesos más complejos que existe en una organización, pero también es una herramienta que sus ejecutivos rara vez atienden realmente. 

Esta se trata de una recopilación de todas las actividades empresariales que se relacionan con realizar una venta y obtener los ingresos de la misma (que van  desde recibir un pedido hasta procesarlo y recibir el pago). Por ello, y debido a su complejidad, muy pocas empresas buscan realizar mejoras en ese método, hasta que una crisis imprevista obliga a la organización a darse cuenta de los problemas y de los procesos ineficientes por la falta de su implementación.

Aunque no es fácil, transformar el proceso O2C mediante el uso de una plataforma digital, puede ayudar a las compañías a impulsar sus ventas, mejorar la satisfacción del usuario y reducir considerablemente los costos. 

“Con el tiempo, las empresas que implementan plataformas Order to Cash y rediseñan el proceso, aumentan sus ingresos entre un 1% y un 3% anual.”

Este modelo abarca cada paso puesto en marcha cuando un cliente realiza un pedido, cubriendo cada una de las actividades que el empleado realizará  (incluyendo el recibo de pagos). Dependiendo del tipo de industria al que pertenezca la compañía, puede traducirse en un proceso simple o complicado. Por lo tanto, el proceso de orden para cobrar consta de dos procesos diferentes: el proceso de gestión de pedidos y el proceso de facturación en efectivo.

¿Por qué tu empresa debe optimizarse a través de Order to Cash?

Anteriormente, los clientes podían sentirse satisfechos con tiempos largos de entrega entre el pedido y la llegada del mismo. Desafortunadamente, y con la llegada de la transformación digital, las cosas han cambiado. Con este panorama, cuanto antes se pague, mejor se vuelve la experiencia de venta. El dinero inmovilizado en un inventario o en cuentas por pagar se convierte en un rendimiento retrasado de la inversión para la empresa . Aunque este caso podría no ser tan grave si se trata de un par de solicitudes, al tratarse de una suma sustancial de efectivo en el que se involucran grandes pedidos tu empresa podría cargar con terribles consecuencias.

Order to Cash y sus desafíos

Más que una simple actividad operativa, el modelo Order to Cash implica la idea de la digitalización y la optimización de las operaciones empresariales, esto con el fin de cumplir con tres metas principales que son imprescindibles para mantener la competitividad:

• Costos: Optimizar tu proceso significa ahorrar tiempo para dedicar tu tiempo a tareas de mayor valor añadido para la empresa y, por ende, para tus clientes.
• Tiempos de entrega: Gracias a la reducción del ciclo del cliente, también se ahorra dinero, lo que mejora su satisfacción.
• Calidad: Ofrecer a tus clientes una experiencia de calidad, evita cualquier dilema y aumenta la lealtad y fidelidad a tu marca.

5 funciones empresariales de este modelo 

La gestión del ciclo de clientes impacta cada una de las actividades de la empresa y requiere un gran número de intervenciones humanas. En resumidas cuentas, el más mínimo retraso o error en cualquiera de sus etapas afectará a toda la cadena. La automatización de la cobranza y la digitalización de procesos mediante el uso de softwares limita este tipo de riesgos, lo que te permitirá obtener numerosos beneficios.

“Según un estudio elaborado por IBM, las empresas que han optimizado su proceso de Order to Cash son 81% más eficientes en la gestión de sus pedidos.”

Estos son algunos de los procesos que se pueden optimizar, automatizando tus procesos empresariales:

1.- La experiencia del cliente

La satisfacción del cliente, en todos los puntos de contacto, sigue siendo una de las cuestiones prioritarias del Order to Cash. Asegúrate de proporcionar a tus clientes una experiencia de pedido, pago y entrega sin problemas.

Por otra parte, la implementación de soluciones de automatización, mejoran los intercambios y contribuyen a aclarar los desacuerdos.

2.- Centralizar y analizar los datos

Contar con los datos completos y actualizados de tus clientes evita errores que pueden afectar la relación que tienen con tu empresa, como es el caso de entregas con retrasos. Gracias al correcto análisis de datos y la disponibilidad de informes en tiempo real, es posible corregir los puntos de desaceleración e identificar qué áreas se deben mejorar en los procesos de gestión de cada uno de los pedidos.

3.- El procesamiento de los pedidos

La automatización de la gestión abarca desde la planificación del pedido, hasta el envío de las órdenes de compra a los proveedores correspondientes. Al automatizar tus procesos, se pueden reducir  las actividades tardadas y tediosas, como el ingreso manual de pedidos. Liberados de este tipo de actividades, tus equipos de trabajo estarán disponibles para trabajar en actividades más importantes.

4.- Comunicación y colaboración

La falta de comunicación entre los responsables que participan en esta cadena puede dar paso a confusión y malos entendidos. Esto tiene un impacto negativo en el rendimiento de tu empresa y en sus relaciones con los usuarios que consumen tu marca. Gracias a las herramientas tecnológicas que cuentan con funcionalidades de notificaciones automáticas y visibilidad de datos en tiempo real, la comunicación y la colaboración entre los equipos mejora enormemente.

5.- Desmaterialización y gestión de documentos

Integrar herramientas digitales hace posible la optimización de la gestión de la empresa. Un software de gestión de compras ofrece numerosas funcionalidades relacionadas con los procesos de  Order to Cash, los cuales facilitan el manejo de la documentación de cada cliente.

Optimizar el manejo de recursos financieros en tu empresa no significa simplemente ahorrar en gastos operativos y financieros, sino también ser creativo en la forma de maximizar los ingresos y mejorar el flujo de efectivo para tu empresa.

La cobranza automática en la organización puede generar grandes beneficios si estos son implementados de manera correcta, alineados siempre a los objetivos estratégicos de tu organización. Es definitivo: automatizar la cobranza de tu empresa te brindará múltiples ventajas. La principal es que te permite liberar a los empleados de tareas de poco valor, para que puedan concentrarse en actividades de visión corporativa más estratégicas.

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Piensa en los esfuerzos y recursos que necesitas para atraer un cliente nuevo: tus argumentos de venta, una buena estrategia de marketing, cambiar un “no” inicial por un “quiero probar tu producto o servicio”, además de todo el tiempo y el esfuerzo requerido para incorporar a un nuevo cliente a tu cartera: aprender todo sobre su empresa, encontrar el ritmo conveniente para operar y superar los obstáculos que esto conlleva.   

Y, de pronto, recibes un mail o una llamada telefónica agradeciéndote e informándote que van a prescindir de tus servicios. 

Es algo molesto, ¿no? Y no se trata únicamente del golpe al ego por perder un cliente: su salida es un desperdicio de recursos invertidos en el proceso de adquisición y obstaculiza el crecimiento de tu compañía. Tiempo y dinero que invertiste y, que ahora, saliste perdiendo. 

El 34% de las PyMEs que participaron en una encuesta de Accounting Today respondieron de manera positiva (16%) o indiferente (18%) a la probabilidad de que cambiaran de estrategias contables. 

Si bien no existe una manera 100% segura de evitar la pérdida de clientes, seguir estos tres puntos te ayudará a mejorar la satisfacción y retención de tus clientes, reduciendo así las posibilidades de que salgan de tu cartera. 

1.- Escuchar y entender

Cada vez que un nuevo cliente llega a tu empresa, debes profundizar en tu primera conversación con él para comprender su negocio, sus necesidades financieras y las expectativas que tiene con respecto a tu colaboración. Muchas veces, por cuestiones de agenda y compromisos, la  primera conversación podría ser también la última que tendrán directamente con los clientes. Y ese es un arma de doble filo.

¿Pero por qué? Aunque ya los conozcas y hayas trabajado con ellos durante mucho tiempo, todo cliente necesita mantener este tipo de comunicación de manera regular por tres motivos: 

Uno: todos somos humanos y buscamos sentirnos escuchados y comprendidos, que no se nos dé por sentado. Una relación de negocios no es diferente en este sentido. 

En segundo lugar, los clientes pueden tener inconformidades, cosas que les molesten o detalles que desearían que pudieran mejorar, pero muchos de ellos no suelen externarlo de forma sencilla. Es posible que no quieran parecer hostiles, o puede que piensen que ya eres consciente de aquello que les incomoda, pero supongamos que eligen no hacer nada al respecto y no quejarse. Así que aguantan un poco… Hasta que se van al no ver una mejora en aquello que les molesta. 

En tercer lugar, las empresas (e incluso, también las personas) cambian constantemente. Las necesidades para un cliente suelen cambiar con el paso del tiempo. Y, cuando esto sucede, suelen no tener una idea real de cuáles son sus principales necesidades comerciales.. 

Por esto, piensa en el valor que puedes aportar a los clientes de tu empresa y la ventaja competitiva que obtendrá sobre otras compañías con sólo ser más atento y práctico con tu cartera de clientes. 

Con esto en mente, ¿cuál es la mejor manera de hacerlo? Primero, debes estipular con qué frecuencia puedes realizar estas conversaciones. Lo más importante es que, antes de tu reunión con el usuario, prepares una lista de preguntas abiertas que lo ayudarán a guiar la conversación. 

2.- Involúcrate en sus preocupaciones

Una de las principales quejas que tienen los propietarios de pequeñas y medianas empresas hacia sus contadores es su falta de proactividad. 

A los encuestados en el estudio de Accounting Today se les pidió que abordaran los desafíos financieros con los que se enfrentan: el 32% mencionó problemas de flujo de efectivo y el 21% se preocupaba enormemente por la baja rentabilidad. El 51% de los participantes de la encuesta afirmaron que su mayor preocupación son  las cuentas por cobrar.

Como propietario de la empresa, puedes intervenir y ofrecer ayuda para mitigar estas preocupaciones, pues tienes conocimiento sobre el negocio de tus clientes y cuentas con habilidades para comprender qué pueden hacer mejor financieramente, para así guiarlos, ofrecerles consejos y ayudarlos a crecer. Cuanto más adoptes un enfoque proactivo con los clientes de tu cartera, mayor será su reconocimiento y lealtad. ‍

3.- Busca mejores soluciones

Puedes pensar que estás haciendo todo bien al trabajar duro y ser proactivo con tus clientes. Pero eso no es suficiente. En la actualidad (y especialmente después de la reciente pandemia por COVID-19), la economía empresarial depende más que nunca de la tecnología en todos los aspectos: softwares de contabilidad, nómina y comunicaciones, por mencionar algunas. Por ello, es imprescindible que te sumes a la innovación y actualices tus procesos empresariales para mejorarlos y ofrecer a tus clientes una mejor experiencia.

Para mejorar tu liquidez empresarial, es importante utilizar herramientas que te permitan automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos. PorCobrar es la plataforma de gestión de cobranza que centraliza y automatiza procesos, lo que permite reducir tu cartera vencida e incrementar tu productividad.

 Si algo debes aplicar en tu negocio, son herramientas que te ayuden a optimizar tiempo y esfuerzo, mejorando tu proceso para llegar a las metas establecidas. No temas al futuro tecnológico: mantén los ojos abiertos a todas estas nuevas oportunidades de optimización de la gestión de cobranza. Por ello, lo ideal es modernizar tus procesos con herramientas como PorCobrar, un sistema de automatización de cobranza que te permite automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos.

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La digitalización es una de las herramientas fundamentales para que empresas de todos tamaños logren altos niveles de competitividad. Por ello, la automatización de la cobranza es una necesidad real para que las empresas puedan tener visibilidad y control de su liquidez. Y es aquí en donde PorCobrar se vuelve tu aliado para lograrlo. 

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Uno de nuestros clientes es una empresa internacional del sector salud, fundada en Ohio EUA, con operación en más de 100 países. 

Con ayuda de PorCobrar, lograron disminuir su cartera vencida un 75% automatizando todo el flujo de cobranza y el envío de facturas de forma masiva, con lo que solucionaron los retrasos de pago.  Al integrarse la comunicación entre su ERP y PorCobrar, lograron un flujo automático que generó visibilidad inmediata del estatus de pago.