La acumulación de cuentas por cobrar y la liquidez, tienen una relación muy estrecha, pues es un factor indispensable para todas las empresas. Si no se cuenta con el efectivo suficiente, las operaciones pueden resultar afectadas. Por supuesto, en este aspecto, debe destacar la importancia de saber cómo manejar las cuentas por cobrar, pues estas tienen una relación directa con la liquidez empresarial.

En el caso de algunas compañías, es una práctica común otorgar créditos a los clientes; lamentablemente, muchas de las veces los tiempos de pago suelen extenderse más de lo acordado, provocando retrasos en la cobranza, lo que genera una acumulación en las cuentas por cobrar. Esto indica la necesidad de desarrollar una buena gestión de cobranza, ya que de no obtener los recursos necesarios en un determinado periodo de tiempo, la compañía  puede enfrentar falta de liquidez.

7 Tips para mitigar la acumulación de cuentas por cobrar.

¡Toma nota de estos tips para gestionar tu proceso de cobranza de manera óptima!

1.- Organización de la documentación

No puedes llevar una buena gestión de cobranza si no cuentas con una correcta organización de la documentación de cada uno de tus clientes. Aunque creas que este punto es algo muy obvio y básico, representa uno de los más importantes en el tema de las cuentas por cobrar.

Al ordenar la información de cada uno de tus clientes, conocerás a detalle cada una de las cuentas, dar un seguimiento oportuno y evitar enfrentarte a deudas incobrables. Para llevar un control efectivo, debes clasificarlas por cliente, fecha de vencimiento o días de retraso en el pago de la cuenta.

2.- Envía tus facturas a tiempo

Uno de los errores más comunes en las empresas es demorar el envío de las facturas correspondientes. Si el cliente no la recibe en el momento indicado, el pago se verá retrasado (ya sea por olvido, falta de registro o desconocimiento de la fecha de vencimiento).

Por ello, debes priorizar el envío de facturas en la fecha adecuada, esto le servirá a tu cliente como recordatorio para no postergar los pagos correspondientes.

3.- Otorga beneficios por pagos anticipados

En muchas ocasiones, los clientes se sienten motivados a realizar un pago a tiempo ante la oferta de descuentos por el cumplimiento de sus obligaciones, antes de la fecha de vencimiento de una factura. Si bien puede que dejes de recibir un pequeño porcentaje, mantener el flujo de efectivo de tu empresa es un punto mucho más relevante para tu negocio.

Por otro lado, en caso de que algún cliente presente un atraso en el pago, puedes ofrecerle un descuento si liquida en su totalidad la deuda registrada o, en su defecto, la disminución de los intereses por el tiempo de retraso acumulado.

4.- Resuelve los problemas con tiempo

Ante la existencia de problemas con un cliente a raíz de confusiones en la facturación, pagos atrasados o documentos emitidos, es importante no dejar pasar mucho tiempo para solucionar el inconveniente o, por lo menos, aclarar dicha situación.

Cuando hay reclamos o malentendidos, es mejor resolverlos de forma inmediata para evitar futuros dilemas con el cliente que puedan retrasar aún más el cobro de una factura.

5.- Ojo con tus políticas de crédito

El no contar con políticas de crédito adecuadas puede ocasionar consecuencias graves debido a la falta de límites al momento de otorgar un crédito.

Evaluar muy bien a tu cliente antes de otorgarle un crédito puede hacer la diferencia en tu negocio. Por otra parte, es mejor no brindar esta opción a clientes nuevos hasta conocer sus antecedentes y comportamientos de pago.

Es por eso que debes evitar ser muy flexible con aquellos clientes que constantemente presentan retrasos habituales en el pago de sus deudas. Si un incumplimiento de pago sucede con frecuencia, debes revisar si tus políticas establecidas son las que realmente necesita tu compañía y si las estás aplicando de forma adecuada.

6.- Dale a las deudas de tus clientes un seguimiento continuo

Muchas veces, dejamos pasar por alto las fechas de vencimiento de las facturas. Si no estás pendiente de su status… ¿Quién lo estará? Por ello, te aconsejamos designar a un miembro de tu equipo para que esté al tanto de las cuentas por cobrar, apoyándote en un software de cobranza que centralice la información y documentación. Con esta herramienta, conocerás las razones de los atrasos, consultar las nuevas fechas de pago y enviar al cliente recordatorios por diversos canales sobre la deuda que tiene con tu negocio.

De esta manera, tendrás un mejor control y podrás determinar si alguno de tus clientes requiere estrategias de cobro diferentes para cumplir con sus compromisos de pago.

7.- Implementa una plataforma de gestión de cobranza 

Gracias al avance de la tecnología, se han creado softwares de gestión de cobranza que te ayudan a llevar las cuentas por cobrar de una manera más rápida, precisa y confiable.

Estas herramientas centralizan toda la información en un solo lugar, por lo cual tendrás a tu alcance todos los datos de cada cliente. De esta manera, no solo ahorrarás tiempo, sino que tendrás la posibilidad de enviar facturas y recordatorios automáticos a cada uno de ellos y generar reportes de deudas en tiempo real, además de múltiples beneficios que harán más fácil el proceso de cobranza en tu empresa.

7 tips para mitigar la acumulación de cuentas por cobrar

¡Moderniza ya tu proceso de cobranza!

 Para mejorar tu liquidez empresarial y mitigar la acumulación de cuentas por cobrar, es importante utilizar herramientas que te permitan automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos. PORCOBRAR es un sistema de cuentas por cobrar que centraliza y automatiza procesos, lo que permite reducir tu cartera vencida e incrementar tu productividad en la recepción de pagos.

Recibirás notificaciones de pago al instante, realizarás conciliaciones fácilmente, permitirás múltiples opciones de pago y obtendrás visibilidad en tiempo real que te permitirá resolver de la mejor manera cada transacción. Ahorra tiempo y aumenta la tasa del éxito en los cobros en tu empresa con PORCOBRAR.

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Cuando eres dueño de una empresa o te encargas de su gestión, es posible que, por impulsar el aumento de los clientes y ventas, llegues a dejar en segundo plano la correcta administración de las cuentas por cobrar. Esta es una mala práctica, pues hacerlo puede impactar negativamente en las finanzas de la compañía.

Y es que debes tener presente que la optimización de los procesos de cobranza es una parte fundamental para poder mantener tu negocio en pie, ya que además de brindar estabilidad financiera a tu empresa, también impactará en el rendimiento de otras áreas que lo conforman.

43% de las empresas de nuestro país no utilizan
tecnologías de apoyo para digitalizar sus procesos” 

Bain & Company

De manera concreta, gestionar correctamente tu empresa previene de gastos innecesarios de capital, lo que te ayudará a incrementar tu flujo de efectivo. Por ello, si no le has dedicado el tiempo necesario a estos procesos, es momento para que comiences a establecer las bases de una correcta administración empresarial.

Optimiza la administración de las cuentas por cobrar siguiendo estos 7 puntos:

1.- Verifica constantemente el status de tus clientes 

Si tienes la intención de hacer negocios que involucren relaciones a largo plazo, debes revisar con atención el historial de crédito de tus clientes para verificar su solvencia. Recuerda que tu empresa no es un banco: el hecho de que extiendas crédito es sólo un privilegio dentro de tu servicio al cliente.

2.- Acota el tiempo necesario para recibir tus pagos

Un ejemplo claro para entender este punto: Si tus proveedores esperan que les pagues dentro de 30 días, entonces tú no deberías otorgarle a tus clientes más de 45 días para pagarte. Si, en cambio, concedes a tus clientes 15 días para pagar sus facturas pendientes, tu flujo de efectivo no se verá afectado.

3.- Apégate a tus políticas de crédito

Por favor, no ofrezcas un crédito a todos tus clientes si sabes que no cuentan con una solvencia adecuada. Tampoco ofrezcas créditos a nuevos clientes hasta que hayas logrado una relación constante y confiable con ellos. 

Una vez que se haya extendido el crédito, debes ser muy estricto si alguno de tus clientes no se apega al plan definido.

4.- Expón a detalle las condiciones de pago

En el contrato que tengas con tus clientes, debes indicar clara y objetivamente el día de vencimiento del pago en vez de usar términos vagos como “cuando se reciba” o “al recibir el pago”.

 Este tipo de términos es muy poco preciso para los clientes, por lo que acaban siendo ellos y no tú los que deciden en qué fecha pagar. Por eso, es importante la claridad y objetividad de las cláusulas que conforman tu contrato.

5.- Impón cargos por pagos atrasados

No tiene nada de malo que intentes utilizar ciertos métodos para asegurar que tu cliente pague su deuda. Por ello, es válido agregar un cargo adicional por pagos retrasados, como cierto porcentaje de interés sobre el total del adeudo.

 Como una buena estrategia, puedes cancelar este cargo la primera vez que tu cliente se atrase en el pago. Sin embargo, deja claro que se trata de una situación única y que no volverás a cancelar el cargo por los pagos atrasados a futuro si continúan tardando en liquidar su cuenta pendiente.

6.- Ofrece descuentos por pagos puntuales

Cuando un cliente pague sus facturas a tiempo, puedes premiarlo otorgándole un descuento. Esta será una buena estrategia para que el cliente se sienta realmente valorado y elija seguir siendo puntual en sus pagos, lo que te ayudará a mejorar el flujo de efectivo y reducir la cartera vencida.

7.- Invierte en un software de gestión de cobranza

Para ahorrar tiempo (y dinero), una buena opción es adoptar herramientas digitales y utilizar un sistema de cuentas por cobrar, que se encargue de enviar de forma automática recordatorios a tus clientes para que tengan presentes sus pagos pendientes. Esta plataforma también puede enviar facturas recurrentes de forma automática, lo que te ayudará a tener mejor control y visibilidad de facturas.

La importancia de un software de automatización de las cuentas por cobrar

Contar con una plataforma de cobro automatizado, que te ayude a tener el control de la recepción de pagos, facilita muchas tareas.

Medir tus canales de interacción desde un mismo tablero, permite monitorear efectivamente las acciones que  llevas a cabo. Uno de los puntos principales en el proceso de cobro es contar con los datos de cada uno de tus clientes, con la opción de poderse actualizar de forma simple.

Si algo debes aplicar en tu negocio, son herramientas que te ayuden a optimizar tiempo y esfuerzo, mejorando tu control de facturas y  procesos para llegar a las metas establecidas. No temas al futuro tecnológico: mantén los ojos abiertos a todas estas nuevas oportunidades de optimización de la gestión de cobranzas.

¿Cuáles son las ventajas de la automatización de cobranzas?

Las nuevas tecnologías para automatizar tu cobranza tienen para ti múltiples beneficios:

• Minimizan los errores humanos
• Liberan el tiempo a tu equipo de trabajo para ocuparlo en otras tareas 
• Vuelve eficiente cada  proceso de emisión de créditos, recordatorios de cuentas por cobrar y  registros de pagos

¡Moderniza ya tu proceso de cobranza!

Para mejorar tu flujo de efectivo empresarial, es importante utilizar herramientas que te permitan automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos. PorCobrar es la plataforma de gestión de cobranza que centraliza y automatiza procesos, lo que permite reducir tu cartera vencida e incrementar tu productividad.

Recibirás notificaciones de pago al instante, realizarás conciliaciones fácilmente, permitirás múltiples opciones de pago y obtendrás visibilidad en tiempo real que te permitirá resolver de la mejor manera cada transacción. Ahorra tiempo y aumenta la tasa del éxito en los cobros en tu empresa con PorCobrar.

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La digitalización de cuentas por cobrar mejora el control de la cobranza, cartera vencida y facturación, ahorrando esfuerzo dentro de las tareas financieras habituales, actividades que pueden volverse tediosas y poco prácticas. La clave para controlar el seguimiento de tu gestión de cuentas por cobrar es la digitalización.

La automatización en la gestión de cuentas por cobrar es uno de los puntos clave en la transformación digital de las empresas. Ésta garantiza una gestión de cobros ágil y eficiente, optimizando todas las fases requeridas para tener un ciclo redondo y usuarios felices.

¿Tu departamento de cuentas por cobrar aún pelea con carpetas de notas impresas y archivos de facturas en papel? Si tu respuesta es sí, es urgente que comiences a adoptar nuevas herramientas digitales para mejorar tus procesos empresariales.

Digitalización de cuentas por cobrar

La importancia de un software para la Digitalización de Cuentas por Cobrar

Contar con una plataforma de cobro automatizado que nos ayude a tener el control de las interacciones que los agentes de cobranza tienen con los clientes, facilita muchas tareas.

 Medir nuestros canales de interacción desde un mismo tablero permite monitorear efectivamente las acciones que  llevemos a cabo. Uno de los puntos principales en el proceso de cobro es contar con los datos de cada uno de nuestros clientes, con la opción de poderse actualizar de forma simple.

Los principales beneficios de la digitalización de cuentas por cobrar

1- Una herramienta digital permite tener una gestión electrónica por completo

Un proceso de facturación funciona mucho mejor cuando las tareas manuales se reducen significativamente. La solución que decidas adoptar para tu compañía debe verificar automáticamente los datos de cada factura, que ésta cumpla con las políticas internas y la reglamentación legal, ofreciendo un entorno de trabajo completamente digital, que no requiera introducir datos de forma manual.

2- Mejora la comunicación y colaboración con tus clientes

Un software de gestión de cobranza te proporciona información en tiempo real del estado de las facturas, lo que te da la posibilidad de remitirlas directamente. Así se acelerará cada proceso del cobro.

3- Una herramienta digital capturar con precisión los datos de facturas en diferentes formatos

Un software de administración de cuentas por cobrar te ofrece herramientas inteligentes de análisis de datos para acelerar el proceso de captura, mejorar la precisión y la seguridad del proceso. Esta plataforma será capaz de extraer toda la información relevante de las facturas, independientemente de su formato.

4- Acceder a tus archivos electrónicos fácilmente

Un software de gestión de cobranza es capaz de archivar automáticamente las facturas en un formato electrónico, permitiéndote eliminar las interminables y tediosas tareas de clasificación manual, archivando papeles y carpetas. Además, puedes guardar y proteger copias de las facturas y tenerlas siempre a la mano, no importa el lugar en el que te encuentres.

¿Cuáles son las opciones para automatizar mis cobros de forma accesible?

La respuesta es simple: un servicio en la nube que te permita automatizar tus procesos e intercambios de información. Además, que elimine el uso de documentos impresos, ofreciendo una visibilidad total de la información total de tu cartera de clientes. Este tipo de soluciones aportan valor a las empresas que buscan eficiencia, seguridad y control, además de flexibilidad.

Si algo debes aplicar en tu negocio, son herramientas que te ayuden a optimizar tiempo y esfuerzo, mejorando tu proceso para llegar a las metas establecidas. No temas al futuro tecnológico: mantén los ojos abiertos a todas estas nuevas oportunidades de optimización de la gestión de cobranzas. Por ello, lo ideal es modernizar tus procesos con herramientas como PorCobrar, un sistema de automatización de cobranza que te permite automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos.

PorCobrar es la plataforma de gestión de cobranza automatiza procesos, lo que permite reducir tu cartera vencida e incrementar tu productividad. Recibirás notificaciones de pago al instante, realizarás conciliaciones fácilmente, permitirás múltiples opciones de pago y obtendrás visibilidad en tiempo real que te permitirá resolver de la mejor manera cada transacción.

Ahorra tiempo y aumenta la tasa del éxito en los cobros en tu empresa con PorCobrar.

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Las gestión de cuentas por cobrar es un factor clave para cualquier empresa. Por ello, tener un control efectivo de las deudas de tus clientes y un efectivo sistema de cobranza, ayudará a tu empresa a cumplir con los objetivos financieros.

Según reportes de la revista CFO, aproximadamente el 60% del capital circulante de la mayoría de las empresas está inmovilizado debido a las facturas pendientes de cobranza.

Al ser la fuente principal de ingresos en la empresa, la visibilidad del flujo de efectivo que se implica en las cobranzas impactará de forma directa la liquidez de la empresa.

La Visibilidad es clave para tu cobranza

La toma de decisiones es algo constante cuando hablamos de cobranza y cartera vencida, por eso es importante enfocarse en tener la información actualizada para decidir las acciones primordiales para asegurar el flujo de efectivo resultado del buen manejo de las cuentas por cobrar. 

Moderniza tu empresa

Una de las ventajas principales de la automatización de cobranza se enfoca en la visibilidad de cada cuenta, periodos y cartera vencida.

El proceso de cobranza automático en una empresa no puede reducirse a la adquisición de un software de cobranza, pues su adquisición sería solamente el primer eslabón de una cadena que incluye la selección y capacitación de personal para la configuración y manejo del software, procurando adaptar la herramienta tecnológica a la empresa y a sus necesidades principales.

Por esto, un outsourcing de cobranza representa una ventaja importante para aquellas empresas que requieran optimizar los procesos de gestión de cuentas por cobrar mediante la automatización. 

#SabíasQue… En México las cuentas por cobrar en ocasiones superan el 25% de los activos de una empresa, lo que quiere decir que una cuarta parte del dinero de la compañía no existe porque todavía no lo cobra.

Sácale provecho a la tecnología

Aunque la tecnología nos brinda día a día herramientas maravillosas para acelerar nuestros procesos, muchas empresas siguen utilizando métodos o herramientas manuales para realizar la cobranza y registro de cuentas, lo que implica trabajo repetitivo y la completa dispersión del control en cada una de las tareas del proceso, dando seguimientos del caso de forma individualizada, lo que trae consigo errores durante el proceso.

Todo este ir y venir de información afecta la forma en la que se maneja la gestión de cuentas por cobrar.

Operar de forma correcta las cuentas por cobrar es importante para mantener un flujo de efectivo óptimo que ayude a cumplir con los compromisos financieros de tu empresa (pago de salarios, pago a proveedores, inversiones).

¿Cómo lograr una mejor gestión de cuentas por cobrar?

El uso de las nuevas tecnologías es indispensable, y un software de cobranza te ayudará a lograrlo. Desde la emisión de facturas electrónicas, hasta generar estados de cuenta de tus clientes para establecer acciones efectivas de cobranza, un sistema de automatización de cobranza te puede ayudar.

Si tomamos como ejemplo el seguimiento a los clientes, un software de cobranza te dará la visibilidad de los estados de cuenta, la antigüedad de saldos y el pronóstico de la cobranza, lo que te ayudará a saber con más precisión cuál es el mejor momento para fijar fechas de pago con el beneficio de asegurar un flujo de efectivo en tu empresa y tomar decisiones como realizar una inversión en el crecimiento del negocio acertadas en cada paso del proceso.

Si no tienes el control adecuado en tus cuentas por cobrar, llegará un momento en cual el proceso se salga de control y las entradas de efectivo se verán sumamente afectadas, lo que equivale a una disminución de liquidez (menor liquidez = más dificultad de cumplimiento en compromisos financieros).

Al tener un registro de todas las actividades con tus clientes y proveedores, podrás generar automáticamente tus cuentas por cobrar y monitorear los pagos pendientes.

Por ello, lo ideal es modernizar tus procesos con herramientas como PorCobrar, un sistema de cobranza automática que te permite automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos.

PorCobrar es la plataforma de gestión de cobranza que centraliza y automatiza procesos, lo que permite reducir tu cartera vencida e incrementar tu productividad.

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Los sistemas de cobranza automatizados son una solución tecnológica que las industrias y empresas utilizan para vincular las cuentas por pagar de sus clientes.  Así mismo, le permiten mejorar la gestión del departamento de cobranza.

Algunas organizaciones optan por crear una herramienta interna, mientras que otras, compran software que para usarse deben instalarse directamente en los  ordenadores.

Sin embargo, existen otro tipo de sistemas de cobranza automatizado que se alojan en la nube y al que puedes acceder desde cualquier parte del mundo con simplemente tener conexión a Internet.

Si te interesa conocer otras ventajas de los sistema de cobranza automatizados en la nube ¡Sigue leyendo! A continuación, te las explicamos:

7 Ventajas de los software de cobranza automatizados:

7 Ventajas de los Software de Cobranza : PorCobrar

1. Enviar facturas electrónicamente 

La factura es el documento contable que acredita e informa de la venta o prestación de un producto o servicio. Es una prueba de que hubo una operación comercial de forma legal entre tu empresa y sus clientes.

Un sistema de cobranza automatizado te permite enviar, recibir y ver facturas electrónicas con tan solo unos cuantos clicks. Esto te permite prescindir del papel o de plantillas en Excel, enviar facturas automáticamente y agilizar la capacidad de respuesta de tus clientes.

2. Tener una correspondencia de facturas 

Definir la frecuencia y la cantidad de notificaciones que tus clientes recibirán antes, durante y después de la fecha de cobro es una de las grandes ventajas de los sistemas de cobranza automatizados.

En PorCobrar.com, puedes personalizar las facturas  por correo a partir de sus diferentes estados:

• Emisión de factura.
• Recordatorio de pago, día de pago.
• Pago tardío.
• Pago recibido.

3. Detectar deficiencias en tus procesos de cobranza

Una pieza esencial del crecimiento empresarial es la adaptación, para lograrlo es importante conocer qué áreas de oportunidad existen en nuestra gestión de cuentas por cobrar.

Un software de cobranza automatizado te permite detectar deficiencias o cuellos de botella en tus procesos de cobranza. Gracias a esta tecnología, puedes tener un mayor control de las llamadas de tus clientes reclamando por el envío de órdenes de pagos duplicadas y  errores en el valor total de la factura.

4. Conciliar facturas y órdenes de compra

Lo más probable es que si estás buscando un software de cobros, es porque estás tratando de hacer que las operaciones diarias sean más eficientes.

Una plataforma de cobranza automatizada te ayudará a lograrlo, ya que te permite tener un proceso de adquisición automatizado desde la creación de la factura hasta el envío al cliente, validado y sin errores.

Adicional, te ayuda a evitar conciliar las órdenes de pago y realizar auditorías eficaces sin mucho esfuerzo.

5. Integrar otras herramientas

Un sistema de cobranza automatizado en la nube se puede configurar o con otras funcionalidades y herramientas que requieran el departamento de cobranza para ejecutar correctamente sus tareas.

En PorCobrar.com contamos con diferentes tipos de integraciones. Entre ellas, puedes conectar a la aplicación tu cuenta en línea dentro de entidades gubernamentales como lo es el SAT (Sistema de administración tributaria en México)

Además cuenta con una integración para recibir pagos de facturas a través de SPEI (transferencias interbancarias)  y STRIPE (sistema electrónico de pago desde tarjetas bancarias).

6. Proporcionar informes en tiempo real

Para llegar a soluciones de cobranza mas efectivas en el flujo de efectivo tener tableros con datos para visualizar  en tiempo real tus procesos de cobro. Esto facilita el análisis y la creación de estrategias para minimizar riesgos, errores e implementar buenas prácticas para incrementar la  liquidez en tu organización.

Además, un software automatizado de cobros tiene la capacidad de crear informes con información más profunda acerca del rendimiento de tus clientes. De esta forma podrás detallar los cobros en varios niveles, problemas de cumplimientos y estado de contratos.

7. Gestionar catálogos de facturas

Una herramienta de cobranza automatizada te permite gestionar catálogos de facturas. Por ejemplo, si tu empresa realiza envases plásticos de diferentes modelos y tamaños, lo ideal es que tengas todo configurado sobre el peso, los modelos, los valores  y tamaños para que en futuras compras, puedas automatizar la configuración de la factura  y así ahorrar tiempo en el proceso.

PorCobrar.com te permite definir flujos de cobranza automáticos para cada una de las etapas de cobranza: antes del vencimiento, día del vencimiento y después del vencimiento.

¡Moderniza ya tu proceso de cobranza!

Para mejorar tus procesos de cobranza aumenta la liquidez empresarial. Para lograrlo es importante utilizar herramientas que te permitan automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos.
PorCobrar es la plataforma de gestión de cobranza que centraliza y automatiza procesos, lo que permite reducir tu cartera vencida e incrementar tu productividad.

Recibirás notificaciones de pago al instante, realizarás conciliaciones fácilmente, permitirás múltiples opciones de pago y obtendrás visibilidad en tiempo real que te permitirá resolver de la mejor manera cada transacción. Ahorra tiempo y aumenta la tasa del éxito en los cobros en tu empresa con PorCobrar.

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