Aunque tu empresa esté teniendo un crecimiento constante, si tienes problemas de flujo de efectivo continuos debido a la falta de gestión de cuentas por cobrar, esto podría detener el crecimiento de tu empresa.

Lo que mantiene en funcionamiento y hace que un negocio sea totalmente exitoso es precisamente el flujo de efectivo. Ya que éste, te permite planificar nuevas estrategias para seguir operando.

Si quieres saber cómo mejorar tu flujo de efectivo, a continuación te presentamos una infografía con 5 Consejos para Mejorar el Cobro Rápido de tus Cuentas por Cobrar

Aplica estos consejos con nuestro software de cobranza, el cual te permite:

• Enlazar en tiempo real tus facturas y los pagos recibidos, generando automáticamente tu Recibo Electrónico de Pago (REP).
• Acceder con un click a un resumen actualizado de tus cuentas por cobrar, cuánto deben tus clientes y el crédito que tienen disponible.
• Crear planes de cobranza para cada tipo cliente: decide cómo y cuándo cobrar tus facturas para evitar morosidad y reducir tu cartera vencida.
• Definir acciones específicas como llamadas, correos o mensajes a comunicarle al cliente. Asigna actividades y agentes responsables a cada cuenta por cobrar.

Cobrar a tiempo representa un desafío para todas las empresas, incluso para una persona independiente que está iniciando en el mundo de consultorías y servicios como freelancers.

También significa un reto:

1. Conciliar correctamente tus cuentas por cobrar.
2. Asegurarte de que tus clientes paguen a tiempo.
3. Calcular adecuadamente el crédito y las comisiones de tus operaciones.

Por eso, a menudo las empresas enfrentan problemas de retraso en los pagos comerciales de sus clientes y en el cálculo de estos. Siendo esos retrasos, los que afectan negativamente el flujo de caja de las empresas.

Sin embargo, algunas empresas han podido disminuir estos problemas automatizando sus procesos de cobranza.

Antes de explicarte por qué tu empresa debería seguir estos pasos y automatizar sus cobranzas, te invitamos a conocer algunos conceptos claves:

¿Qué son la cuentas por cobrar? 

Las cuentas por cobrar son aquellas facturas pendientes que una compañía tiene con sus clientes.

Ocurre que, mientras algunas empresas obligan a sus clientes a pagar antes de recibir bienes o servicios, otras no tienen problemas en entregar sus productos antes de recibir el pago.

Como un ejemplo de cuentas por cobrar, piensa en tu proveedor de internet local. El cual te permite acumular un mes de gastos antes de exigirte que pagues.

Si tu negocio funciona de esta manera, significa que esencialmente estás vendiendo a crédito.

Cabe destacar que, las cuentas por cobrar no deben confundirse con las cuentas por pagar (AP),  las cuales hacen referencia al dinero que tu empresa le debe a otras personas o empresas, especialmente a tus proveedores.

¿Qué es el proceso estándar de cobro?

El proceso estándar de cobro consiste en una serie de acciones que tu empresa debe realizar para implementar sus procesos de cobranza. Estas son:

1. Establecer prácticas de crédito

Para asegurarte que tus clientes entiendan tus dinámicas de cobranza, es importante que establezcas por escrito los “términos de acuerdo” para las transacciones comerciales y las prácticas de crédito que vas a desarrollar.

2. Crear facturas de venta 

La facturación implica enviar solicitudes de pago, ya sea en papel o electrónicamente, a los clientes cada vez que se realiza una venta.

Las facturas generalmente incluyen una fecha de vencimiento y notas en forma de recordatorio, explicando las sanciones que a las que el cliente puede incurrir por pagos atrasados.

3. Rastrear los pagos recibidos y pagos adeudados

Dado que el flujo de efectivo depende del procesamiento oportuno de las facturas, es importante  que rastrees los pagos que recibes y los que aún estén pendientes.

Esto amerita diseñar un plan de seguimiento para recordarle a tus clientes que deben hacer sus pagos a tiempo y diseñar estrategias para cobrar facturas vencidas.

Ahora bien…

¿Por qué deberías automatizar las cuentas por cobrar?

La automatización de los procesos comerciales significa usar soluciones tecnológicas para realizar tareas manuales y repetitivas de forma automática, es decir, prescindiendo de ciertas acciones humanas para su ejecución.

En este sentido, específicamente la automatización de las cuentas por cobrar, consiste en transferir los esfuerzos de facturación a herramientas tecnológica, las cuales te ayudan a:

• Crear automáticamente facturas basadas en los datos de tu empresa.
• Enviar recordatorios a tus clientes.
• Conciliar pagos y vincularlos con sistemas de contabilidad.

De alguna manera, todas las empresas desean ahorrar tiempo en sus procesos de facturación y cobranza. Por lo que la automatización de cuentas por cobrar puede hacer que eso suceda.

Te permite digitalizar tus procesos y documentos asociados a la cobranza, prescindiendo del uso de papel.  De esta manera, las facturas y los recordatorios se entregan digitalmente e inmediatamente.

PorCobrar.com: tu aliado para automatizar tu proceso de cobranza

Con PorCobrar.com genera automáticamente tus facturas, notas de crédito, correos electrónicos y recordatorios.

¡No más formatos de documentos de Excel!

¿Qué es lo que impide que las PYMES crezcan? Existen muchas razones, una de ellas es no tener un excelente cobro de facturas, y por ende, padecer de una falta de liquidez.

Quedarse sin dinero puede ser algo particularmente frustrante y más si eres una empresa que está iniciando.

Así tengas un flujo regular de clientes, lo más importante siempre será que ellos paguen a tiempo lo que han adquirido de tu empresa.

Saber cómo acelerar el cobro, puede ayudarte a reducir el riesgo de no tener efectivo en tu flujo de caja.

Es por eso que todo se reduce a que, mientras más eficaz sean tus políticas y estrategias para que tus clientes paguen a tiempo, más efectivo podrás disponer en tu empresa para realizar las operaciones básicas.

Ahora bien, ¿cómo tener un excelente cobro de facturas? Quédate aquí, ¡Te daremos 3 consejos para lograrlo!

1. Obtén un sistema automatizado de facturas

El mejor momento para enviar una factura al cliente, no es el mismo día en el que vence, sino días previos a esa fecha.

La facturación rápida envía a tus clientes una señal muy clara: se debe pagar a tiempo los servicios, productos o bienes proporcionados por tu empresa.

PorCobrar.com es un sistema automatizado que te ayudará a reducir la cartera vencida. Podrás crear planes de cobranza para cada tipo de cliente, decidir cómo y cuándo cobrar para:

• Evitar pagos  vencidos.
• Definir acciones específicas como llamar, enviar correos electrónicos o mensajes a tus clientes.
• Conocer el estado de pago de tus facturas y mucho más.

2. Mantén una buena relación tus clientes

Mantener las operaciones diarias de tu empresa es fundamental, no sólo para tener una conciliación de cuentas por cobrar a tus clientes efectiva,  sino también para no afectar la producción de tu negocio por falta de liquidez y así, seguir satisfaciendo la demanda de tu mercado.

Establecer buenas relaciones con tus clientes es una de esas actividades importantes que deben existir en tu empresa. Para lograrlo, te recomendamos:

• Brindar facilidades de pago.
• Establecer parámetros comunicacionales asertivos con tu equipo.
• Ofrecer una atención al cliente de calidad.
• Hacer seguimiento a las necesidades y los requerimientos de tus clientes.

3. Envía recordatorios de pago

Para mantener una excelente control de tus procesos de cobranza, debes hacer un seguimiento constante de las cuentas que están morosas.

Si se acerca la fecha de vencimiento de un pago, debes realizar recordatorios por correo electrónicos y  llamadas.

Ese primer recordatorio debe ser de 7 a  10 días antes del vencimiento de la factura. Sin embargo, debes procurar no ser invasivo con las notificaciones de cobranza para no incomodar a los clientes.

Con nuestro sistema automatizado PorCobrar.com, puedes crear recordatorios para saber cuáles facturas están cercas de vencerse.

Automatiza tu sistema de cuentas por cobrar con PorCobrar.com 

Nuestro software de cobranza, te permite:

• Rastrear a los clientes que pagan tarde.
• Calcular mejor las comisiones de pago.
• Tener un sistema de conciliación automática.
• Organizar las actividades de agentes de cobranza y  a los clientes que podrían estar cerca de una fecha de vencimiento.
• Elaborar planes de pago con clientes morosos.

Con PorCobrar.com puedes aprovechar el tiempo para construir estrategias que beneficien a tu empresa. No te preocupes por las cobranzas ¡Nosotros nos encargamos!

La conciliación de cuentas es un proceso contable que realizan todas las empresas (sin importar su tamaño) con el apoyo de sus contadores para garantizar que los saldos sean los correctos.

En este proceso, es importante verificar que todas aquellas facturas y formas de cobros y pagos, coincidan con el flujo de caja real en un período de tiempo determinado.

Esta actividad debe ser comparada entre un reporte del banco y el informe interno y hacerlos coincidir con el ingreso y egreso de la misma fecha.

Realizar conciliaciones de las cuentas que han sido pagadas y cobradas, permiten registrar datos precisos para conocer cuál es la posición real de la empresa, pronosticar con precisión y crear estrategias para el crecimiento de la misma.

Históricamente, la contabilidad era un proceso manual, en una hoja de cálculo de excel o en hojas físicas. Sin embargo, hoy en día se han creado softwares en la nube que han hecho de este proceso, una tarea más eficiente y rápida dado el grado de automatización de los mismos.

Un claro ejemplo de ello es PorCobrar, un software creado para ingresar desde cualquier parte del mundo con tan solo tener acceso a internet.

Una de sus funcionalidades principales es la conciliación inteligente. Esta te permite enlazar en tiempo real tus facturas y los pagos recibidos, generando un recibo electrónico total de pago.

PorCobrar es una plataforma simple, segura e intuitiva, donde podrás obtener un resumen actualizado de tus cuentas por cobrar y el crédito disponible según tus políticas de cobros.

Tipos de conciliación

La conciliación de proveedores 

Una conciliación de proveedores significa comparar el saldo adeudado en las declaraciones proporcionadas por el proveedor, con las transacciones dentro del libro mayor y su saldo total.

Dicho de otra manera, es la conciliación de las  cuentas por pagar, es decir, todo producto ofrecido hacia tu empresa por personas particulares ó proveedores (otras empresas), como:

• Materiales de oficina.
• Productos de limpieza.
• Equipos de cómputo.
• Servicios de auditoría
• Consultoría, entre otros.

La conciliación del cliente

Una conciliación de tus clientes busca verificar que no exista ninguna discrepancia entre las transacciones del libro mayor relacionadas a las cuentas por cobrar, es decir, todo servicio o producto que otorgaste a un cliente en un período determinado.

¿Por qué deberías conciliar tus cuentas? 

Todas las empresas deben mantener cuentas anuales que resuman con precisión el valor de las transacciones de un año.

Esto es una actividad importante, ya que las empresas al ser auditadas, pueden tener mayor validez de sus estados financieros probando si son precisos y libres de errores.

De hecho, las conciliaciones y pruebas del balance, son algunas de las actividades claves que se realizan durante los procesos de auditorías anuales.

¿Cuándo se hace la conciliación de cuentas?

La frecuencia de las conciliaciones depende de la naturaleza del negocio y los tipos de conciliación.

Las PYMES que producen cuentas de gestión mensuales deberán conciliar sus cuentas bancarias, cuentas por cobrar (conciliaciones de clientes) y cuentas por pagar (conciliaciones de proveedores), como mínimo, una vez al mes para que se presente la información correcta en sus cuentas.

Si bien, las empresas pequeñas y menos complejas pueden no tener la necesidad interna de realizar conciliaciones con regularidad, es una buena práctica que concilies tu banco al menos una vez al mes.

Las diferencias encontradas serán más fáciles de solucionar si se produjeron en un período corto.

Tanto las empresas de alto crecimiento que emiten grandes cantidades de efectivo y aquellas con poco efectivo restante en el banco, deben realizar conciliaciones bancarias semanalmente.

Estos requisitos pueden ser impuestos por sus inversores y accionistas. En algunos casos, las empresas con problemas de liquidez deben conciliar su efectivo diariamente.

Estos valores tienden a informarse por separado dentro de las cuentas anuales, por lo que su precisión es importante tanto para fines internos como externos.

El control de pagos y cobros es esencial para todas las empresas sean pequeñas, medianas o grandes. En ocasiones es el trabajo más arduo, ya que se debe lidiar con clientes que tengan pagos retrasados o una planificación trimestral que no está conciliándose con el flujo de efectivo real.

Denominamos control de pagos y cobros a la gestión de tareas administrativas y financieras de una empresa.

Esto es básicamente prever, planificar, conciliar, reclamar y proyectar los flujos monetarios de efectivo que tiene una empresa.

La gestión de pagos y cobros se refiere a todas las transacciones monetarias que una organización hace con sus clientes y proveedores.

Una excelente gestión en el control de pagos y cobros permitirá el crecimiento de la empresa, de lo contrario, podrá acarrear graves problemas financieros por falta de liquidez.

Organizar la gestión de cobros y pagos, se encuentra dentro de la tesorería de un departamento de finanzas/administración y corresponde a organizar todo el dinero que se abona a acreedores aquellos documentos de cobros como:

• Facturas.
• Deudas.
• Rectificaciones.

Por ello, este es una de las áreas que jamás deben abandonarse dentro de una empresa.

También, es esencial incorporar sistemas automatizados de información que permitan a las empresas acceder a datos de gestión de cobro pendientes, así como todos aquellos datos históricos en la relación a pedidos, pagos o volumen de compras.

¿Cómo funciona el control de pagos y cobros?

Se le denominará pago cuándo se haya cancelado la totalidad del servicio/producto.

La abreviación más común es (AP). Significa el dinero que se le debe a otra empresa o persona que haya ofrecido sus servicios en tu empresa.

Dicho pago se gestiona a través de una factura u orden de pago que entra a la lista de cuentas por pagar.

En esta área, la gestión de pago se orienta a la comunicación con tu proveedor sobre el valor de las facturas, cuándo se podrá cancelar, cuándo se realizará el servicio o llegará el producto.

Mientras que, la emisión de una factura por un servicio/producto realizado  a uno de tus clientes, significa las cuentas por cobrar.

Las cuentas por cobrar (AR) son ventas para las que aún no han cobrado la factura. A pesar de que algunas empresas operan haciendo que los clientes paguen antes de recibir bienes o servicios, otras proporcionan los bienes o servicios primero y luego solicitan el pago.

La tarea principal es llevar una relación con tus clientes sobre las transacciones de dinero y la prestación de servicios/productos que ofreces.

¿Cuál es la importancia de una exitosa gestión de pagos y cobros?

La importancia de esta área en las empresas se centra en el control de los flujos de dinero, ya que gestiona las entradas de efectivo por parte de los clientes, así como las salidas de dinero para el pago a proveedores.

Llevar una mala gestión implicaría arriesgarse a no tener liquidez para las operaciones diarias, o peor aún, la empresa no pudiera planificar el crecimiento a mediano o largo plazo.

Utiliza PorCobrar para automatizar la recepción de pagos

Porcobrar.com es un software que permitirá automatizar la emisión de facturas y llevar una excelente gestión de cobros.

Sabemos que cobrar a tiempo tus facturas aumentará la liquidez de tu empresa y promoverá el crecimiento de la misma sin preocupaciones.

Nuestra plataforma es simple, segura e intuitiva. Accede con un clic a un resumen actualizado de tus cuentas por cobrar, cuánto deben tus clientes y el crédito que tienen disponible.

Evita la morosidad teniendo una planificación, mejorando los flujos de cobranza y reduciendo tu cartera vencida.