Cobrar a tiempo representa un desafío para todas las empresas, incluso para una persona independiente que está iniciando en el mundo de consultorías y servicios como freelancers.

También significa un reto:

1. Conciliar correctamente tus cuentas por cobrar.
2. Asegurarte de que tus clientes paguen a tiempo.
3. Calcular adecuadamente el crédito y las comisiones de tus operaciones.

Por eso, a menudo las empresas enfrentan problemas de retraso en los pagos comerciales de sus clientes y en el cálculo de estos. Siendo esos retrasos, los que afectan negativamente el flujo de caja de las empresas.

Sin embargo, algunas empresas han podido disminuir estos problemas automatizando sus procesos de cobranza.

Antes de explicarte por qué tu empresa debería seguir estos pasos y automatizar sus cobranzas, te invitamos a conocer algunos conceptos claves:

¿Qué son la cuentas por cobrar? 

Las cuentas por cobrar son aquellas facturas pendientes que una compañía tiene con sus clientes.

Ocurre que, mientras algunas empresas obligan a sus clientes a pagar antes de recibir bienes o servicios, otras no tienen problemas en entregar sus productos antes de recibir el pago.

Como un ejemplo de cuentas por cobrar, piensa en tu proveedor de internet local. El cual te permite acumular un mes de gastos antes de exigirte que pagues.

Si tu negocio funciona de esta manera, significa que esencialmente estás vendiendo a crédito.

Cabe destacar que, las cuentas por cobrar no deben confundirse con las cuentas por pagar (AP),  las cuales hacen referencia al dinero que tu empresa le debe a otras personas o empresas, especialmente a tus proveedores.

¿Qué es el proceso estándar de cobro?

El proceso estándar de cobro consiste en una serie de acciones que tu empresa debe realizar para implementar sus procesos de cobranza. Estas son:

1. Establecer prácticas de crédito

Para asegurarte que tus clientes entiendan tus dinámicas de cobranza, es importante que establezcas por escrito los “términos de acuerdo” para las transacciones comerciales y las prácticas de crédito que vas a desarrollar.

2. Crear facturas de venta 

La facturación implica enviar solicitudes de pago, ya sea en papel o electrónicamente, a los clientes cada vez que se realiza una venta.

Las facturas generalmente incluyen una fecha de vencimiento y notas en forma de recordatorio, explicando las sanciones que a las que el cliente puede incurrir por pagos atrasados.

3. Rastrear los pagos recibidos y pagos adeudados

Dado que el flujo de efectivo depende del procesamiento oportuno de las facturas, es importante  que rastrees los pagos que recibes y los que aún estén pendientes.

Esto amerita diseñar un plan de seguimiento para recordarle a tus clientes que deben hacer sus pagos a tiempo y diseñar estrategias para cobrar facturas vencidas.

Ahora bien…

¿Por qué deberías automatizar las cuentas por cobrar?

La automatización de los procesos comerciales significa usar soluciones tecnológicas para realizar tareas manuales y repetitivas de forma automática, es decir, prescindiendo de ciertas acciones humanas para su ejecución.

En este sentido, específicamente la automatización de las cuentas por cobrar, consiste en transferir los esfuerzos de facturación a herramientas tecnológica, las cuales te ayudan a:

• Crear automáticamente facturas basadas en los datos de tu empresa.
• Enviar recordatorios a tus clientes.
• Conciliar pagos y vincularlos con sistemas de contabilidad.

De alguna manera, todas las empresas desean ahorrar tiempo en sus procesos de facturación y cobranza. Por lo que la automatización de cuentas por cobrar puede hacer que eso suceda.

Te permite digitalizar tus procesos y documentos asociados a la cobranza, prescindiendo del uso de papel.  De esta manera, las facturas y los recordatorios se entregan digitalmente e inmediatamente.

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