¿Qué es la Conciliación de Cuentas?

La conciliación de cuentas es un proceso contable que realizan las empresas (sin importar su tamaño) con apoyo de sus contadores para garantizar que los saldos sean los correctos. 

En este proceso, es importante verificar que todas aquellas facturas y formas de cobros y pagos, coincidan con el flujo de caja real en un período de tiempo determinado.

Esta actividad debe ser comparada entre un reporte del banco y el informe interno y hacerlos coincidir con el ingreso y egreso de la misma fecha. 

Realizar conciliaciones de las cuentas que han sido pagadas y cobradas, permiten registrar datos precisos para conocer cuál es la posición real de la empresa, pronosticar con precisión y crear estrategias para el crecimiento de la misma. 

Históricamente, la contabilidad era un proceso manual, en una hoja de cálculo de excel o en hojas físicas. Sin embargo, hoy en día se han creado softwares en la nube que han hecho de este proceso, una tarea más eficiente y rápida dado el grado de automatización de los mismos.

Por ejemplo, Porcobrar.com es un software creado para ingresar desde cualquier parte del mundo con tan solo tener acceso a internet. 

Una de sus funcionalidades principales es la conciliación inteligente. Esta te permite enlazar en tiempo real tus facturas y los pagos recibidos, generando un recibo electrónico total de pago. 

PorCobrar.com es una plataforma simple, segura e intuitiva, donde podrás obtener un resumen actualizado de tus cuentas por cobrar y el crédito disponible según tus políticas de cobros.

La conciliación de proveedores 

Una conciliación de proveedores significa comparar el saldo adeudado en las declaraciones proporcionadas por el proveedor, con las transacciones dentro del libro mayor y su saldo total.

Dicho de otra manera, es la conciliación de las  cuentas por pagar, es decir, todo producto ofrecido hacia tu empresa por personas particulares ó proveedores (otras empresas), como: 

  • Materiales de oficina.
  • Productos de limpieza.
  • Equipos de cómputo.
  • Servicios de auditoría
  • Consultoría, entre otros.

La conciliación del cliente

Una conciliación de tus clientes busca verificar que no exista ninguna discrepancia entre las transacciones del libro mayor relacionadas a las cuentas por cobrar, es decir, todo servicio o producto que otorgaste a un cliente en un período determinado.  

¿Por qué deberías conciliar tus cuentas? 

Todas las empresas deben mantener cuentas anuales que resuman con precisión el valor de las transacciones de un año. 

Esto es una actividad importante, ya que las empresas al ser auditadas, pueden tener mayor validez de sus estados financieros probando si son precisos y libres de errores.

De hecho, las conciliaciones y pruebas del balance, son algunas de las actividades claves que se realizan durante los procesos de auditorías anuales.

¿Cuándo se hace la conciliación de cuentas?

La frecuencia de las conciliaciones depende de la naturaleza del negocio y los tipos de conciliación.

Las PYMES que producen cuentas de gestión mensuales deberán conciliar sus cuentas bancarias, cuentas por cobrar (conciliaciones de clientes) y cuentas por pagar (conciliaciones de proveedores), como mínimo, una vez al mes para que se presente la información correcta en sus cuentas.

Si bien, las empresas pequeñas y menos complejas pueden no tener la necesidad interna de realizar conciliaciones con regularidad, es una buena práctica que concilies tu banco al menos una vez al mes. 

Las diferencias encontradas serán más fáciles de solucionar si se produjeron en un período corto.

Tanto las empresas de alto crecimiento que emiten grandes cantidades de efectivo y aquellas con poco efectivo restante en el banco, deben realizar conciliaciones bancarias semanalmente. 

Estos requisitos pueden ser impuestos por sus inversores y accionistas. En algunos casos, las empresas con problemas de liquidez deben conciliar su efectivo diariamente.

Estos valores tienden a informarse por separado dentro de las cuentas anuales, por lo que su precisión es importante tanto para fines internos como externos.

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¿Qué es el Control de Pagos y Cobros?

El control de pagos y cobros es esencial para todas las empresas sean pequeñas, medianas o grandes. En ocasiones es el trabajo más arduo, ya que se debe lidiar con clientes que tengan pagos retrasados o una planificación trimestral que no está conciliándose con el flujo de efectivo real.

Definición del control de pagos y cobros

Denominamos control de pagos y cobros a la gestión de tareas administrativas y financieras de una empresa.

Esto es básicamente prever, planificar, conciliar, reclamar y proyectar los flujos monetarios de efectivo que tiene una empresa.

La gestión de pagos y cobros se refiere a todas las transacciones monetarias que una organización hace con sus clientes y proveedores.

Una excelente gestión en el control de pagos y cobros permitirá el crecimiento de la empresa, de lo contrario, podrá acarrear graves problemas financieros por falta de liquidez. 

Organizar la gestión de cobros y pagos, se encuentra dentro de la tesorería de un departamento de finanzas/administración y corresponde a organizar todo el dinero que se abona a acreedores aquellos documentos de cobros como:

  • Facturas.
  • Deudas.
  • Rectificaciones. 

Por ello, este es una de las áreas que jamás deben abandonarse dentro de una empresa.

También, es esencial incorporar sistemas automatizados de información que permitan a las empresas acceder a datos de gestión de cobro pendientes, así como todos aquellos datos históricos en la relación a pedidos, pagos o volumen de compras. 

¿Cómo funciona el control de pagos y cobros?

Se le denominará pago cuándo se haya cancelado la totalidad del servicio/producto.

La abreviación más común es (AP). Significa el dinero que se le debe a otra empresa o persona que haya ofrecido sus servicios en tu empresa.

Dicho pago se gestiona a través de una factura u orden de pago que entra a la lista de cuentas por pagar.

En esta área, la gestión de pago se orienta a la comunicación con tu proveedor sobre el valor de las facturas, cuándo se podrá cancelar, cuándo se realizará el servicio o llegará el producto.

Mientras que, la emisión de una factura por un servicio/producto realizado  a uno de tus clientes, significa las cuentas por cobrar.  

Las cuentas por cobrar (AR) son ventas para las que aún no han cobrado la factura. A pesar de que algunas empresas operan haciendo que los clientes paguen antes de recibir bienes o servicios, otras proporcionan los bienes o servicios primero y luego solicitan el pago. 

La tarea principal es llevar una relación con tus clientes sobre las transacciones de dinero y la prestación de servicios/productos que ofreces.

¿Cuál es la importancia de una exitosa gestión de pagos y cobros?

La importancia de esta área en las empresas se centra en el control de los flujos de dinero, ya que gestiona las entradas de efectivo por parte de los clientes, así como las salidas de dinero para el pago a proveedores. 

Llevar una mala gestión implicaría arriesgarse a no tener liquidez para las operaciones diarias, o peor aún, la empresa no pudiera planificar el crecimiento a mediano o largo plazo.

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Porcobrar.com es un software que permitirá automatizar la emisión de facturas y llevar una excelente gestión de cobros.

Sabemos que cobrar a tiempo tus facturas aumentará la liquidez de tu empresa y promoverá el crecimiento de la misma sin preocupaciones. 

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