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¿Cómo prevenir los clientes morosos en tu empresa?

Prevenir a los clientes morosos para mejorar el flujo de efectivo de tu empresa es un pilar importante para el crecimiento. Algunas causas de morosidad y la falta de pago de tus clientes, puede ser causada por diferentes motivos y es por que creamos diferentes soluciones para detener tus clientes morosos en tu empresa.

 

¿Cómo realizar una estrategia adecuada para cobrar y prevenir a clientes morosos?

 

Es momento de conocer los motivos de los clientes morosos, con el objetivo de conocer cuáles son sus características para poder desarrollar estrategias para recuperar ese pago. 

 

Define tu estrategia basada en 5 tipos de clientes morosos: 

 

  • Fortuitos: los clientes que tienen toda la intención de pagar sus cuentas en tiempo y forma, pero por diferentes circunstancias, no cuentan con la liquidez para pagar en la fecha estipulada. Es ideal ofrecerles facilidades de pago a plazos flexibles.
  • Desorganizados: los más comunes,  los que pueden pagar pero no tienen una buena gestión de sus pagos,  es común que se les pase la fecha de pago e incluso no se acuerdeCon este tipo de clientes lo que funciona son los recordatorios automáticos.
  • Intencionales: te deben, pueden pagar, pero no quieren saldar su deuda contigo. Tienes que tener mano dura con este tipo de clientes, haciéndole saber de su adeudo, ofreciéndole diferentes formas de pago y dejando claras las consecuencias en caso de que no se salde la cuenta, forma respetuosa, pero firme.
  • Negligentes: saben que tienen una deuda pendiente contigo, pueden pagarla, pero no les importan saber cuanto te deben o sus fechas de pago. En este escenario tienes que tener mano firme y exigir el saldo de la cuenta por cobrar constantemente.
  • Circunstanciales: un caso muy particular, son aquellos que, por alguna circunstancia, bloquearon un pago, principalmente sucede cuando hay un error en la factura o en el producto adquirido. Saldar esta cuenta por cobrar dependerá mucho de tu servicio al cliente.

 

¿Cómo prevenir clientes morosos?

 

El conocer los tipos de clientes morosos y las características de cada uno te permitirá identificar en tu bases de datos cuales corresponden a qué categoría y cómo es la mejor manera de tratar con él. 

 

Acciones que puedes implementar para prevenir la morosidad

  1. Establecer condiciones de pago específicas, fijar fechas de facturación, de cobro y de vencimiento de contrato, así como establecer los métodos de pagos por los cuales tu cliente debe de hacer el pago para saldar su deuda.
  2. Control estricto de la emisión de facturas que realices, en especial tomando en cuenta las normativas de la Reforma Fiscal, te ayudará a tener visibilidad del estatus de cada uno de tus clientes.
  3. Tener bajo control toda esta información de fechas de pago, emisiones de facturas, estatus de tus clientes, entre otros detalles, lo más fácil hoy en día es digitalizar. 
  4. Asegúrate que la plataforma o método que elijas te ofrezca la posibilidad de crear recordatorios de pago para tus clientes desorganizados.
  5. Ten una hoja de resultados y obtén visibilidad total del estatus de cada cliente, permitiendo ver deuda total, fechas de vencimiento, facturas vigentes y vencidas, lo que te permitirá conocer qué tipo de cliente moroso tienes y qué estrategia de cobro es la adecuada.
  6. Estrategias de marketing de pago como descuentos por pronto pago o pagos adelantados, así como planes de pagos,  son muy útiles para incentivar que tus clientes paguen de forma puntual.

Si quieres simplificar y ahorrar tiempo en tu cobranza te invitamos a solicitar una demo o prueba gratis de nuestra plataforma para cuentas PorCobrar, el cuál te ayudará con:

  • Resultados actualizados de tus cuentas por cobrar
  • Recordatorios de cobro automáticos vía Email y SMS
  • Sincronización con el SAT para facturación y conciliación
  • Múltiples medios de pago, Tarjeta, SPEI, Efectivo y más

 

 

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Configuración de pagos por Oxxo con PorCobrar

Muchos de nuestros clientes nos manifestaron la necesidad de tener una opción para recibir pagos en efectivo. Es por eso que ahora, además de las opciones que ya tenías, podrás recibir pagos a través de OXXO, a partir de $15.00 pesos y máximo $10,000 pesos.

¿Ya eres cliente de PorCobrar? Descubre cómo configurarlo

Para configurar la integración con OXXO PAY, tendrás que activar previamente tu cuenta PRO, de lo contrario ésta y otras integraciones de método de pago se mantendrán bloqueadas.

Dentro de la sección de “Configuración”, en la pestaña de Pagos podrás encontrar el módulo de OXXO PAY.

 

Verás la nueva opción de “OXXO Pay”. Da click en “Configurar” para poder conectarte.

Deberás llenar los campos necesarios para gestionar los cobros y dar click en “Conectar”. Verás en la parte superior que esta opción ya se encuentra activada.

¡Listo! Ya tienes configurado este método de pago.

 

Realizar pagos con Oxxo Pay desde portal de cliente

Una vez configurada la opción de Oxxo Pay, tus clientes podrán realizar los pagos desde su portal. Verás que la opción del método de pago aparecerá en el portal del cliente como pagos en efectivo.

Selecciona y paga tus facturas

Podrás observar en tu “Portal de clientes” las facturas vencidas y seleccionar las que van a pagarse.

 

Selecciona tu método de pago

Para que el pago sea realizado por OXXO PAY, tendrán que seleccionar la opción de “Pagos en Efectivo”.

 

Ficha digital de pago

La ficha digital de pago contiene datos que podrás presentar en las cajas de cobro de las tiendas Oxxo. Realiza tus pagos siguiendo las siguientes instrucciones:

 

  1. Acude a la tienda OXXO más cercana.
  2. Indica en caja que quieres realizar un pago de OXXO Pay.
  3. Dicta al cajero el número de referencia.
  4. El pago podrá ser sólo con efectivo.
  5. El cajero te entregará un comprobante impreso, que te servirá para cualquier aclaración.

 

Valida tus pagos

Valida tus pagos

Una vez que el pago ha sido enviado de forma exitosa, en el “Portal de cliente” aparecerá una ventana indicando que tu pago se ha realizado correctamente y la factura o facturas, cuya deuda haya sido liquidada en su totalidad, aparecerán en la pestaña de “Pagos”.

 

 

 

Consideraciones para OXXO Pay

 

  • La integración base tiene una comisión del 4.9% + IVA a diferencia del 3.9% de conekta
  • Los montos recibidos durante la semana al hacer la dispersión de los mismo tiene un costo de $10.00 más IVA
  • Los días que se depositan los montos son los martes y los jueves con horario variable
  • La integración de conekta y OXXO Pay no pueden estar activas al mismo tiempo, sólo una de las dos, ya que es posible recibir pagos de OXXO por ambos medios.

Recuerda que estamos para apoyarte en cualquier momento si tienes alguna duda para aprovechar al máximo tu plataforma.

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Notificaciones de cobro por SMS

Sabemos que no todas las personas están al pendiente de los correos electrónicos que reciben, es por esto que recibir una notificación vía SMS te ayudará a notificar a tus clientes de forma rápida y sencilla, acerca de un pago pendiente.

Si eres cliente de PorCobrar, ahora contarás con una opción más para gestionar tus pagos en el portal, a través de mensajes SMS.

¿Cómo funciona?

Para enviar un mensaje SMS, deberás entrar a la sección “Ventas” del menú lateral de la plataforma y seleccionar una factura. Dentro del detalle de la misma, encontrarás en la pantalla superior derecha el botón “Enviar recordatorio

Verás las opciones disponibles para el envío de mensajes (SMS, Correo y URL, la cual puedes compartir por cualquier medio).

Al elegir SMS, deberás ingresar el número celular de tu cliente y elegir el tipo de mensaje que deseas enviar:

  • Recordatorio de pago
  • Pago recibido
  • Emisión de factura
  • Pago tardío
  • Estado de cuenta
  • Enviar factura

En caso de elegir la opción de “Enviar factura”, la URL incluída en el mensaje ligará el PDF de la factura, de igual forma al elegir la opción “Estado de cuenta” será ligado a cuenta del cliente.

El mensaje estará pre-cargado e incluirá el enlace que los llevará directamente al portal de clientes, a la factura correspondiente para realizar pago o a realizar la acción seleccionada.

*Debido a la codificación de SMS, no se incluyen acentos en el texto de los mensajes.

Recuerda que estamos para apoyarte en cualquier momento si tienes alguna duda para aprovechar al máximo tu plataforma.

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¿Por qué es importante un sistema de cobranza automatizado ante el COVID-19?

En este momento seguramente estás pensando en cómo tu empresa podrá disminuir el porcentaje de pérdidas, la falta de liquidez y reducir la cartera vencida.

La actividad económica de México se está desacelerando a medida que millones de personas cumplen con el distanciamiento físico para detener la propagación del COVID-19, según afirma PwC México.

Por su parte, Citibanamex ha reiterado en varias ocasiones que la deuda es un riesgo probable, bajo la contracción económica en la que se encuentra el país por la pandemia del coronavirus.

Es por ello que una de las prioridades de las empresas ha sido la revisión de cuentas por cobrar de sus clientes.  Muchos dueños de empresas, se han encontrado con la dificultad de aumentar la tasa de éxito en cuanto a cobros. Por eso hoy, queremos mostrarte por qué obtener un sistema de cobranza automatizado para tu empresa podría ayudar a aumentar tu liquidez. ¡Sigue leyendo!

Importancia de un sistema de cobranza automatizado para el pago de tus facturas

Actualmente, varias empresas han tenido que fijar la mirada en cuentas por cobrar, es decir, aquellas facturas pendientes que tienen con sus clientes.

Con una buena facturación podrás reclamar el pago atrasado del producto o servicio que ofrezca tu empresa. Además, este documento te informa de la venta o prestación de tus artículos como una prueba de que hubo una operación comercial.

Por ello, es importante que centres tu atención en el desempeño de la tasa de pago de un cliente, gestión de cobranza y en lo básico: la facturación oportuna y precisa.

Cuando te enfoques en esto, necesitarás un sistema de cobranza automatizado, ya que podrás reducir tu cartera vencida y asegurar que el cobro de tus clientes se realice a tiempo y de manera simplificada.

La importancia de la automatización de cuentas por cobrar consiste en transferir los esfuerzos de facturación a plataformas tecnológicas, que te beneficien en:

  • Crear automáticamente facturas basadas en los datos de tu empresa.
  • Tener un registro de pagos pendientes y facturas.
  • Comunicación proactiva a través del envío de recordatorios de pago automáticos y notificaciones cuando hayan sido enviados y leídos.
  • Obtener una visualización de estados de cuenta con respecto a tu saldo de crédito disponible, fechas y métodos de pago.
  • Conciliar pagos y vincularlos con sistemas de contabilidad.
  • Tener proyecciones de flujo de efectivo con herramientas predictivas.

Tener a la mano todos estos beneficios son importantes para prevenir cualquier error en tu proceso de facturación y que esto pueda ocasionar demoras que que puedan llegar a ser  costosas para tu empresa.

Asegúrate de que tus cobros no se retrasen

En este momento, necesitarás aumentar la eficiencia enfocada en la  comunicación, coordinación y negociación. La primera estrategia puedes usarla a tu favor ante esta contingencia para establecer vínculos con tus clientes y comprender el contexto, y así podrás saber cuáles son sus dificultades para realizar los pagos.

La segunda estrategia te permitirá poner en orden todas las categorías de tus clientes y pagos atrasados, y por último podrás hallar distintos métodos y alternativas de cobro para llegar a un acuerdo con tus clientes.

Durante este momento de crisis, es necesario enfocarse en estos últimos tres elementos y nada más. Permite que PorCobrar realice todo el trabajo operativo para mantener tus cuentas por cobrar al día.

PorCobrar te acompaña en tu gestión de cobranza

Mientras tú negocias con tus clientes nuevos términos de contratos, PorCobrar te ofrece la alternativa perfecta para que tu empresa cumpla con un proceso correcto de facturación, visualización y monitoreo de estados de cuentas, pagos electrónicos, facturas y crédito disponible para cada cliente.

La funcionalidad de nuestro software de cobranza también te permitirá hacer conciliaciones automáticas e inteligentes a través de recibos virtuales para tener un resumen de cuentas con un solo click.

 

 

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5 consejos para mejorar el cobro rápido de tus cuentas por cobrar

Aunque tu empresa esté teniendo un crecimiento constante, si tienes problemas de flujo de efectivo continuos debido a la falta de gestión de cuentas por cobrar, esto podría detener el crecimiento de tu empresa.

Lo que mantiene en funcionamiento y hace que un negocio sea totalmente exitoso es precisamente el flujo de efectivo. Ya que éste, te permite planificar nuevas estrategias para seguir operando.

Si quieres saber cómo mejorar tu flujo de efectivo, a continuación te presentamos una infografía con 5 Consejos para Mejorar el Cobro Rápido de tus Cuentas por Cobrar

 

Aplica estos consejos con nuestro software de cobranza, el cual te permite:

 

  • Enlazar en tiempo real tus facturas y los pagos recibidos, generando automáticamente tu Recibo Electrónico de Pago (REP).
  • Acceder con un click a un resumen actualizado de tus cuentas por cobrar, cuánto deben tus clientes y el crédito que tienen disponible.
  • Crear planes de cobranza para cada tipo cliente: decide cómo y cuándo cobrar tus facturas para evitar morosidad y reducir tu cartera vencida.
  • Definir acciones específicas como llamadas, correos o mensajes a comunicarle al cliente. Asigna actividades y agentes responsables a cada cuenta por cobrar.

 

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3 consejos para tener un excelente cobro de facturas

¿Qué es lo que impide que las PYMES crezcan? Existen muchas razones, una de ellas es no tener un excelente cobro de facturas, y por ende, padecer de una falta de liquidez.

Quedarse sin dinero puede ser algo particularmente frustrante y más si eres una empresa que está iniciando.

Así tengas un flujo regular de clientes, lo más importante siempre será que ellos paguen a tiempo lo que han adquirido de tu empresa.

Saber cómo acelerar el cobro, puede ayudarte a reducir el riesgo de no tener efectivo en tu flujo de caja.

Es por eso que todo se reduce a que, mientras más eficaz sean tus políticas y estrategias para que tus clientes paguen a tiempo, más efectivo podrás disponer en tu empresa para realizar las operaciones básicas.

Ahora bien, ¿cómo tener un excelente cobro de facturas? Quédate aquí, ¡Te daremos 3 consejos para lograrlo!

 

1. Obtén un sistema automatizado de facturas

El mejor momento para enviar una factura al cliente, no es el mismo día en el que vence, sino días previos a esa fecha.

La facturación rápida envía a tus clientes una señal muy clara: se debe pagar a tiempo los servicios, productos o bienes proporcionados por tu empresa.

PorCobrar.com es un sistema automatizado que te ayudará a reducir la cartera vencida. Podrás crear planes de cobranza para cada tipo de cliente, decidir cómo y cuándo cobrar para:

 

  • Evitar pagos  vencidos.
  • Definir acciones específicas como llamar, enviar correos electrónicos o mensajes a tus clientes.
  • Conocer el estado de pago de tus facturas y mucho más.

 

2. Mantén una buena relación tus clientes

Mantener las operaciones diarias de tu empresa es fundamental, no sólo para tener una conciliación de cuentas por cobrar a tus clientes efectiva,  sino también para no afectar la producción de tu negocio por falta de liquidez y así, seguir satisfaciendo la demanda de tu mercado.

Establecer buenas relaciones con tus clientes es una de esas actividades importantes que deben existir en tu empresa. Para lograrlo, te recomendamos:

 

  • Brindar facilidades de pago.
  • Establecer parámetros comunicacionales asertivos con tu equipo.
  • Ofrecer una atención al cliente de calidad.
  • Hacer seguimiento a las necesidades y los requerimientos de tus clientes.

 

3. Envía recordatorios de pago

Para mantener una excelente control de tus procesos de cobranza, debes hacer un seguimiento constante de las cuentas que están morosas.

Si se acerca la fecha de vencimiento de un pago, debes realizar recordatorios por correo electrónicos y  llamadas.

Ese primer recordatorio debe ser de 7 a  10 días antes del vencimiento de la factura. Sin embargo, debes procurar no ser invasivo con las notificaciones de cobranza para no incomodar a los clientes.

Con nuestro sistema automatizado PorCobrar.com, puedes crear recordatorios para saber cuáles facturas están cercas de vencerse.

 

Automatiza tu sistema de cuentas por cobrar con PorCobrar.com 

Nuestro software de cobranza, te permite:

 

  • Rastrear a los clientes que pagan tarde.
  • Calcular mejor las comisiones de pago.
  • Tener un sistema de conciliación automática.
  • Organizar las actividades de agentes de cobranza y  a los clientes que podrían estar cerca de una fecha de vencimiento.
  • Elaborar planes de pago con clientes morosos.

Con PorCobrar.com puedes aprovechar el tiempo para construir estrategias que beneficien a tu empresa. No te preocupes por las cobranzas ¡Nosotros nos encargamos!

 

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Todo lo que debes saber sobre la conciliación de cuentas

La conciliación de cuentas es un proceso contable que realizan todas las empresas (sin importar su tamaño) con el apoyo de sus contadores para garantizar que los saldos sean los correctos.

En este proceso, es importante verificar que todas aquellas facturas y formas de cobros y pagos, coincidan con el flujo de caja real en un período de tiempo determinado.

Esta actividad debe ser comparada entre un reporte del banco y el informe interno y hacerlos coincidir con el ingreso y egreso de la misma fecha.

Realizar conciliaciones de las cuentas que han sido pagadas y cobradas, permiten registrar datos precisos para conocer cuál es la posición real de la empresa, pronosticar con precisión y crear estrategias para el crecimiento de la misma.

Históricamente, la contabilidad era un proceso manual, en una hoja de cálculo de excel o en hojas físicas. Sin embargo, hoy en día se han creado softwares en la nube que han hecho de este proceso, una tarea más eficiente y rápida dado el grado de automatización de los mismos.

Un claro ejemplo de ello es PorCobrar, un software creado para ingresar desde cualquier parte del mundo con tan solo tener acceso a internet.

Una de sus funcionalidades principales es la conciliación inteligente. Esta te permite enlazar en tiempo real tus facturas y los pagos recibidos, generando un recibo electrónico total de pago.

PorCobrar es una plataforma simple, segura e intuitiva, donde podrás obtener un resumen actualizado de tus cuentas por cobrar y el crédito disponible según tus políticas de cobros.

 

 

Tipos de conciliación

 

La conciliación de proveedores 

Una conciliación de proveedores significa comparar el saldo adeudado en las declaraciones proporcionadas por el proveedor, con las transacciones dentro del libro mayor y su saldo total.

Dicho de otra manera, es la conciliación de las  cuentas por pagar, es decir, todo producto ofrecido hacia tu empresa por personas particulares ó proveedores (otras empresas), como:

 

  • Materiales de oficina.
  • Productos de limpieza.
  • Equipos de cómputo.
  • Servicios de auditoría
  • Consultoría, entre otros.

 

La conciliación del cliente

Una conciliación de tus clientes busca verificar que no exista ninguna discrepancia entre las transacciones del libro mayor relacionadas a las cuentas por cobrar, es decir, todo servicio o producto que otorgaste a un cliente en un período determinado.

 

¿Por qué deberías conciliar tus cuentas? 

Todas las empresas deben mantener cuentas anuales que resuman con precisión el valor de las transacciones de un año.

Esto es una actividad importante, ya que las empresas al ser auditadas, pueden tener mayor validez de sus estados financieros probando si son precisos y libres de errores.

De hecho, las conciliaciones y pruebas del balance, son algunas de las actividades claves que se realizan durante los procesos de auditorías anuales.

 

¿Cuándo se hace la conciliación de cuentas?

La frecuencia de las conciliaciones depende de la naturaleza del negocio y los tipos de conciliación.

Las PYMES que producen cuentas de gestión mensuales deberán conciliar sus cuentas bancarias, cuentas por cobrar (conciliaciones de clientes) y cuentas por pagar (conciliaciones de proveedores), como mínimo, una vez al mes para que se presente la información correcta en sus cuentas.

Si bien, las empresas pequeñas y menos complejas pueden no tener la necesidad interna de realizar conciliaciones con regularidad, es una buena práctica que concilies tu banco al menos una vez al mes.

Las diferencias encontradas serán más fáciles de solucionar si se produjeron en un período corto.

Tanto las empresas de alto crecimiento que emiten grandes cantidades de efectivo y aquellas con poco efectivo restante en el banco, deben realizar conciliaciones bancarias semanalmente.

Estos requisitos pueden ser impuestos por sus inversores y accionistas. En algunos casos, las empresas con problemas de liquidez deben conciliar su efectivo diariamente.

Estos valores tienden a informarse por separado dentro de las cuentas anuales, por lo que su precisión es importante tanto para fines internos como externos.

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Gestiona correctamente tu Control de Cobros y Pagos

El control de pagos y cobros es esencial para todas las empresas sean pequeñas, medianas o grandes. En ocasiones es el trabajo más arduo, ya que se debe lidiar con clientes que tengan pagos retrasados o una planificación trimestral que no está conciliándose con el flujo de efectivo real.

Denominamos control de pagos y cobros a la gestión de tareas administrativas y financieras de una empresa.

Esto es básicamente prever, planificar, conciliar, reclamar y proyectar los flujos monetarios de efectivo que tiene una empresa.

La gestión de pagos y cobros se refiere a todas las transacciones monetarias que una organización hace con sus clientes y proveedores.

Una excelente gestión en el control de pagos y cobros permitirá el crecimiento de la empresa, de lo contrario, podrá acarrear graves problemas financieros por falta de liquidez.

Organizar la gestión de cobros y pagos, se encuentra dentro de la tesorería de un departamento de finanzas/administración y corresponde a organizar todo el dinero que se abona a acreedores aquellos documentos de cobros como:

 

  • Facturas.
  • Deudas.
  • Rectificaciones.

Por ello, este es una de las áreas que jamás deben abandonarse dentro de una empresa.

También, es esencial incorporar sistemas automatizados de información que permitan a las empresas acceder a datos de gestión de cobro pendientes, así como todos aquellos datos históricos en la relación a pedidos, pagos o volumen de compras.

 

 

 

¿Cómo funciona el control de pagos y cobros?

 

Se le denominará pago cuándo se haya cancelado la totalidad del servicio/producto.

La abreviación más común es (AP). Significa el dinero que se le debe a otra empresa o persona que haya ofrecido sus servicios en tu empresa.

Dicho pago se gestiona a través de una factura u orden de pago que entra a la lista de cuentas por pagar.

En esta área, la gestión de pago se orienta a la comunicación con tu proveedor sobre el valor de las facturas, cuándo se podrá cancelar, cuándo se realizará el servicio o llegará el producto.

Mientras que, la emisión de una factura por un servicio/producto realizado  a uno de tus clientes, significa las cuentas por cobrar.

Las cuentas por cobrar (AR) son ventas para las que aún no han cobrado la factura. A pesar de que algunas empresas operan haciendo que los clientes paguen antes de recibir bienes o servicios, otras proporcionan los bienes o servicios primero y luego solicitan el pago.

La tarea principal es llevar una relación con tus clientes sobre las transacciones de dinero y la prestación de servicios/productos que ofreces.

 

 

¿Cuál es la importancia de una exitosa gestión de pagos y cobros?

 

La importancia de esta área en las empresas se centra en el control de los flujos de dinero, ya que gestiona las entradas de efectivo por parte de los clientes, así como las salidas de dinero para el pago a proveedores.

Llevar una mala gestión implicaría arriesgarse a no tener liquidez para las operaciones diarias, o peor aún, la empresa no pudiera planificar el crecimiento a mediano o largo plazo.

 

 

Utiliza PorCobrar para la emisión de tus facturas

 

Porcobrar.com es un software que permitirá automatizar la emisión de facturas y llevar una excelente gestión de cobros.

Sabemos que cobrar a tiempo tus facturas aumentará la liquidez de tu empresa y promoverá el crecimiento de la misma sin preocupaciones.

Nuestra plataforma es simple, segura e intuitiva. Accede con un clic a un resumen actualizado de tus cuentas por cobrar, cuánto deben tus clientes y el crédito que tienen disponible.

Evita la morosidad teniendo una planificación, mejorando los flujos de cobranza y reduciendo tu cartera vencida.

 

 

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