En la reciente pandemia por COVID-19, las empresas alrededor del mundo descubrieron que, para generar liquidez y conservar efectivo para su propia supervivencia, debían minimizar los riesgos y maximizar los beneficios para su compañía. En una realidad volátil, incierta y muy competitiva, la optimización de procesos empresariales es fundamental para sortear con éxito los obstáculos.

Recibir una gran orden de pedidos y obtener dinero al instante es algo que muchas empresas anhelan. Lamentablemente, entre obtener un pedido y obtener el efectivo en la cuenta bancaria de la empresa pueden existir cientos de inconvenientes. Con la digitalización de todos los sectores de la industria, el rendimiento solo puede lograrse mediante la automatización de las operaciones con el objetivo de aumentar la competitividad al ganar eficiencia, agilidad y al enfocarse en la satisfacción del cliente.

¿Cómo hacerlo? Mediante herramientas adaptadas a tus ambiciones y a la madurez de tu estructura en términos de transformación digital. 

¿Qué es Order to Cash?

Order to cash (O2C) hace referencia a las actividades del ciclo del cliente, relacionadas con el procesamiento de pedidos. Es uno de los procesos más complejos que existe en una organización, pero también es una herramienta que sus ejecutivos rara vez atienden realmente. 

Esta se trata de una recopilación de todas las actividades empresariales que se relacionan con realizar una venta y obtener los ingresos de la misma (que van  desde recibir un pedido hasta procesarlo y recibir el pago). Por ello, y debido a su complejidad, muy pocas empresas buscan realizar mejoras en ese método, hasta que una crisis imprevista obliga a la organización a darse cuenta de los problemas y de los procesos ineficientes por la falta de su implementación.

Aunque no es fácil, transformar el proceso O2C mediante el uso de una plataforma digital, puede ayudar a las compañías a impulsar sus ventas, mejorar la satisfacción del usuario y reducir considerablemente los costos. 

“Con el tiempo, las empresas que implementan plataformas Order to Cash y rediseñan el proceso, aumentan sus ingresos entre un 1% y un 3% anual.”

Este modelo abarca cada paso puesto en marcha cuando un cliente realiza un pedido, cubriendo cada una de las actividades que el empleado realizará  (incluyendo el recibo de pagos). Dependiendo del tipo de industria al que pertenezca la compañía, puede traducirse en un proceso simple o complicado. Por lo tanto, el proceso de orden para cobrar consta de dos procesos diferentes: el proceso de gestión de pedidos y el proceso de facturación en efectivo.

¿Por qué tu empresa debe optimizarse a través de Order to Cash?

Anteriormente, los clientes podían sentirse satisfechos con tiempos largos de entrega entre el pedido y la llegada del mismo. Desafortunadamente, y con la llegada de la transformación digital, las cosas han cambiado. Con este panorama, cuanto antes se pague, mejor se vuelve la experiencia de venta. El dinero inmovilizado en un inventario o en cuentas por pagar se convierte en un rendimiento retrasado de la inversión para la empresa . Aunque este caso podría no ser tan grave si se trata de un par de solicitudes, al tratarse de una suma sustancial de efectivo en el que se involucran grandes pedidos tu empresa podría cargar con terribles consecuencias.

Order to Cash y sus desafíos

Más que una simple actividad operativa, el modelo Order to Cash implica la idea de la digitalización y la optimización de las operaciones empresariales, esto con el fin de cumplir con tres metas principales que son imprescindibles para mantener la competitividad:

• Costos: Optimizar tu proceso significa ahorrar tiempo para dedicar tu tiempo a tareas de mayor valor añadido para la empresa y, por ende, para tus clientes.
• Tiempos de entrega: Gracias a la reducción del ciclo del cliente, también se ahorra dinero, lo que mejora su satisfacción.
• Calidad: Ofrecer a tus clientes una experiencia de calidad, evita cualquier dilema y aumenta la lealtad y fidelidad a tu marca.

5 funciones empresariales de este modelo 

La gestión del ciclo de clientes impacta cada una de las actividades de la empresa y requiere un gran número de intervenciones humanas. En resumidas cuentas, el más mínimo retraso o error en cualquiera de sus etapas afectará a toda la cadena. La automatización de la cobranza y la digitalización de procesos mediante el uso de softwares limita este tipo de riesgos, lo que te permitirá obtener numerosos beneficios.

“Según un estudio elaborado por IBM, las empresas que han optimizado su proceso de Order to Cash son 81% más eficientes en la gestión de sus pedidos.”

Estos son algunos de los procesos que se pueden optimizar, automatizando tus procesos empresariales:

1.- La experiencia del cliente

La satisfacción del cliente, en todos los puntos de contacto, sigue siendo una de las cuestiones prioritarias del Order to Cash. Asegúrate de proporcionar a tus clientes una experiencia de pedido, pago y entrega sin problemas.

Por otra parte, la implementación de soluciones de automatización, mejoran los intercambios y contribuyen a aclarar los desacuerdos.

2.- Centralizar y analizar los datos

Contar con los datos completos y actualizados de tus clientes evita errores que pueden afectar la relación que tienen con tu empresa, como es el caso de entregas con retrasos. Gracias al correcto análisis de datos y la disponibilidad de informes en tiempo real, es posible corregir los puntos de desaceleración e identificar qué áreas se deben mejorar en los procesos de gestión de cada uno de los pedidos.

3.- El procesamiento de los pedidos

La automatización de la gestión abarca desde la planificación del pedido, hasta el envío de las órdenes de compra a los proveedores correspondientes. Al automatizar tus procesos, se pueden reducir  las actividades tardadas y tediosas, como el ingreso manual de pedidos. Liberados de este tipo de actividades, tus equipos de trabajo estarán disponibles para trabajar en actividades más importantes.

4.- Comunicación y colaboración

La falta de comunicación entre los responsables que participan en esta cadena puede dar paso a confusión y malos entendidos. Esto tiene un impacto negativo en el rendimiento de tu empresa y en sus relaciones con los usuarios que consumen tu marca. Gracias a las herramientas tecnológicas que cuentan con funcionalidades de notificaciones automáticas y visibilidad de datos en tiempo real, la comunicación y la colaboración entre los equipos mejora enormemente.

5.- Desmaterialización y gestión de documentos

Integrar herramientas digitales hace posible la optimización de la gestión de la empresa. Un software de gestión de compras ofrece numerosas funcionalidades relacionadas con los procesos de  Order to Cash, los cuales facilitan el manejo de la documentación de cada cliente.

Optimizar el manejo de recursos financieros en tu empresa no significa simplemente ahorrar en gastos operativos y financieros, sino también ser creativo en la forma de maximizar los ingresos y mejorar el flujo de efectivo para tu empresa.

La cobranza automática en la organización puede generar grandes beneficios si estos son implementados de manera correcta, alineados siempre a los objetivos estratégicos de tu organización. Es definitivo: automatizar la cobranza de tu empresa te brindará múltiples ventajas. La principal es que te permite liberar a los empleados de tareas de poco valor, para que puedan concentrarse en actividades de visión corporativa más estratégicas.

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