La automatización de la cobranza es un proceso que optimiza tiempo y recursos, ya que requiere de una menor operación en tareas repetitivas para lograr el éxito en cobranza para cualquier empresa. Por ello, las estrategias de recuperación deben ser automatizadas, personalizadas y ejecutarse de acuerdo a los objetivos de la compañía.

Al automatizar tu cobranza podrás enfocarte en tareas más complejas y planes de cobranza como:

• La segmentación de la cartera
• Las herramientas empresariales
• La innovación tecnológica
• La capacitación del equipo de trabajo

Por ello, es de suma  importancia conocer los puntos básicos para mantener una cobranza eficiente, además de crear estrategias planeadas inicialmente en el comportamiento real de un cliente.

La correcta administración de cuentas por cobrar promueve al momento de la venta y la facturación.

Es indispensable que haya congruencia entre las políticas de cuentas por cobrar y las de pago a proveedores, ya que este último deberá ser mayor al periodo promedio de cobranza para no generar un desequilibrio en la liquidez de la empresa. Al realizarse una venta por medio de un crédito, ese financiamiento tendrá que ser “cubierto” inicialmente por la empresa al tener que invertir más capital, hasta que se logre la recuperación de ese saldo.

Las cuentas por cobrar constituyen un factor clave para el desarrollo exitoso de las empresas y contar con una gestión eficiente y oportuna de tu cartera de clientes es indispensable, ya que esta afecta directamente a la liquidez de tu empresa y representa el flujo de efectivo generado por la operación general, además de ser la fuente principal de ingresos de la organización para establecer compromisos a corto y largo plazo.

La importancia de un software para la automatización de la cobranza empresarial

Contar con una plataforma de cobro automatizado que nos ayude a tener el control de las interacciones que los agentes de cobranza tienen con los clientes, facilita muchas tareas.

Medir nuestros canal de interacción desde un mismo tablero permite monitorear efectivamente las acciones que  llevemos a cabo. Uno de los puntos principales en el proceso de cobro es contar con los datos de cada uno de nuestros clientes, con la opción de poderse actualizar de forma simple.

Si algo debes aplicar en tu negocio, son herramientas que te ayuden a optimizar tiempo y esfuerzo, mejorando tu proceso para llegar a las metas establecidas. No temas al futuro tecnológico: mantén los ojos abiertos a todas estas nuevas oportunidades de optimización de la gestión de cobranzas.

 ¿Cuáles son las ventajas de la automatización de cobranza?

Las nuevas tecnologías para automatizar tu cobranza tienen para ti múltiples beneficios:

• Minimizan los errores humanos
• Liberan el tiempo a tu equipo de trabajo para ocuparlo en otras tareas 
• Vuelve eficiente cada  proceso de emisión de créditos, recordatorios de cuentas por cobrar y  registros de pagos

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Para mejorar tu liquidez empresarial, es importante utilizar herramientas que te permitan automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos. PorCobrar es la plataforma de gestión de cobranza que centraliza y automatiza procesos, lo que permite reducir tu cartera vencida e incrementar tu productividad.

Recibirás notificaciones de pago al instante, realizarás conciliaciones fácilmente, permitirás múltiples opciones de pago y obtendrás visibilidad en tiempo real que te permitirá resolver de la mejor manera cada transacción. Ahorra tiempo y aumenta la tasa del éxito en los cobros en tu empresa con PorCobrar.

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Prevenir a los clientes morosos para mejorar el flujo de efectivo de tu empresa es un pilar importante para el crecimiento. Algunas causas de morosidad y la falta de pago de tus clientes, puede ser causada por diferentes motivos y es por que creamos diferentes soluciones para detener tus clientes morosos en tu empresa.

¿Cómo realizar una estrategia adecuada para cobrar y prevenir a clientes morosos?

Es momento de conocer los motivos de los clientes morosos, con el objetivo de conocer cuáles son sus características para poder desarrollar estrategias para recuperar ese pago. 

Define tu estrategia basada en 5 tipos de clientes morosos: 

• Fortuitos: los clientes que tienen toda la intención de pagar sus cuentas en tiempo y forma, pero por diferentes circunstancias, no cuentan con la liquidez para pagar en la fecha estipulada. Es ideal ofrecerles facilidades de pago a plazos flexibles.
  
• Desorganizados: los más comunes,  los que pueden pagar pero no tienen una buena gestión de sus pagos,  es común que se les pase la fecha de pago e incluso no se acuerde. Con este tipo de clientes lo que funciona son los recordatorios automáticos.
• Intencionales: te deben, pueden pagar, pero no quieren saldar su deuda contigo. Tienes que tener mano dura con este tipo de clientes, haciéndole saber de su adeudo, ofreciéndole diferentes formas de pago y dejando claras las consecuencias en caso de que no se salde la cuenta, forma respetuosa, pero firme.
• Negligentes: saben que tienen una deuda pendiente contigo, pueden pagarla, pero no les importan saber cuanto te deben o sus fechas de pago. En este escenario tienes que tener mano firme y exigir el saldo de la cuenta por cobrar constantemente.
• Circunstanciales: un caso muy particular, son aquellos que, por alguna circunstancia, bloquearon un pago, principalmente sucede cuando hay un error en la factura o en el producto adquirido. Saldar esta cuenta por cobrar dependerá mucho de tu servicio al cliente.

¿Cómo prevenir clientes morosos?

El conocer los tipos de clientes morosos y las características de cada uno te permitirá identificar en tu bases de datos cuales corresponden a qué categoría y cómo es la mejor manera de tratar con él. 

Acciones que puedes implementar para prevenir la morosidad

1. Establecer condiciones de pago específicas, fijar fechas de facturación, de cobro y de vencimiento de contrato, así como establecer los métodos de pagos por los cuales tu cliente debe de hacer el pago para saldar su deuda.
2. Control estricto de la emisión de facturas que realices, en especial tomando en cuenta las normativas de la Reforma Fiscal, te ayudará a tener visibilidad del estatus de cada uno de tus clientes.
3. Tener bajo control toda esta información de fechas de pago, emisiones de facturas, estatus de tus clientes, entre otros detalles, lo más fácil hoy en día es digitalizar. 
4. Asegúrate que la plataforma o método que elijas te ofrezca la posibilidad de crear recordatorios de pago para tus clientes desorganizados.
5. Ten una hoja de resultados y obtén visibilidad total del estatus de cada cliente, permitiendo ver deuda total, fechas de vencimiento, facturas vigentes y vencidas, lo que te permitirá conocer qué tipo de cliente moroso tienes y qué estrategia de cobro es la adecuada.
6. Estrategias de marketing de pago como descuentos por pronto pago o pagos adelantados, así como planes de pagos,  son muy útiles para incentivar que tus clientes paguen de forma puntual.

Si quieres simplificar y ahorrar tiempo en tu cobranza te invitamos a solicitar una demo o prueba gratis de nuestra plataforma para cuentas PorCobrar, el cuál te ayudará con:

• Resultados actualizados de tus cuentas por cobrar

• Recordatorios de cobro automáticos vía Email y SMS

• Sincronización con el SAT para facturación y conciliación

• Múltiples medios de pago, Tarjeta, SPEI, Efectivo y más

Llegó un nuevo año, y con él, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha incorporado diversos cambios para eficientizar la recaudación de los contribuyentes.

En entradas anteriores, hemos mencionado algunas de las nuevas normativas que se han realizado, por lo que hoy te compartimos sobre la Carta Porte del SAT. Este complemento no es nuevo: lleva vigente desde el año 1992. Así que te preguntarás ¿Por qué ahora se ha vuelto obligatorio? Así que, antes de que las ansías se apoderen de ti, te diremos qué es y cómo es que se relaciona con tu empresa esta nueva modalidad.

¿Qué es exactamente la Carta Porte del SAT?

Se trata de un documento que registra un contrato de transporte que contiene información detallada sobre los términos en los que se produce el mismo. De la misma forma, este documento será solicitado por las autoridades correspondientes para asegurar la legalidad del producto que se está transportando.

Este es un complemento del CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) de Traslado, el documento fiscal utilizado para amparar la propiedad de la mercancía que se traslada; además, sirve como un seguro, pues ofrece el derecho a asegurar la mercancía en caso de robos, daños o extravíos.

Por otra parte, se encuentra el CFDI de Ingreso que se refiere a todos aquellos comprobantes emitidos al realizar un trámite de compra-venta.

¿Quién debe emitir este documento?

• CFDI de Traslado. Le corresponde al propietario de la mercancía cuando la traslada por medios propios. Este documento puede emitirse aún contratando los servicios de un intermediario, siempre y cuando sea trasladado por un vehículo de la empresa y no en uno ajeno a la compañía. Ten en cuenta que esta factura se emite antes del traslado de la mercancía, acreditando su tenencia legal y movimiento.
• CFDI de Ingreso. Le corresponde a la persona que brinda el servicio de traslado por cualquier medio de transporte. Por ejemplo, si una empresa transportista es contratada con ese fin. Este documento se emite al cliente de forma previa y ampara a la compañía por el servicio prestado.

¿Cuál es la importancia de este documento?

La Carta Porte hace constar la existencia de un contrato legítimo, mientras sirve como un recibo para la persona que envía y para quién recibe. Por lo que es necesario mencionar más aspectos importantes del mismo:

• Representa la factura de la empresa transportista.
• Evita problemas futuros.
• Contiene información relevante sobre la carga que se traslada.

¿Qué utilidad tiene una Carta Porte?

Este documento acredita el transporte de mercancías en el territorio nacional o internacional vía terrestre, aérea o marítima. Esto quiere decir que su función principal es incorporar toda la información al CFDI de Traslado.

Además, la Carta Porte ofrece los siguientes beneficios:

• Permite identificar los montos de la retención de IVA que se efectúan por concepto de servicios de autotransporte.
• Acredita la estancia o tenencia legal de los bienes durante su traslado dentro del territorio nacional, al mismo tiempo que identifica el origen y destino de los mismos.
• Fortalece el comercio formal, a la vez que combate la informalidad o el contrabando.
• Proporciona información para poder determinar estrategias que garanticen la seguridad del tránsito en las diferentes rutas.
• Ofrece información de todo lo relacionado con el traslado de la mercancía (desde su origen, puntos medios, destinos, propietarios, arrendatarios y hasta a los operadores de las mismas).
• Identifica a detalle los bienes para tener certeza de lo que se está transportando y las rutas que seguirá para llegar a su destino. 

Simplifica, automatiza y centraliza tu información con PORCOBRAR

Automatizar la administración de las cuentas por cobrar de tu empresa te brindará múltiples ventajas. La principal es que te permite liberar a los empleados de tareas de poco valor, para que puedan concentrarse en actividades de visión corporativa más estratégicas.

PORCOBRAR te ofrece una solución tecnológica para la gestión de cobranza, donde podrás automatizar tus procesos a través de diversas funcionalidades, ya que es una herramienta que se integra a los sistemas y procesos que ya utilizas actualmente.

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Actualmente, la cobranza automatizada es indispensable para todas esas empresas que buscan mejorar su liquidez financiera y mejorar su flujo de efectivo. Esta implementación simplifica cada una de las operaciones, lo que permite que los tiempos y esfuerzos del equipo de trabajo se puedan canalizar en actividades más productivas.

¿Sabías que un software de cobranza automatizada reducirá el tiempo de ejecución del proceso, reducirá los errores que puedan presentarse al trabajar de forma manual y facilitará el control de las actividades?

Cada proceso se conforma de ciertas tareas y actividades, mismas que pueden simplificarse automatizando labores repetitivas y operativas. Si se automatizan los procesos con un software de cobranza automatizada en tu empresa, lograrás aplicar los siguientes puntos:

Ahorro de tiempos:

Los intervalos entre una actividad y otra se reducirán, permitiendo así una baja significativa de tiempo en la ejecución para llevar a cabo cierto proceso.

Al suplir el trabajo manual por uno automatizado podrás agilizar, por ejemplo, el proceso de gestión de compras empresariales y facilitar tu proceso de cobranza.

Notificaciones automáticas:

¡Olvídate de estar detrás de los clientes! Entérate cuando tus recordatorios de pago han sido recibidos y leídos. Además, lograrás obtener una Conciliación Simplificada, generando recibos electrónicos de pago (REP) en automático, enlazando tus facturas y los pagos recibidos.  

Mejoras en el control de operaciones:

Uno de los principales beneficios de aplicar la automatización de cobranza en tu empresa es la eliminación de errores que, debido a la actividad manual, se presentan de manera constante. Además, facilitarás la extracción de información de valor, que estará disponible siempre al día para una consulta al instante. Lo mejor es que, si se llegara a presentar alguna dificultad o problema, esta información puede ofrecer al instante soluciones de forma precisa e inmediata.

Se agiliza la recepción de pagos con flujos automatizados:

Un sistema automatizado asegurará que la información siempre llegue completa a la persona indicada. Además, mejorará la interacción de los integrantes dentro de tu equipo de trabajo, lo que permitirá que puedan compartir información de interés o solicitarla al instante.

Mantén control y visibilidad del flujo de efectivo de la empresa, pagos pendientes y crédito disponible por cliente. Calcula rápidamente tus comisiones verificando los clientes que han pagado y ten un mejor control sobre las cuentas por cobrar y optimiza tu tiempo.

Estas son solo algunas de las ventajas que un software de cobranza puede brindarte. En un entorno tan competitivo, la cobranza automática se vuelve un punto clave (casi obligatorio) para que las organizaciones puedan fluir de manera óptima, sin preocuparse constantemente por la liquidez de la empresa y el flujo de efectivo.

¿Qué se debe tener en cuenta al momento de iniciar con la cobranza automatizada? 

El objetivo que deseas alcanzar es el punto de partida. A partir de eso, debes analizar las diferentes alternativas disponibles, realizar un plan detallado de cada uno de los procesos que deseas automatizar y tener en cuenta si estos se van a mantener a corto, mediano o largo plazo. Esto debido a que es posible que debas realizar ajustes dentro del sistema automatizado.

La digitalización de las cuentas por cobrar en una empresa puede generar grandes beneficios si estos son implementados de forma correcta, alineados siempre a los objetivos estratégicos de tu organización.

 Por esto, es definitivo: automatizar la cobranza de tu empresa te brindará múltiples ventajas. La principal es que te permite liberar a los empleados de tareas de poco valor, para que puedan concentrarse en actividades de visión corporativa más estratégicas.

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La acumulación de cuentas por cobrar y la liquidez, tienen una relación muy estrecha, pues es un factor indispensable para todas las empresas. Si no se cuenta con el efectivo suficiente, las operaciones pueden resultar afectadas. Por supuesto, en este aspecto, debe destacar la importancia de saber cómo manejar las cuentas por cobrar, pues estas tienen una relación directa con la liquidez empresarial.

En el caso de algunas compañías, es una práctica común otorgar créditos a los clientes; lamentablemente, muchas de las veces los tiempos de pago suelen extenderse más de lo acordado, provocando retrasos en la cobranza, lo que genera una acumulación en las cuentas por cobrar. Esto indica la necesidad de desarrollar una buena gestión de cobranza, ya que de no obtener los recursos necesarios en un determinado periodo de tiempo, la compañía  puede enfrentar falta de liquidez.

7 Tips para mitigar la acumulación de cuentas por cobrar.

¡Toma nota de estos tips para gestionar tu proceso de cobranza de manera óptima!

1.- Organización de la documentación

No puedes llevar una buena gestión de cobranza si no cuentas con una correcta organización de la documentación de cada uno de tus clientes. Aunque creas que este punto es algo muy obvio y básico, representa uno de los más importantes en el tema de las cuentas por cobrar.

Al ordenar la información de cada uno de tus clientes, conocerás a detalle cada una de las cuentas, dar un seguimiento oportuno y evitar enfrentarte a deudas incobrables. Para llevar un control efectivo, debes clasificarlas por cliente, fecha de vencimiento o días de retraso en el pago de la cuenta.

2.- Envía tus facturas a tiempo

Uno de los errores más comunes en las empresas es demorar el envío de las facturas correspondientes. Si el cliente no la recibe en el momento indicado, el pago se verá retrasado (ya sea por olvido, falta de registro o desconocimiento de la fecha de vencimiento).

Por ello, debes priorizar el envío de facturas en la fecha adecuada, esto le servirá a tu cliente como recordatorio para no postergar los pagos correspondientes.

3.- Otorga beneficios por pagos anticipados

En muchas ocasiones, los clientes se sienten motivados a realizar un pago a tiempo ante la oferta de descuentos por el cumplimiento de sus obligaciones, antes de la fecha de vencimiento de una factura. Si bien puede que dejes de recibir un pequeño porcentaje, mantener el flujo de efectivo de tu empresa es un punto mucho más relevante para tu negocio.

Por otro lado, en caso de que algún cliente presente un atraso en el pago, puedes ofrecerle un descuento si liquida en su totalidad la deuda registrada o, en su defecto, la disminución de los intereses por el tiempo de retraso acumulado.

4.- Resuelve los problemas con tiempo

Ante la existencia de problemas con un cliente a raíz de confusiones en la facturación, pagos atrasados o documentos emitidos, es importante no dejar pasar mucho tiempo para solucionar el inconveniente o, por lo menos, aclarar dicha situación.

Cuando hay reclamos o malentendidos, es mejor resolverlos de forma inmediata para evitar futuros dilemas con el cliente que puedan retrasar aún más el cobro de una factura.

5.- Ojo con tus políticas de crédito

El no contar con políticas de crédito adecuadas puede ocasionar consecuencias graves debido a la falta de límites al momento de otorgar un crédito.

Evaluar muy bien a tu cliente antes de otorgarle un crédito puede hacer la diferencia en tu negocio. Por otra parte, es mejor no brindar esta opción a clientes nuevos hasta conocer sus antecedentes y comportamientos de pago.

Es por eso que debes evitar ser muy flexible con aquellos clientes que constantemente presentan retrasos habituales en el pago de sus deudas. Si un incumplimiento de pago sucede con frecuencia, debes revisar si tus políticas establecidas son las que realmente necesita tu compañía y si las estás aplicando de forma adecuada.

6.- Dale a las deudas de tus clientes un seguimiento continuo

Muchas veces, dejamos pasar por alto las fechas de vencimiento de las facturas. Si no estás pendiente de su status… ¿Quién lo estará? Por ello, te aconsejamos designar a un miembro de tu equipo para que esté al tanto de las cuentas por cobrar, apoyándote en un software de cobranza que centralice la información y documentación. Con esta herramienta, conocerás las razones de los atrasos, consultar las nuevas fechas de pago y enviar al cliente recordatorios por diversos canales sobre la deuda que tiene con tu negocio.

De esta manera, tendrás un mejor control y podrás determinar si alguno de tus clientes requiere estrategias de cobro diferentes para cumplir con sus compromisos de pago.

7.- Implementa una plataforma de gestión de cobranza 

Gracias al avance de la tecnología, se han creado softwares de gestión de cobranza que te ayudan a llevar las cuentas por cobrar de una manera más rápida, precisa y confiable.

Estas herramientas centralizan toda la información en un solo lugar, por lo cual tendrás a tu alcance todos los datos de cada cliente. De esta manera, no solo ahorrarás tiempo, sino que tendrás la posibilidad de enviar facturas y recordatorios automáticos a cada uno de ellos y generar reportes de deudas en tiempo real, además de múltiples beneficios que harán más fácil el proceso de cobranza en tu empresa.

7 tips para mitigar la acumulación de cuentas por cobrar

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 Para mejorar tu liquidez empresarial y mitigar la acumulación de cuentas por cobrar, es importante utilizar herramientas que te permitan automatizar procesos y mejorar el control de recepción de pagos. PORCOBRAR es un sistema de cuentas por cobrar que centraliza y automatiza procesos, lo que permite reducir tu cartera vencida e incrementar tu productividad en la recepción de pagos.

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La obligación del envío de la información contable es un acto que la mayoría de los contribuyentes ha aceptado y comenzado a cumplir. En nuestro país, una persona que realiza cualquier actividad económica que le reporta ingresos, automáticamente adquiere una serie de obligaciones fiscales como contribuyente ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), las cuales pueden resultar en sanciones económicas si no son cumplidas a su debido tiempo.

¿Sabías que, hasta antes del 1 de enero del año 2016, el Servicio de Administración Tributaria no contemplaba una sanción específica para el contribuyente que no enviase su información contable al SAT?

El 2022 ya comenzó y, por ello, es sumamente importante conocer las nuevas reglas que aplicará el SAT, para así evitar sorpresas. Estas son algunas de ellas:

El RFC es obligatorio  

Recientemente, medios oficiales han comunicado que será obligatoria la inscripción de los jóvenes mayores de 18 años para dar de alta su Registro Federal de Contribuyentes (RFC); sin embargo, el Congreso de la Unión mencionó que ningún joven será sancionado por no hacer el registro ante el SAT.

La incorporación al RFC y la obtención de la e.firma o firma electrónica no están asociados con una obligación de pagos o contribuciones, ni a presentar declaraciones, a menos que ya realicen alguna actividad laboral o económica.

Multas por facturas mal emitidas 

El SAT podrá multar de ahora en adelante  a los contribuyentes que emitan una factura sin los complementos correspondientes. 

Por ejemplo: en caso de que un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) sea cancelado fuera del plazo, el SAT aplicará una multa de entre el 5 y 10% del monto de cada factura enviada. 

Las multas pueden ir desde los $400 hasta los $600. Por ello, es recomendable que todos los contribuyentes sigan al pie de la letra las reglas del SAT, de esta manera se puede evitar cualquier tipo de sanción tributaria.

Nuevo Régimen Simplificado de Confianza

El Régimen Simplificado de Confianza es un nuevo esquema tributario que pretende hacer más simple el pago de impuestos, a menores tasas (específicamente para los pequeños contribuyentes). 

La incorporación a este nuevo régimen será optativa, sin embargo, los ingresos no deberán rebasar los 3.5 millones de pesos anuales.

El Buzón Tributario 

Uno de los cambios más importantes que aplicará el SAT es en el Buzón Tributario, debido a que ya podrá informar sobre el embargo de bienes. 

El SAT tendrá la capacidad de realizar el embargo de bienes, en caso de tratarse de créditos exigibles, ya sea a través del buzón tributario, por estrados o edictos (en un sitio abierto al público al no poderse entregar de forma personal). 

¿Cómo evitar ser multado por el SAT?

Aunque puede sonar preocupante, siempre puedes estar dos pasos adelante para evitar que la institución te aplique este tipo de multas. 

1.- Saldar tus adeudos a tiempo.

Es importante cumplir con el pago de impuestos correspondientes en tiempo y forma. Recuerda que si te atrasas en alguno de los pagos tributarios, el SAT te puede aplicar ciertas multas.

2.- Si debes algún impuesto, resuélvelo de inmediato.

Muchas personas, al notar el incremento en sus deudas tributarias, suelen cambiar de dirección fiscal, así como toda su información para evadir la situación. Esto puede implicar la publicación de tu nombre y RFC a través de los principales medios de comunicación del organismo, con el objetivo de poder contactarte.

3.- Exigir tus derechos como contribuyente.

Una cosa que debes tomar muy en cuenta es que, para pagar tus deudas, puedes hacerlo en diferentes plazos, con ciertos incrementos o recargos. Además, tienes derecho a la reducción del 20% de la multa que hayas recibido, siempre y cuando hayas pagado dentro del plazo establecido por el SAT.

4.- No dejar de pagar las mensualidades de una deuda.

El SAT cuenta con una base de datos capaz de detectar muy fácilmente a los contribuyentes que falten en alguno de los pagos de su deuda. Recuerda que, si no pagas en los plazos establecidos, la institución puede iniciar un proceso de embargo de tus bienes.

5.- Si un contribuyente muere, las deudas pueden saldarse con sus bienes.

En caso de que el contribuyente fallezca, sus familiares deberán entregar ante el SAT el acta de defunción. De esta manera,  el organismo se encargará de continuar con el cobro de la deuda, con acciones que pueden incluir el embargo o remate de los bienes que el deudor haya dejado como herencia en su testamento.

Al cumplir con esta serie de puntos, no tendrás ningún inconveniente con el pago de tus adeudos fiscales. Recuerda que si eres constante en tus pagos y no acumulas retrasos con ningún impuesto, no obtendrás ningún tipo de multa por parte del SAT.

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