En el competitivo mundo de las finanzas, la gestión efectiva de la cobranza es esencial para el éxito de cualquier empresa. Hoy en día, los sistemas de cobranza software se han convertido en aliados indispensables para directores y gerentes financieros. Estas herramientas ofrecen una variedad de funciones que optimizan el proceso de cobranza, mejoran la eficiencia y brindan una experiencia más satisfactoria tanto para la empresa como para sus clientes. Si estás en la búsqueda del software de cobranza ideal, aquí te presentamos cinco puntos clave que debes considerar.
5 Puntos Clave para Escoger el Software de Cobranza Ideal
1. Integración total con tu proceso:
La flexibilidad es clave cuando se trata de satisfacer las necesidades de los clientes. PorCobrar ofrece una amplia gama de opciones de pago, desde tarjetas de crédito y débito hasta transferencias bancarias y pagos en efectivo. Con esta diversidad de medios de pago, tus clientes pueden elegir la opción que les resulte más conveniente. Esto no solo simplifica el proceso de cobranza, sino que también aumenta las posibilidades de que tus clientes completen sus pagos de manera oportuna y satisfactoria.
2. Diversidad de Medios de Pago: Satisfaciendo a tus Clientes
Definir la frecuencia y la cantidad de notificaciones que tus clientes recibirán antes, durante y después de la fecha de cobro es una de las grandes ventajas de los sistemas de cobranza automatizados.
En PorCobrar.com, puedes personalizar las facturas por correo a partir de sus diferentes estados:
La flexibilidad es clave cuando se trata de satisfacer las necesidades de los clientes. PorCobrar ofrece una amplia gama de opciones de pago, desde tarjetas de crédito y débito hasta transferencias bancarias y pagos en efectivo. Con esta diversidad de medios de pago, tus clientes pueden elegir la opción que les resulte más conveniente. Esto no solo simplifica el proceso de cobranza, sino que también aumenta las posibilidades de que tus clientes completen sus pagos de manera oportuna y satisfactoria.
3. Conciliación Automática en Tiempo Real:Datos Precisos y Actualizados
Para tomar decisiones financieras informadas, es crucial contar con datos precisos y actualizados. PorCobrar ofrece la capacidad de realizar la conciliación automática de transacciones en tiempo real. Esto significa que los directores y gerentes financieros pueden acceder a datos financieros actualizados constantemente, lo que facilita el seguimiento del estado financiero y de la cobranza de la empresa. La conciliación automática también reduce la posibilidad de errores humanos y ahorra tiempo en tareas manuales de conciliación.
Un software de cobranza automatizado te permite detectar deficiencias o cuellos de botella en tus procesos de cobranza. Gracias a esta tecnología, puedes tener un mayor control de las llamadas de tus clientes reclamando por el envío de órdenes de pagos duplicadas y errores en el valor total de la factura.
4. Automatización de Recordatorios de Cobranza: Simplifica tu Trabajo
La automatización es una característica esencial en PorCobrar. Nuestra solución ofrece la automatización de recordatorios de cobranza, lo que permite que el sistema envíe notificaciones a tus clientes sobre pagos pendientes, fechas de vencimiento próximas y otras comunicaciones relacionadas con la cobranza.
Una plataforma de cobranza automatizada te ayudará a lograrlo, ya que te permite tener un proceso de adquisición automatizado desde la creación de la factura hasta el envío al cliente, validado y sin errores.
Esto agiliza el proceso de cobranza y reduce la carga de trabajo del personal, garantizando que ningún cliente se quede sin recordar sus obligaciones financieras.
5. Portal de Clientes Intuitivo: Experiencia Amigable al Pagar
En PorCobrar, comprendemos la importancia de la experiencia del cliente. Por eso, hemos desarrollado un portal de clientes intuitivo y fácil de usar. Este portal hace que sea más sencillo para tus clientes realizar pagos y acceder a información relevante sobre sus cuentas. Un proceso de pago sin complicaciones mejora la satisfacción del cliente y puede aumentar la tasa de cumplimiento de pagos. Además, un portal de clientes bien diseñado también puede reducir las consultas y solicitudes de atención al cliente, liberando recursos para tareas más estratégicas.
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Las decisiones estratégicas en el manejo de las Cuentas por Cobrar y cobranza son esenciales para el flujo de efectivo, impactando finalmente en las finanzas de la empresa. Es por eso que debemos optimizar los procesos cobranza, asegurando tener las mejores prácticas.
Te invitamos a conocer los puntos clave que te permitirán entender mejor como puedes optimizar tu cobranza.
Puntos clave para optimizar tu cobranza:
1. Tips básicos para una buena cobranza
Empecemos por los puntos más sencillos e indispensables para asegurar un buen manejo de tus cuentas por cobrar y así optimizar tu cobranza
1. Verifica constantemente el status de tus clientes
Si tienes la intención de hacer negocios que involucren relaciones a largo plazo, debes revisar con atención el historial de crédito de tus clientes para verificar su solvencia
2. Apégate a tus condiciones de crédito
No ofrezcas un crédito a todos tus clientes si sabes que no cuentan con una solvencia adecuada. Una vez que se haya extendido el crédito, debes ser muy estricto si alguno de tus clientes no se apega al plan definido.
3. Expón a detalle las condiciones de pago
En el contrato que tengas con tus clientes, debes indicar clara y objetivamente el día de vencimiento del pago en vez de usar términos vagos como “cuando se reciba” o “al recibir el pago”.
La visibilidad es la clave para tu cobranza, la toma de decisiones es algo constante cuando hablamos de cobranza y cartera vencida, por eso es importante enfocarse en tener la información actualizada para decidir las acciones primordiales para asegurar el flujo de efectivo.
Parte de lo que asegura la liquidez es una buena gestión de las cuentas por cobrar, con recordatorios de cobro constantes, análisis de cartera vencida y definición de políticas de pago con tus clientes.
3. Tips para mitigar la acumulación de cartera vencida
La acumulación de cuentas por cobrar y la liquidez, tienen una relación muy estrecha, pues es un factor indispensable para todas las empresas. Si no se cuenta con el efectivo suficiente, las operaciones pueden resultar afectadas.
1. Organización de la documentación
No puedes llevar una buena gestión de cobranza si no cuentas con una correcta organización de la documentación de cada uno de tus clientes.
2. Envía tus facturas a tiempo
Uno de los errores más comunes en las empresas es demorar el envío de las facturas correspondientes. Si el cliente no la recibe en el momento indicado, el pago se verá retrasado
3. Resuelve los problemas con tiempo
Ante la existencia de problemas con un cliente a raíz de confusiones en la facturación, pagos atrasados o documentos emitidos, es importante no dejar pasar mucho tiempo para solucionar el inconveniente o, por lo menos, aclarar dicha situación.
Una estrategias de cobranza eficiente tiene elementos claves a considerar, ser predecible, medible y controlable. En la gestión de cobranza es uno de los temas más delicados dentro de las organizaciones que pueden aumentar o disminuir los índices de morosidad y cartera vencida.
La estrategia de cobranza es un conjunto de acciones sistematizadas que tienen como fin mejorar el proceso de pagos de tus clientes. Algunos de los puntos más importantes es la vinculación y comunicación con clientes, indentifición de deudores, generación de alternativas y políticas, entre otras.
Los softwares de cobranza automatizados son una solución tecnológica que las industrias y empresas utilizan para vincular las cuentas por pagar de sus clientes. Acelerando la productividad del área de cobranza.
1. Envia facturas en una sola plataforma
La factura es el documento contable que acredita e informa de la venta o prestación de un producto o servicio. Es una prueba de que hubo una operación comercial de forma legal entre tu empresa y sus clientes.
2. Detecta deficiencias en tus procesos de cobranza
Una pieza esencial del crecimiento empresarial es la adaptación, para lograrlo es importante conocer qué áreas de oportunidad existen en nuestra gestión de cuentas por cobrar.
3. Crear informes en tiempo real
Para llegar a soluciones de cobranza mas efectivas en el flujo de efectivo tener tableros con datos para visualizar en tiempo real tus procesos de cobro. Esto facilita el análisis y la creación de estrategias para minimizar riesgos.
Una plataforma digital permite tener una gestión eficiente en los procesos de cobranza. Proporciona información en tiempo real del estado de las facturas, lo que te da la posibilidad de remitirlas directamente. Así se acelerar cada proceso de cobro.
Automatizar tus procesos de cobranza permite mitigar tiempos en tareas manuales como los recordatorios de cobro y facturación con su conciliación, conoce todo los beneficios de la automatización de cobranza.
Logra el crecimiento de tu PyME a través de la Salud Financiera
Un Webinar para tu salud financiera 🩺
¿Sabes qué hicieron los grandes corporativos para llegar a donde están y mantener su salud financiera? ¿Y cómo puedes transportar esas ideas a tu PyME?
En el Webinar que se impartió el 22 de Junio del 2022 por parte de nuestra sinergia con Creze, hablamos de la importancia en tener acceso a crédito para la liquidez y solvencia de una PyME, te invitamos a conozcas los puntos más importante a continuación.
¿Qué es la salud financiera?
La salud financiera como el bienestar que se alcanza mediante una buena gestión de la economía empresarial para poder hacer frente a imprevistos y conseguir metas vitales y de futuro. Para PorCobrar la salud financiera va más allá del concepto de inclusión financiera, que consiste en garantizar que todas las empresas tengan acceso a servicios financieros básicos (abrir una cuenta corriente, realizar pagos con tarjeta, pedir un préstamo o contar con asesoramiento).
¿Cómo se mide la salud financiera?
Según el Center for Financial Services Innovation, existen siete indicadores que permiten diagnosticar el estado de la salud financiera de una empresa:
Pagar las facturas a tiempo y en su totalidad
Tener suficientes ahorros en productos financieros líquidos
Poseer suficientes ahorros o activos a largo plazo
Tener un nivel de deuda sostenible
Contar con un historial crediticio saludable
Tener seguros adecuados
Planificar los gastos para el futuro
¿Cómo guiar a tu empresa a la salud financiera?
¿Cómo mantener la salud financiera en los negocios y PyMEs?
Asegurar la salud financiera de una empresa depende de tareas calve y para que las empresas puedan hacer frente a la competencia y pasar por períodos de crisis, es necesario seguir crear procesos que garanticen un mayor control de las finanzas.
1. Gestión de costos
Los costos son intrínsecos para el desarrollo de cualquier actividad; por lo tanto, es un punto clave en la formación del precio de venta y la gestión financiera de toda la empresa.
Una gestión eficiente de costos garantiza mejores resultados, ya que permite establecer un margen de beneficio que está en línea con el deseo del emprendedor y la necesidad de la empresa y proporciona datos sobre el desempeño de las actividades, lo que permite mantener o cambiar las prácticas realizadas en ciertas ocasiones.
Al realizar rutinas como esta, los beneficios son inmediatos, ya que podrá reducir los riesgos del negocio, fijar los precios de los productos correctamente y, en consecuencia, aumentar la rentabilidad de la empresa.
2. Gestión de cuentas por cobrar y pagar
Es esencial prestar atención a las condiciones de pago para que todas las obligaciones se paguen en la fecha de vencimiento, ya que esto evita que la empresa esté sujeta a multas e intereses. Además, cumplir con los plazos de las cuentas por pagar hace que la relación con los proveedores sea fácil de negociar.
En cuanto a las cuentas por cobrar, la premisa es la misma: controlar las fechas de recepción, así como proporcionar posibles incumplimientos por parte de los clientes de este sector, son cruciales para no poner en peligro la salud financiera.
Por lo tanto, si algún cliente no cumple con los pagos, su empresa estará preparada para este evento imprevisto. Además, con los datos reales sobre cuánto aún debe recibir la empresa, la planificación de futuras inversiones se realiza de manera más segura. Esta gestión se realiza mediante el uso de flujo de caja.
3. Control de flujo de efectivo
El flujo de caja es decisivo para la producción financiera de las empresas, ya que puede prepararse quincenal, mensual, trimestral o semestralmente. El período debe analizarse de acuerdo con las necesidades individuales de cada empresa. Como resultado, al verificar el flujo, el gerente sabrá cuánto tendrán que pagar en los próximos períodos.
Sin embargo, vale la pena recordar que para que esta herramienta traiga resultados positivos, es esencial que todas las entradas y salidas se registren en ella, independientemente de su cantidad.
4. Control de inventario
¿Cuántas veces ha escuchado la frase: «inventario inactivo es dinero inactivo»? Conocer indicadores como la rotación de inventarios es esencial para saber cuánto tiempo está parada la mercancía en su empresa.
Otro factor que necesita atención es el stock mínimo y el stock máximo; todas estas métricas son parte del control de inventario. Cuando están bien preparadas, garantizan una rotación de insumos y bienes, lo que contribuye a la salud financiera de las empresas.
5. Utilice la tecnología en su beneficio
El software de gestión de costos es esencial cuando su empresa invierte en salud financiera, ya que le permite ver en la pantalla del ordenador todas las transacciones, entradas y salidas, así como informes con información que ayudan a la toma de decisiones.
Además, la tecnología tiene un impacto directo en la planificación, integrando a todos los sectores en un mismo sistema, es decir, la comunicación se vuelve ágil, objetiva y transparente.
Otra ventaja de la solución informática es que el cumplimiento de los plazos fiscales se mantiene siempre, evitando retrasos que podrían dar lugar a multas. De este modo, la gestión se profesionaliza, mejorando los resultados.
Así, los empleados tienen una visión sistémica y son capaces de actuar antes de que se produzcan ciertos errores. Es una forma de ganar competitividad.
6. Realización de auditorías
La salud financiera de la empresa requiere auditorías constantes, ya que realizan una evaluación en profundidad que garantiza la fidelidad de los registros y los procesos.
Con el software, es posible presentar informes precisos con información que ayudará en las auditorías, que son esenciales para evitar desviaciones o errores en la gestión.
Las auditorías también son importantes porque son útiles para llevar un control saludable de las cuentas, sin posibles sorpresas que puedan influir negativamente en el presupuesto.
7. Mejora de liquidez con préstamos
Optimiza tu estrategia y accede a mejores oportunidad con mayor liquidez y creze te apoyará a a lograrlo.
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Prevenir a los clientes morosos para mejorar el flujo de efectivo de tu empresa es un pilar importante para el crecimiento.Algunas causas de morosidad y la falta de pago de tus clientes, puede ser causada por diferentes motivos y es por que creamos diferentes soluciones para detener tus clientes morosos en tu empresa.
Es momento de conocer los motivos de los clientes morosos, con el objetivo de conocer cuáles son sus características para poder desarrollar estrategias para recuperar ese pago.
Define tu estrategia basada en 5 tipos de clientes morosos:
Fortuitos: los clientes que tienen toda la intención de pagar sus cuentas en tiempo y forma, pero por diferentes circunstancias, no cuentan con la liquidez para pagar en la fecha estipulada. Es ideal ofrecerles facilidades de pago a plazos flexibles.
Desorganizados: los más comunes, los que pueden pagar pero no tienen una buena gestión de sus pagos, es común que se les pase la fecha de pago e incluso no se acuerde. Con este tipo de clientes lo que funciona son los recordatorios automáticos.
Intencionales: te deben, pueden pagar, pero no quieren saldar su deuda contigo. Tienes que tener mano dura con este tipo de clientes, haciéndole saber de su adeudo, ofreciéndole diferentes formas de pago y dejando claras las consecuencias en caso de que no se salde la cuenta, forma respetuosa, pero firme.
Negligentes: saben que tienen una deuda pendiente contigo, pueden pagarla, pero no les importan saber cuanto te deben o sus fechas de pago. En este escenario tienes que tener mano firme y exigir el saldo de la cuenta por cobrar constantemente.
Circunstanciales: un caso muy particular, son aquellos que, por alguna circunstancia, bloquearon un pago, principalmente sucede cuando hay un error en la factura o en el producto adquirido. Saldar esta cuenta por cobrar dependerá mucho de tu servicio al cliente.
¿Cómo prevenir clientes morosos?
El conocer los tipos de clientes morosos y las características de cada uno te permitirá identificar en tu bases de datos cuales corresponden a qué categoría y cómo es la mejor manera de tratar con él.
Acciones que puedes implementar para prevenir la morosidad
Establecer condiciones de pago específicas, fijar fechas de facturación, de cobro y de vencimiento de contrato, así como establecer los métodos de pagos por los cuales tu cliente debe de hacer el pago para saldar su deuda.
Control estricto de la emisión de facturas que realices, en especial tomando en cuenta las normativas de la Reforma Fiscal, te ayudará a tener visibilidad del estatus de cada uno de tus clientes.
Tener bajo control toda esta información de fechas de pago, emisiones de facturas, estatus de tus clientes, entre otros detalles, lo más fácil hoy en día es digitalizar.
Asegúrate que la plataforma o método que elijas te ofrezca la posibilidad de crear recordatorios de pago para tus clientes desorganizados.
Ten una hoja de resultados y obtén visibilidad total del estatus de cada cliente, permitiendo ver deuda total, fechas de vencimiento, facturas vigentes y vencidas, lo que te permitirá conocer qué tipo de cliente moroso tienes y qué estrategia de cobro es la adecuada.
Estrategias de marketing de pago como descuentos por pronto pago o pagos adelantados, así como planes de pagos, son muy útiles para incentivar que tus clientes paguen de forma puntual.
Si quieres simplificar y ahorrar tiempo en tu cobranza te invitamos a solicitar una demo o prueba gratis de nuestra plataforma para cuentas PorCobrar, el cuál te ayudará con:
Resultados actualizados de tus cuentas por cobrar
Recordatorios de cobro automáticos vía Email y SMS
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Múltiples medios de pago, Tarjeta, SPEI, Efectivo y más
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